Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

На первом этапе (на этапе «кусочной» автоматизации) когда шла речь об отдельных автоматизированных участках, состоящих из ограниченного  числа рабочих мест, системы электронного делопроизводства представляли собой  один или в лучшем случае несколько  автономных программных модулей. Если речь шла об использовании систем электронного делопроизводства в нескольких различных подразделениях одной  организации, в каждом из этих подразделений  устанавливалась автономная (не связанная  с другими) система делопроизводства.

Современный этап характеризуется постановкой  проблемы комплексной автоматизации  документооборота в органах государственной  власти. Следует иметь ввиду при  этом, что орган государственной  власти это, как правило, крупная  и сложная организация (совокупность организаций), включающая в себя множество  юридических лиц, территориально обособленных подразделений и подведомственных учреждений. Автоматизация делопроизводства в такой системе государственных  органов требует от СЭД быть корпоративной  системой: т.е. являться по существу комплексом разно-функциональных автоматизированных систем делопроизводства, работающих по единой информационной логике и взаимодействующих между собой. Каждая из систем должна поддерживать работу большого количества пользователей.

Превращение систем электронного документооборота в многофункциональные корпоративные  системы – это вторая тенденция  развития систем электронного документооборота, которую нужно отметить.

Делопроизводство, основанное на использовании бумажных документов, складывалось веками и  глубоко вошло в привычку деятельности людей. Соответственно никаких изменений  сложившегося порядка делопроизводства при внедрении даже самых современных  технологий в одночасье произойти  не может. Кроме того, надо учитывать  и большее удобство для человека восприятия печатных форм документов по сравнению с чтением документа  с экрана компьютера. Это обстоятельство предопределяет использование печатных документов и в перспективе.

Таким образом, характерная особенность современного этапа использования систем электронного делопроизводства - длительное сосуществование  бумажного и электронного документооборота с тенденциями постепенного увеличения роли безбумажных технологий. Важно  отметить также влияние, которое  оказывает СЭД на функционирование бумажного документооборота. Внедрение  СЭД модифицирует и упорядочивает  бумажный документооборот: даже если документы  используются в бумажном виде, то готовятся  они изначально в электронном  виде, контроль за движением, печать и  управление бумажным документооборотом  осуществляется с помощью компьютерных систем. Таким образом, при сосуществовании  бумажного и электронного документооборота, электронные технологии и системы  электронного документооборота играют все более ведущую роль.

В заключение следует подчеркнуть, что предприятия  должны научиться эффективно работать в условиях сосуществования «бумажного»  и «безбумажного» документооборота.

3.2 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии  
Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих  территориально-отдаленные филиалы, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется  лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Совершенно очевидно, что в век  новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом  не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время.  В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблем:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления  которых неясны;

- большие затраты времени на  подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость  обработки и информации, а значит  – медленная  реакция  на  новые воздействия; 

- избыточность документооборота, большая потеря времени на  обработку входящей и исходящей  корреспонденции, внутренних документов  и на ознакомление с документами;

- противоречивость принимаемых  решений, невозможность обеспечить  быструю передачу исходных документов  и информации должностным лицам,  принимающим решения;

- бесконтрольность  исполнителей, невозможность доведения  в короткие сроки поручений,  вытекающих из резолюций до  конкретных исполнителей;

- невозможность  установления истории работы  с документами;

- непроизводственные  затраты рабочего времени на  поиск необходимого документа,  формирование тематической подборки  документов;

- избыточные  затраты на бумагу и копирование  для создания нескольких копий одного документа.

Как результат, документооборот  включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а  принимаемые решения нередко  дублируют друг друга, а иногда носят  противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости  организации, которая выражается и  в том, что руководители не могут  проследить о прошлой и текущей  деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории  подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем  в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию  компьютерных технологий, но применение простых организационных решений  лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственным путем решения  подобных проблем является автоматизация  делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной  информационной системы документационного  обеспечений управления (ИС ДОУ). В  ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди  таких можно обозначить:

- несанкционированный доступ к  конфиденциальной информации;

- вероятность утраты больших  массивов ценной информации из-за  технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную  сеть вирусов, разрушающих систему  или неквалифицированных действий  пользователя;

- как одна из технических  проблем: быстрая смена носителей,  программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных  процессов в управлении и использования  имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

- не установлен порядок признания  юридической силы электронных  документов государственными органами  и судами;

- отсутствует официально признаваемая  методика (стандарт) работы с электронными  документами, обеспечивающая признание  их юридической силы;

- отсутствуют методики экспертизы  ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными  электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы  имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации. В таблице 1, приведены основные из них.

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

                                                                                                  Таблица 1.

Сравнительная характеристика бумажного и электронного документов

Продолжение таблицы 1