Анализ финансово-хозяйственной деятельности

Минимальные сроки доставки заказа любым удобным для клиента способом (авто, авиа, ж/д, курьерская доставка) более чем в 200 городов страны.

 

2.2 Основные направления в работе компании

 

Организационная структура управления - это взаимоотношения подразделений и должностей в организации, распределение ролей, полномочий и ответственности между ними, а также порядок функционально-технологических связей, возникающих в процессах управления (см. рис. 2.1.)

Штат сотрудников: Директор - 1, зам. директора по коммерческим вопросам - 1, зам. директора по техническим вопросам - 1, главный бухгалтер-1, бухгалтер - 1, операторы ввода первичных данных - 4, управляющий отделом розничных продаж - 1, управляющий отелом закупок-1, управляющий оптового отдела - 1, заведующий складом-1, кладовщик -1, офис-менеджер с введением каровой работы -1, продавцы - 19, автослесари-7, уборщица - 3, менеджер по закупкам - 1, менеджер по сбыту - 2, сторож - 2, грузчик -3, разнорабочие - 4.

Итого:

Управленцы - 9 человек

Специалисты - 16 человек

Обслуживающий и торговый персонал - 31 человек.

Организационная структура имеет в своей иерархии отделы, которые отличаются по функциональному признаку и решают специализированные задачи. Это дает ей лучшую координацию в специальных областях и уменьшение дублирования функций, а также «диверсификацию» интересов подразделений, возможность структурного конфликта.

Организационная структура компании ООО «Эксист - Сеть» эффективна в том, что в ней нет жёсткой регламентации процедур взаимодействия, так как применяются «рамочные» разрешения низовым руководителям проявлять инициативу.

Такая структура предусматривает создание при основных звеньях линейной структуры функциональных подразделений. Основная роль этих подразделений состоит в подготовке проектов решения, вступающих в силу после утверждения соответствующими линейными руководителями. Наряду с линейными руководителями (заместителей директора по коммерческим вопросам и заместителя директора по техническим вопросам) существуют руководители функциональных подразделений (например, отдел сбыта, отдел закупок, бухгалтерия, склад), подготавливающие проекты планов, отчетов, становящимися официальными документами после подписания линейными руководителями.

Преимуществом структуры ООО «Эксист - Сеть» является ее простота и привычность, четкость распределения функций управления между руководящим персоналом. Основным достоинством данной структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым компетентность управления в целом.

Недостатки усугубляются на практике за счет:

несоответствия между ответственностью и полномочиями у руководителей разных уровней и подразделений;

превышение норм управляемости у директора, зам. директоров и других руководящих работников;

формирование нерациональных информационных потоков;

чрезмерная централизация специфики работы различных подразделений;

слабые связи между функциональными подразделениями;

отсутствие необходимых нормативных и регламентирующих документов.

Рассмотрим более подробно функциональные обязанности некоторых ключевых руководителей подразделений организации:

Директор ООО «Эксист - Сеть». Руководство текущей деятельностью организации осуществляет директор организации, компетентный решать все вопросы, касающиеся ее деятельности и не входящие в исключительную компетенцию собрания учредителей, организует текущую производственную, хозяйственно-финансовую деятельность организации

Для выполнения обязанностей и обязательств директор имеет следующие права:

заключать без доверенности от имени организации сделки, контракты и другие правовые акты и обеспечивать их выполнение;

выдавать доверенности и открывать расчетный и др. счета в банках;

представлять компанию в его взаимоотношениях с организациями, обществами и физическими лицами по всем вопросам;

управлять активами организации;

в некоторых случаях директор организации может делегировать свои полномочия.

Аппарат управления ООО «Эксист - Сеть» включает: директора, заместитель директора по техническим вопросам, заместитель директора по коммерческим вопросам, главного бухгалтера.

Заместитель директора по техническим вопросам. Должностные обязанности:

Осуществляет в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами, регулирующими производственно-хозяйственную деятельность организации, руководство производственным участком.

Обеспечивает выполнение участком в установленные сроки производственных заданий по объему производства продукции (работ, услуг), качеству, заданной номенклатуре (ассортименту), повышение производительности труда, снижение трудоемкости продукции на основе рациональной загрузки оборудования и использования его технических возможностей, повышение коэффициента сменности работы оборудования, экономное расходование сырья, материалов, топлива, энергии и снижение издержек.

Своевременно подготавливает производство, обеспечивает расстановку рабочих и бригад, контролирует соблюдение технологических процессов, оперативно выявляет и устраняет причины их нарушения.

Участвует в разработке новых и совершенствовании действующих технологических процессов и режимов производства, а также производственных графиков.

Проверяет качество выполняемых работ, осуществляет мероприятия по предупреждению брака и повышению качества продукции (работ, услуг).

Организует внедрение передовых методов и приемов труда, а также форм его организации, аттестации и рационализации рабочих мест.

Обеспечивает выполнение рабочими норм выработки, правильное использование производственных площадей, оборудования, оргтехоснастки (оснастки и инструмента), равномерную (ритмичную) работу участка.

