Анализ финансово-хозяйственной деятельности

 

Таблица 3.6. Динамическая оценка бизнеса компании ООО «Эксист-Сеть»

Аспект деятельности	Показатели	Периодичность контроля
Аспект отношений с потребителями	Динамика ключевых показателей Индекс удовлетворения потребителей	Раз в год Ежеквартально
Операционная деятельность	Объем оказанных услуг Доля рынка Производительность на одного работающего Темпы роста выполненных заказов Темпы роста количества служебных разговоров	Ежемесячно Ежеквартально Ежемесячно Ежеквартально Ежемесячно
Корпоративная культура	Отношение работников к компании Самооценка работников	Трижды в год Ежегодно
Финансовая деятельность	Процент выполнения плана по прибыли нарастающим итогом, % Процент выполнения плана текущей операционной прибыли, % Темпы роста валовой прибыли, %	Ежеквартально   Ежемесячно   Ежемесячно

 

Таблица 3.7. Контроль за целевыми показателями компании ООО «Эксист - Сеть»

Аспекты деятельности	Стратегические мероприятия	Показатели	Задачи
			2011 год	2012 год	2013 год	Общий результат
Клиентский	1. Покупка оборудования (обновление) 2. Расширение площади 3. Разбор на собраниях жалоб клиентов	1. Индекс удовлетворения потребителей 2. Темпы роста выполненных заказов, %	Корректировка работы с гражданами	Предложение разнообразных программ и проектов, гибкое ценообразование	Привлечение госучреждений к сотрудничеству	Создание благоприятного имиджа организации
Бизнес - процессы	1. Проведение рекламной компании на телевидении и в прессе, PR	1. Доля рынка, % 2. Объем продаж, услуг в год	Проведение рекламной акции	Выход на новые рынки	Объединение с другими компаниями, для совместной работы	Процветание организации, расширение бизнеса
Обучение и рост	Проведение семинаров и тренингов	Темпы роста количества служебных разговоров, %	Мотивация молодых специалистов	Увеличение премиального фонда работникам	Работа с молодыми специалистами, новые идеи, проекты, возможности	Квалифицированный персонала
Финансовый	1. Привлечение инвестиций 2. Распределение средств согласно стратегии	1. Процент выполнения плана по прибыли нарастающим ростом, % 2. Темпы роста валовой прибыли, %	Привлечение денежных потоков Поиск инвесторов	Формирование политики цен	Целесообразное расходование средств. Контроль	Получение высоких показателей прибыльности организации

 

 

3.3 Основные направления совершенствования процесса контроля

 

Внедрение электронного контроля за исполнением документов

Нами внесены предложения в рамках улучшения организации, механизации и автоматизации контроля наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности (см. табл. 3.8).

 

Таблица 3.8. Автоматизации контроля за документооборотом ООО «Эксист-Сеть»

Работа с документами
Вид работы	Использование информационных технологий
Подготовка и создание документа	Технология баз данных. Интеллектуальные информационные технологии (электронные словари и переводчики)
Оформление документа	Текстовой редактор. Табличный редактор. Графический редактор
Прием и передача	Сетевые информационные технологии. Информационные технологии, поддерживающие факсимильную связь. Электронная почта
Регистрация документов и контроль их исполнения	Технология баз данных
Хранение информации и организация доступа к ней; справочно-информационная деятельность	Технология баз данных. Технологии создания каталогов системы Windows. Технология преобразования бумажного документа в электронный. Технологии, обеспечивающие безопасность документов Технологии сжатия информации
Организационная работа
Подготовка и организация презентаций	Презентационные информационные технологии
Организация рабочего дня	Электронный органайзер
Организация совещаний	Телеконференция
Подготовка совещаний, деловых встреч	Технология баз данных. Электронные словари и переводчики
Помощь в информационном обеспечении процедур принятия решений	Интеллектуальные информационные технологии (экспертные системы, аналитические информационные системы)

 

Система автоматизации контроля за документооборотом должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Эксист-Сеть». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно - параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Для внедрения системы контроля электронного документооборота компании необходимо провести диагностику системы и пробрести программный сетевой продукт для электронного документооборота и установить его на каждом компьютере сотрудника организации (см. табл. 3.9.).

