Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Июня 2013 в 15:53, дипломная работа

Описание работы

Цель данной дипломной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерии.
Для постановки цели необходимо определить следующие задачи:
рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы;
исследовать проверку первичных документов;
проанализировать обработку документов

Содержание работы

Введение …………………………………………………………………….
8
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Понятие документооборот, и его характеристика.....….............
Нормативно-методическая база документооборота……………
Материально-техническое обеспечение документооборота…..
13
27
34

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ОСОО «РУГИ по ЭиТБ г.БИШКЕК»
2.1. Организационно-экономическая характеристика ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»…………………………………………………………...
2.2. Организация документооборота в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»…………………………………………………………………..
2.3. Анализ работы с документами ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»…………………………………………………………………….

42

47

65

ГЛАВА 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.БИШКЕК»
3.1. Особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия .……. …..…….………
3.2. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии………………………………………………………………

74
78

Заключение ………………………………………………………………

91
Список использованной литературы…………………………………
97

Файлы: 1 файл

азамат диплом.docx

— 299.26 Кб (Скачать файл)

-требований земельного  законодательства о недопущении  самовольного занятия земельных  участков, самовольного обмена земельными участками и использования земельных участков без оформленных на них в установленном порядке правоустанавливающих и правоудостоверяющих документов, а также без документов, разрешающих осуществление хозяйственной деятельности;

-требований земельного  законодательства и градостроительных  норм об использовании земель  по их целевому назначению (в  соответствии с генеральным планом  городов, населенных пунктов)  и выполнении обязанности по  приведению земель в состояние,  пригодное для использованию по целевому назначению;

-требований по наличию  и сохранности межевых знаков границ земельных участков;

-требований безопасного  ведения работ, связанных с пользованием недрами;

-правил проведения маркшейдерских  и геологических работ (в части  обеспечения безопасности) при разведке  и разработке месторождений полезных  ископаемых и при использовании  отработанных горных выработок  естественных подземных полостей для хозяйственных нужд;

-требований по безопасности  при проектировании, изготовлении, в строительстве, диагностировании, реконструкции, монтаже, пуско-наладке,  ремонте и эксплуатации: паровых  котлов (в т.ч. электродных) и  сосудов, работающих под давлением,  водогрейных котлов, газифицированных  котлов, трубопроводов для пара  и горячей воды 1,2,3 категории,  оборудования и средств для  хранения и отпуска нефти продуктов  и газов, систем газоснабжения  в городах, поселках городского типа и сельской местности, а также при ведении работ на объектах связанных с транспортировкой, хранением и использованием природного и сжиженного (пропан-бутан) газов, жидкого хлора и аммиака, станции наполнения баллонов кислородом, углекислотой, аргоном, ацетиленом, водородных станций, постов газопламенной обработки металлов, грузоподъемных кранов, подъемников;

-энергоснобжающими организациями,  промышленными и другими предприятиями,  организациями, учреждениями и  бытовыми потребителями требований  правил устройства электрических  установок, правил технической  эксплуатации газовых, электрических  и теплоиспользующих установок  и безопасной их эксплуатации, правил пользования и учета природного газа, электрической и тепловой энергии технических требований и других нормативных правовых актов;

-требований пожарной безопасности;

-требований к допустимому  шуму, вибрациям звукоизоляциям  в жилых, общественных и производственных зданиях;

-требований технических  регламентов, строительных норм  и правил, ГОСТов, технических условий  при строительстве объектов и  изменений существующих объектов  недвижимости, установке рекламно-информационных шиитов;

-качества применяемых  строительных материалов, конструкций  и изделий физическими и юридическими  лицами, независимо от их ведомственной  принадлежности и форм собственности;

-организацией приема  в эксплуатацию завершенных строительством объектов;

               Бухгалтерский учет в предприятии  ведется в соответствии с действующим  законодательством Кыргызской Республики  и Учетной политики  предприятия.  Учетная политика разработана  в соответствии с Международным  стандартом  финансовой  отчетности  и другими законодательными и  нормативными актами Кыргызсуой  Республики  с учетом конкретных  производственно-экономических условий  деятельности ОсОО «РУГИ по  ЭиТБ г.Бишкек».