Устанавливает и своевременно доводит производственные задания бригадам и отдельным рабочим (не входящим в состав бригад) в соответствии с утвержденными производственными планами и графиками, нормативные показатели по использованию оборудования, сырья, материалов, инструмента, топлива, энергии.

Осуществляет производственный инструктаж рабочих, проводит мероприятия по выполнению правил охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, технической эксплуатации оборудования и инструмента, а также контроль их соблюдения.

Содействует внедрению прогрессивных форм организации труда, вносит предложения о пересмотре норм выработки и расценок, а также о присвоении в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих разрядов рабочим, принимает участие в тарификации работ и присвоении квалификационных разрядов рабочим участка.

Контролирует соблюдение рабочими правил охраны труда и техники безопасности, производственной и трудовой дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка, способствует созданию в коллективе обстановки взаимной помощи и взыскательности, развитию у рабочих чувства ответственности и заинтересованности в своевременном и качественном выполнении производственных заданий.

Готовит предложения о поощрении рабочих или применении мер материального воздействия, о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. 3. Заместитель директора по коммерческим вопросам. Должностные обязанности:

осуществлять руководство финансовой деятельностью организации в области материально-технического снабжения, сбыта продукции по договорам поставки, обеспечивая эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств;

организует участие подчиненных ему служб в составлении перспективных и годовых планов реализации продукции, организует хранение и транспортировку продукции, ее сбыт;

осуществляет контроль над выполнением плана реализации продукции, материально-технического обеспечения организации, за правильным расходованием оборотных средств и обеспечивает своевременную выплату заработной платы рабочим и служащим;

организует работу складского хозяйства, создает условия для надлежащего хранения и сохранности продукции;

обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других расчетов, установленной отчетности о выполнении планов материально-технического снабжения, сбыта продукции и финансовой деятельности;

руководит работниками отдела.

Главный бухгалтер. Должностные обязанности:

осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации;

организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек операций, а также результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации;

осуществляет контроль над законностью, своевременностью и правильностью оформления финансовых, расчетных и кредитных операций;

составляет экономически обоснованные отчетные калькуляции себестоимости продукции, работ (услуг), производить своевременные расчеты по заработной плате с работниками организации;

осуществлять своевременное и правильное перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, пенсионный фонд и другие платежи в соответствии с действующим законодательством РФ;

Управляющий оптового отдела. Отдел оптового сбыта, представлен управляющим оптового отдела и менеджером по сбыту.

Должностные обязанности управляющего оптовым отделом:

осуществляет организацию сбыта продукции организации в соответствии с плановыми заданиями и заключенными договорами, ее отгрузку потребителям;

обеспечивает участие отдела в разработке долгосрочных и краткосрочных планов развития, его емкости, согласованием условий и процессом заключения договоров на поставку продукции, корректировке планов с учетом реализации продукции и имеющихся заказов;

участвует в заключение договоров с потребителями на поставку продукции, обеспечивает уровень обслуживания потребителей (частота поставок, стабильность, система принятия малых заказов и т.д.);

обеспечивает контроль над выполнением договорных обязательств в установленные сроки, по комплектности и качеству, за состоянием запасов продукции на складе;

разрабатывает и осуществляет план продвижения продукции, увязывает воедино товар, распределение, сбыт и ценовые составляющие плана маркетинга;

принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию;

участвует в рассмотрении поступающих на компанию претензий потребителей и подготовке ответов на заявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров;

обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной продукции.

Менеджмент, не имеет обязательной связи с делегированием власти. Задачи менеджмента автономны и коренятся в нуждах компании. Есть менеджерские посты, есть менеджерская работа, есть менеджерское мастерство, и есть отличимая от других менеджерская компания.

Специфика решаемых задач в данном офисе организации предопределяет преимущественно умственный, творческий характер управленческого труда. Управляющий делает человеческие, финансовые, физические ресурсы максимально продуктивными. У неё особый предмет труда - информация, преобразуя которую она принимает решения, необходимые для изменения состояния управляемого объекта. Поэтому в качестве орудия её труда выступает, прежде всего, средства работы с информацией.

Директор осуществляет анализ текущей деятельности на основании установления плановых показателях нормативах и стандартах работы офиса. Анализ работы офиса производится по объективным (статистических) и субъективным (личностная оценка управляющего офиса) данными. Директор анализирует структуру потерь за отчётный период, проводит сравнение с результатами предыдущих периодов по аналогичным показателям. Директор анализирует эффективность и качество работы персонала на основании показателей критериев оценки работы. По завершению анализа директор разрабатывает мероприятия по улучшению работы организации. Результаты анализа и разработанные мероприятия должны быть доведены до сведения персонала. Ответственность за комплектность штата офиса (подбор персонала повышение квалификации, продвижение в работе), также возложена на директора.

Важнейшим этапом при выработке эффективной стратегии организации, является - стратегический анализ, который должен дать реальную оценку собственных ресурсов и возможностей применительно к состоянию (потребностям) внешней среды, в которой работает компания.

Проводят первичный стратегический анализ с помощью составления матрицы SWOT. Методология SWOT-анализа предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей.