Шпаргалки по "Информационному менеджменту"

Государственное регулирование информационного  менеджмента осуществляется также  путем разработки специальных норм, устанавливающих единый порядок  работы с информационными ресурсами. Такие нормы вводятся в жизнь  нормативными документами по стандартизации. В России в соответствии с ГОСТ 1.0-92 "Государственная система стандартизации РФ. Основные положения" к нормативным документам по стандартизации, действующим на территории страны и устанавливающим единые нормы и правила работы с информационными ресурсами, относятся:

— государственные стандарты РФ;

— межгосударственные (региональные) стандарты;

— правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

— общероссийские классификаторы ТЭИ;

— стандарты отраслей, предприятий, научно-технических обществ и других общественных организаций⁵.

Происходящая в последние годы интеграция России в европейское и мировое экономическое пространство делает все более актуальным обеспечение совместимости информационной системы России с информационными системами международных организаций и зарубежных стран. Это достигается путем распространения действия международных стандартов, регулирующих отдельные стороны работы с информационными ресурсами, на технологию информационного менеджмента России. Все большее применение приобретает практика прямого применения международных стандартов в качестве стандартов России, становится обязательной практикой разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации на основе аналогичных международных классификаторов. Примерами могут служить ГОСТ 6.20.1 -90 " ЭДИ-ФАКТ. Синтаксические правила" и ГОСТ 6.20.2 - 91 " ЭДИФАКТ. Элементы внешнеторговых данных", являющиеся результатом использования международного стандарта UNXEDIFACT на систему электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте для регламентации информационных процессов в России.

Сфера приложения информационного  менеджмента внутри организации  распространяется как на саму информацию в разных формах ее существования, так и на персонал, технологическую среду, капиталовложения, развитие, обслуживание и использование информационных систем. При разработке информационных систем и сетей и их эксплуатации центральным вопросом, который требует разрешения, является обеспечение согласования взаимодействия ЭВМ клиентов и других устройств. Это достигается путем установления определенных правил, называемых протоколами. Стандартизация таких протоколов осуществляется Международной организацией по стандартизации (ЙСО). ИСО ввела специальное понятие - "архитектура открытых систем", что означает возможность взаимодействия различных систем по определенным правилам. Информационные менеджеры, осуществляющие разработку и эксплуатацию таких систем и сетей, должны строить свою деятельность с учетом требований таких протоколов

 

8. Закон  информированности – упорядоченности  как основной закон организации управления

Информационная среда  в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. ИСУ подчиняется  действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) -- коэффициентов пропорциональности.

Формулировка  закона информированности-упорядоченности:

· чем большей информацией  располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет  большую вероятность устойчивого  функционирования (самосохранения).

Закон может действовать  в трех вариантах.

Первый вариант: руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат стихийного действия закона. Персонал будет стараться  собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и  др., не задумываясь о ее упорядоченности  и объеме. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подбросить ложную информацию, которая, несомненно, будет принята. В результате компания может понести серьезные убытки.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.

Результат действия закона. Персонал будет стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и  др. Роль руководителя будет заключаться  в просмотре всей информации и  отборе существенной. Это весьма, трудная работа, и руководитель может что-то важное пропустить. Если эта пропущенная информация приведет к отрицательным результатам, то персонал во всех грехах обвинит руководителя. Таким образом, этот вариант самый тяжелый для руководителя. Лучше не знать всем, чем знать одному.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат действия закона будет самым благоприятным. Все  работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При этом варианте "туфта" (пустая информация) или дезинформация с большой вероятностью будет опущена для дальнейшей аналитической работы.

Наличие устойчивого  канала информации увеличивает вероятность поступления нужной для работника информации и при этом неопределенность ее уменьшается.

Закон требует от руководителей  создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых  информационных технологий, в том числе автоматизированных рабочих мест.

Следствие закона: информированность  работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Руководитель, используя  характеристики информации (объем, ценность, насыщенность и достоверность), имеет возможность создать первоклассный информационный ресурс своей организации.

 

9. организация как информационная система; специфика социально-культурной сферы

Менеджмент может быть определен  как целенаправленный информационный процесс воздействия на коллективы людей, определенным образом организованных, обусловленный необходимостью практического использования объективных экономических законов общества и обеспечивающий определенное поведение этих коллективов при изменяющихся внешних и внутренних условиях путем принятия управленческих решений. Современная теория менеджмента использует теорию систем, которая рассматривает любую организацию, во-первых, как открытую систему, состоящую из взаимосвязанных  компонентов и находящуюся в постоянном взаимодействии с внешним миром. Во-вторых, как информационную систему.

Рассмотрим первый тезис - Организация – открытая система. одной из главных задач менеджмента является установление целей, ради достижения которых создается и функционирует любая организация. Целями любой организации является преобразование и использование ресурсов для достижения результатов. Одним из основных ресурсов деятельности организации являются информационные ресурсы, это объясняется тем, что :

1. Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования.

2. Информация, относящаяся к исследованию  рынка, помогает администрации  решать, какого типа продукция  имеет больший спрос на рынке. 

3. Общение с персоналом дает  им информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи.

4.  Скорость и объем реализации продукции позволяют администрации решать, насколько успешно действует компания на пути достижения желаемых результатов.

