Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

Содержание

 

Введение …………………………………………………………………….	8
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Понятие документооборот, и его характеристика.....…............. Нормативно-методическая база документооборота…………… Материально-техническое обеспечение документооборота…..	13 27 34
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ОСОО «РУГИ по ЭиТБ г.БИШКЕК»
2.1. Организационно-экономическая характеристика ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»…………………………………………………………... 2.2. Организация документооборота в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»………………………………………………………………….. 2.3. Анализ работы с документами ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»…………………………………………………………………….	42   47   65
ГЛАВА 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.БИШКЕК»
3.1. Особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия .……. …..…….……… 3.2. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии………………………………………………………………	74 78
Заключение ………………………………………………………………	91
Список использованной литературы…………………………………	97

 

 

Введение

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в  них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот  является, по существу, упорядоченным  обменом этой информацией между  работниками и подразделениями.

Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации  непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение  обслуживания граждан государственным  либо муниципальным учреждением  или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия. Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение. 

Важнейшим технологическим процессом работы с документами в организации  является документооборот - движение документов с момента их создания или получения  и до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело¹.

Организация бухгалтерской службы в последнее  время приобрела особую актуальность на средних предприятиях. Большие  масштабы деятельности таких предприятий  и их динамичное развитие приводят к тому, что «обеспечивающие» службы, в том числе и бухгалтерия, не успевают за масштабами развития предприятия  и не соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к  ним  в новых условиях.

Основной  задачей оптимизации организации  бухгалтерской службы является повышение  эффективности работы финансово-бухгалтерской  службы предприятия, как одно из составляющей обеспечивающих налоговую и финансовую безопасность предприятия.

Необходимость постоянного совершенствования  организации бухгалтерского учета  неотделима от проблемы подбора кадров и повышения квалификации. Актуальность данной проблем возрастает потому, что переход к рыночной экономике  требует новых знании, перестройки  мышления всех работников учета и  в первую очередь главных бухгалтеров.

Недостатки в учете и отчетности нередко вызваны тем, что в  ряде учреждений и централизованных бухгалтерий бухгалтерские службы не укомплектованы квалифицированными кадрами, результаты работы бухгалтерского коллектива решающей степени зависят  от того, кто им руководит. Главный  бухгалтер должен уметь организовать труд коллектива и свой труд так, чтобы  не делать лишней работы, исключить  дублирование, четко распределить должностные  обязанности и контролировать их выполнение. Самой важной и наиболее трудной работой руководителя  бухгалтерской службы является умение правильно организовать работу коллектива и свой труд.

Переход к современной модели бухгалтерской  профессии был определен в  качестве одной из стратегических задач  государственной программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности².

Тема организации работы с документами  в современных условиях имеет  сейчас большую актуальность, так  как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется  правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.

Создание носителей первичной  учетной информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

В нашей стране установлена система  стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

Документооборот - это движение документов от момента их составления или  получения от других организаций  до использования их для бухгалтерских  записей и последующей передачи в архив³.

Цель данной дипломной работы состоит  в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерии.

Для постановки цели необходимо определить следующие задачи:

• рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы;
• исследовать проверку первичных документов;
• проанализировать обработку документов;
• рассмотреть передачу документов в архив;
• выявить,  что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота;
• исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в  них.

Объектом исследований дипломной  работы явилось ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек».

В дипломной  работе изложены теоретические и  практические вопросы, касающиеся бухгалтерской  деятельности ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек».

Работа  состоит из введения, трех глав и  заключения.

В первой главе излагается теоретические  аспекты системы документооборота  в бухгалтерии, где рассматриваются  этапы документооборота в бухгалтерии, проверка первичных документов, обработка  и хранение документов.

Вторая  глава дипломной работы непосредственно  связана с изучением с системой документооборота в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек». В данной главе были изучены организационно-экономическая характеристика ОсОО ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек», организация документооборота на предприятии.

В третьей  главе рассмотрены особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия, эффективность использования учетных задач и внедрение системы электронного документооборота на предприятии.

В заключение включены результаты работы, выводы, предложения и рекомендации, которые были сделаны по итогам написания  предыдущих глав и параграфов дипломной  работы.

Основными источниками информации по бухгалтерскому учету финансовых результатов деятельности предприятия послужили следующие  издания:

• Закон Кыргызской Республики  "О бухгалтерском учете"
• Положение о бухгалтерском учете и отчетности
• Положение о документообороте в бухгалтерском учете от 31 декабря 2002 года N 35
• Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет;
• Нидлз Б. Принципы бухгалтерского учета
• Финансовая отчетность и документация  ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Понятие о документообороте и его характеристика

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий  и последующий контроль за деятельностью  материально-ответственных лиц, движением  имущества и состоянием расчетно-платежной  дисциплины.

Система документальной регистрации  первичных данных о состоянии  и движении имущества всех форм собственности  должна отвечать следующим требованиям:

• своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
• простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
• рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

 Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны  оформляться оправдательными документами.  Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Документ – это письменное свидетельство, составленное в определенном порядке и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Создание носителей первичной  учетной информации (документов) —  это трудоемкий процесс, на который  затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

        Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии  или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме,  арифметически, по существу;

3. Обработка документа: запись  проводок, включение документов  в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Понятие документооборота предусматривает  составление графика прохождения  документов, контроль за правильным оформлением  документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета.