Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

Входящие документы образуют три  направления движения: руководству  организации, руководству структурных  подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей  их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается  на два этапа: внесение в регистрационные  формы данных о полученном документе  до его рассмотрения руководством и  дополнение этих данных резолюцией, сроками  исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации  документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок  в движении документа еще более  ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так  и информационные документы готовят  специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит  от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки  текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных  документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих  документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует  отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством  документов, поступивших в организацию  и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные  средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки  и отправки, а также по регистрационным  формам в службе делопроизводства и  в структурных подразделениях. Так  как регистрация ведется в  пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и  подсчет объема документооборота нужно  проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие  сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния  документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации  в целом, ее структурных подразделений  и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов  движения тех или иных документов  задачам и функциям структурных  подразделений или должностных  лиц;

- разработать мероприятия по  совершенствованию процессов обработки  документов в целом или их  отдельных операций;

- установить оптимальное количество  информации, необходимой и достаточной  для функционирования аппарата  управления;

- -рассчитать численность службы  делопроизводства.

1.2 Нормативно-методическая  база документооборота

Состав нормативно-методической базы ДОУ.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях  регулируется действующим законодательством, распорядительными документами  вышестоящих органов,  правилами и указаниями архивного управления. 
 Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты). 
Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1.законодательные акты КР в  сфере информации и документации;

      2.постановления и  распоряжения Правительства КР, государственных органов исполнительной  власти (министерств, комитетов,  служб, агентств и др.), регламентирующие  вопросы документационного обеспечения  управления на государственном   уровне;

3.государственную систему документационного  обеспечения управления (Основные  положения. Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения ).

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов КР и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

4.правовые акты нормативного  и инструктивного характера, методические  документы по ДОУ различных  организаций;

5.государственные стандарты на  документацию;

      6.унифицированные  системы документации;

     7. классификаторы технико-экономической  и социальной информации КР;

8.нормативные документы по организации  и охране управленческого труда  служащих службы ДОУ;

     9.нормативные документы  по организации архивного хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс КР , устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду  с Гражданским кодексом КР отдельные  стороны работы с информацией  и документацией регулируются  специальными государственными законами. 
Закон КР "О техническом регулировании" устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Государственный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"  устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон КР "О государственной тайне" регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности КР. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности КР.

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс  управления характерен значительным разнообразием  и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. 
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме,единообразию. 
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. 
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных, государственных, отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные  виды.

Требования  к разработке унифицированных форм документов

1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.
2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.
4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям.
5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.
7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.
8. Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.
9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения  унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

—государственные; 
— отраслевые (ведомственные);

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

Важными средствами информационного обеспечения  являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общегосударственные  отраслевые и классификаторы предприятий. 
По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

2.Классификаторы информации об организационных структурах:

3.Классификаторы информации о населении и кадрах

Государственная система документационного  обеспечения управления.

Наиболее  полным межотраслевым документом по организации документационного  обеспечения управления является изданная в 1990 г.  Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная  цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и  повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий  для применения технических средств  и современных технологий сбора, обработки  и анализа информации.

Основные  положения ГСДОУ охватывают вопросы  документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации  работы с документами, организации  службы документационного обеспечения  управления.