Осознание важности информации как  вида ресурсов является основной причиной стремительного развития организации. Организация как информационная система. В соответствии с кибернетическим подходом система управления включает объект и субъект управления. Объект управления – это организация  или предприятие, на которое направлено управленческое воздействие. Субъект управления - это управленческий аппарат, формирующий и реализующий это воздействие. Между объектом и субъектом управления действует прямая и обратная связь, имеющая информационный характер. Прямая связь выражается в передаче объекту управления потока директивной информации. Обратная связь является результатом реагирования объекта управления на директивное воздействие и материализуется в потоке отчетной информации. Совокупность прямых и обратных информационных потоков, средств обработки, хранения и передачи информации а также персонала, занятого переработкой информации, образует информационную систему объекта. Отличительной особенностью информационного менеджмента является то обстоятельство, что информация выступает в нем не только в качестве объекта управления, но и в качестве опосредованного через человека субъекта управления. На практике это реализуется через создание в рамках единого информационного менеджмента систем управления документами и информационными ресурсами или системы информационного управления.

 

10. информационная составляющая функций управления

Широкое распространение получила точка зрения, что существует применимый к любой организации процесс управления, заключающийся в реализации функций. Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля.

Функция планирования (особенно стратегического) относится к сфере деятельности управляющих высшего звена. Она включает вопросы перспектив взаимодействия между организацией и окружающей средой

Организация деятельности- Рациональное распределение имеющихся ресурсов организации для эффективного горизонтального и вертикального разграничения полномочий и ответственности, делегирование полномочий - средство, с помощью которого руководство осуществляет выполнение работы с помощью других.

Мотивация - Психологическое регулирование  выполнения работы в соответствии с делегированными полномочиями и планами.

Контроль- Точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени – обосновывается на планах, разработанных в процессе планирования.

 

11. Типы и виды управленческой информации

Все отношения в компании основаны на получении, обработке, передаче и  хранении приказов, распоряжений, договоров и др. Они могут содержать данные в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений. Часть этих данных может быть известна исполнителю, а часть — может быть новой, необходимой для выполнения заданий или развития его профессионального уровня. 

Данные, несущие в себе новизну  и полезность для работника, принимающего решение, называются информацией. Одни и те же данные могут быть для одного человека информацией, а для другого — пустым набором данных. Информация представляет собой важнейший элемент информационной среды управления, ее разделяют на два большие класса: • объективную, овеществленную в какой-либо продукции (товарах, услугах или знаниях); • субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции, приказы, распоряжения и т.д.).

Информация — определенным образом обработанные данные, сведения о фактах, представляющие интерес для их получателя и составляющие основу принятия соответствующего решения. С помощью И. реализуются связи между субъектом и объектом, другими элементами системы управления и средой, что позволяет рассматривать ее как основное средство управления.

В зависимости от характера подготавливаемого  решения информация классифицируется по следующим группам:

• по областям применения: управленческая, техническая, биологическая;

• по функциональной направленности: планирующая, организующая, активизирующая, координирующая, контролирующая, информирующая;

• по времени действия: стратегическая, тактическая и оперативная;

• по характеру разработки и реализации: уравновешенная, импульсивная, инертная, рискованная, осторожная;

* по уровню неопределенности: низкая, средняя, высокая и сверхвысокая;

• по масштабам воздействия: общая и частная;

• по направлению воздействия: внутренняя и внешняя. Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Она подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния).

Информация управленческая — совокупность сведений о положении и процессах, протекающих в органе (подразделении) управления и среде, в условиях которой осуществляется его деятельность, которые служат основой принятия управленческих решений.

Для управленческой информации особенно важны те виды, которые выделяются —    по назначению,—    по типу передаваемой информации,—   по способу распространения,—    по степени аналитико-синтетической переработки,—    по области получения и/или использования.

В зависимости от того, какие функции  управленческого процесса обслуживает  информация, предлагает различать:1.Исходную информацию, служащую основой для принятия решений.2.Организационную информацию, которую используют при реализации решения, выполнения конкретных организационных действий.3.Регулирующую–предписания, нормы, правила, рекомендации, сопровождающие управленческие решения.4.Учетно-контрольную, используемую на завершающем этапе управленческого цикла

По мнению американских исследователей Р.Акоффа и Ф.Эмери информацию по типу производимых ею изменений можно  разделить следующим образом:•  Сообщения информирующего характера• Сообщения инструктирующего характера• Сообщения мотивирующего характера

 

12. Соотношение понятий «информация» – «данные» – «сведения» – «знания»

Данные (или сведения)—это информация, получаемая в процессе чувственного познания и еще не подвергнутая переработке и обобщению абстрактно-логическим мышлением человека. Данные (сведения), полученные в процессе чувственного познания, никак нельзя считать научной информацией. Они служат лишь сырьем для ее создания. В повседневной практике такие понятия, как данные, информация и знания, часто рассматриваются как синонимы.. Данные — это сведения, факты, величины и их соотношения, преобразование и обработка которых позволяет получить информацию, т. е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении. Иными словами, данные служат сырьем для создания информации, получаемой в результате обработки данных. Данные — сведения о фактах, идеи, статистические выкладки, представленные в виде, позволяющем передавать и обрабатывать их с целью получения выводов, обобщенной информации, необходимой для организации управления.