 

Таблица 3.9. Этапы предварительной диагностики системы контроля за исполнением документов ООО «Эксист-Сеть»

№	Описание услуги	Продолжит. (дни)	Примечание
1.	Организация регистрации и маршрутов движения основных документов системы. Внедрение Инструкции по делопроизводству компании	3 - 5	Анализ документации и процессов делопроизводства. Разработка Инструкции по делопроизводству для организации. Обучение персонала организации делопроизводства компании.
2.	Постановка системы контроля исполнения поручений (включая поручения, формируемые на основе документов)	1 - 3	Разработка Положения об организации контроля исполнения поручений. Обучение персонала.
3	Консалтинг в области Документационного обеспечения управления		Включает набор отдельных консалтинговых услуг.
4	Проведение экспресс - диагностики состояния делопроизводства и организации документооборота компании	1 - 3	Экспресс - отчет по результатам диагностики и рекомендации по оптимизации технологий (предлагаемый перечень работ).
5	Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы	от 5	Отчет по результатам диагностики системы (в т.ч. анализ текущего состояния, рекомендации по оптимизации документационного обеспечения управления).
6	Проектирование системы	от 20	Концепция системы документационного обеспечения управления организации. Пакет нормативных документов. Сопровождение внедрения системы.
7	Комплексная постановка системы	от 25	Диагностика, проектирование и внедрение системы контроля. Обучение сотрудников. Опытная эксплуатация системы.
8	Совершенствование системы контроля и подготовка к внедрению электронного документооборота	от 30	Положение о документационном обеспечении управления. Пакет регламентов выполнения процедур. Альбом форм документов организации.
9	Внедрение электронного документооборота	от 40	Устранение неоптимальности маршрутов движения основных документов организации, настройка системы с учетом внедрения автоматизированной системы.

 

Предварительная диагностика системы контроля за исполнением документов включает в себя следующие работы:

анализ образцов внутренней документации и организации документооборота;

анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

интервьюирование руководства организации, сотрудников подразделений.

Организация регистрации и маршрутов движения основных документов системы документационного обеспечения управления (входящих документов, исходящих документов, служебных записок, Приказов и Распоряжений, Протоколов совещаний) включает в себя следующие работы:

разработка образцов Журналов регистрации документов в бумажном и электронном виде;

проведение обучения правилам заполнения Журналов;

разработка рекомендаций по формированию маршрутов документов.

Внедрение Инструкции по делопроизводству компании включает в себя следующие работы:

разработка Инструкции по делопроизводству компании;

проведение обучения методике применения Инструкции по делопроизводству компании.

Постановка системы контроля исполнения поручений (включая поручения, формируемые на основе документов) включает в себя следующие работы:

разработка Положения об организации контроля;

разработка образцов Журналов регистрации поручений и Отчетов об их выполнении в бумажном и электронном виде;

проведение обучения правилам заполнения Журналов, методике подготовки отчетов и организации контроля.

Для определения направлений работы по оптимизации делопроизводства и организации документооборота рекомендуется провести экспресс-диагностику, которая позволит более точно оценить трудоемкость работ. Стоимость экспресс - диагностики учитывается при определении общей стоимости работ.

Проведение экспресс-диагностики состояния делопроизводства и организации документооборота организации включает в себя следующие работы:

экспресс - анализ образцов внутренней документации и существующего документооборота организации;

экспресс - анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел);

блиц - интервьюирование руководства организации, сотрудников подразделений;

подготовка экспресс - отчета по результатам диагностики и рекомендации по оптимизации технологий (предлагаемый перечень работ).

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы:

анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

анализ существующего документооборота организации;

анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

анализ номенклатуры дел организации;

анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом организации, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

интервьюирование руководства организации, сотрудников специализированных и других подразделений;

подготовка отчета по результатам диагностики системы контроля за документооборотом, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий контроля за документооборотом, моделей «как есть», подготовка рекомендаций по оптимизации технологий контроля за документооборотом, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.

Внедрение электронного контроля за исполнением документов в ООО «Эксист-Сеть» даст:

Сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

Исключение потерь документов.

Оптимизация процесса согласования документов.

Централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов.

Контроль прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.

Упреждающий контроль над своевременным исполнением документов, поручений руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

Контроль исполнительской дисциплины.

Внедрение в магазинах новой расчетно-кассовой системы

Для повышения конкурентоспособности и улучшения работы магазинов вводят компьютерную систему магазина.

Стоимость оборудования компьютерной системы обойдется руководству в 300 тыс. руб., которые будут использованы из первоначального капитала.

Такая компьютерная система будет окупаться за счет:

1. Контроля персонала.