             Бухгалтерский учет ведется с  помощью современной вычислительной  техники. Использование современных  средств вычислительной техники  на базе  электронной  бухгалтерии  - системы автоматизированного учета  позволяет добиться в работе  бухгалтерии, своевременного и  качественного составление финансовой  отчетности предприятия. Строить  работу на актуализированной  правовой информации и тем  самым избежать серьезных ошибок. При использовании средств вычислительной  техники экономится огромное  количество времени необходимое  для рутинных операций и бухгалтер  может больше времени уделить  аналитической работе.

В ОсОО «РУГИ  по ЭиТБ г.Бишкек» для автоматизации  бухгалтерского учета предназначена  программа 1С бухгалтерия 7.7 версия фирмы «STMP». В рамках своих бухгалтерских функций программа обеспечивает автоматизацию деятельности бухгалтерии по всем аспектам деятельности предприятия, вплоть до генерации главной книги набора документов государственной отчетности (баланса, формы №2, справок о налогах и так далее)  на основе обобщения данных об учетных операциях она выполняет функции экономического анализа хозяйственной деятельности, формирования отчетности и выработки управленческих решений. Программа содержит большое количество отчетов, однако пользователь может построить количество своих аналитических форм.

Денежные средства   ОсОО «РУГИ  по ЭиТБ г.Бишкек» учитываются в  кассе, в банке  Кыргызской Республики,  а также в прочих денежных документах.

Правовую  основу настоящего документа составляют положения, указания, инструкции и другие организационно – распорядительные документы, разработанные ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек» на основании законодательных нормативных актов Кыргызкой Республики, применительно к условиям деятельности ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

 

2.2 Организация документооборота в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

Основными документами организации  являются входящие, исходящие  и  внутренние документы. От правильной организации  обработки этих документов зависит  эффективность принятия управленческих решений.

Работа с входящими  документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает:

а) доставку и прием документов;

б) первичную обработку документов;

в) предварительное рассмотрение документов;

г) рассмотрение документов руководством предприятия;

д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

е) осуществление контроля за исполнением документов;

ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;

з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ.

Последующая первичная обработка  входящей деловой корреспонденции  включает:

  • проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;
  • проверку правильности ее адресования;
  • вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей). Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. Документы с пометкой «лично» или адресованные общественным организациям при первичной обработке документов не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении документов на магнитных и иных небумажных носителях первичной обработке подлежит сопроводительная документация, а носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки;
  • распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;
  • простановку штампов с отметкой «Входящий № __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);
  • заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т. п.) (регистрация документов).

После этого зарегистрированная деловая  корреспонденция передается на предварительное  рассмотрение. Более подробно обработка  входящих документов показана на рисунке 1.1.

По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным  порядком передается соответствующим  должностным лицам (структурным  подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется через секретариат  на рассмотрение руководителю предприятия  для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке  и сроках исполнения указанных документов.

Следует отметить, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а  потому требующие решения руководителя.

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.1 – Схема работы  с входящими документами

Обработка и передача документов ответственным  исполнителям должна осуществляться в  день их поступления в службу ДОУ  или в первый рабочий день (при  поступлении документов в нерабочее время).

При необходимости  безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается  ознакомление ответственного исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.

После регистрации содержания резолюций  и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние  также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.

Следует отметить, что документы, которые  адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным  подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При  этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Исполненный документ должен быть снабжен  соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение  документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В  последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку  дела с применением прошивочной  машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:

а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

б) регистрацию документов;

в) подготовку документов к отправке;

г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;

е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение). Боле подробно этапы работы с исходящими документами показана на рисунке 1.2.

Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа). Это означает, что исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе.

Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.2 – Схема работы с исходящими документами

 

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

         Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.

Информация о работе Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»