Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная  обработка финансовых документов может  привести к отрицательным экономическим  последствиям.

Под документооборотом  понимаются следующие процессы: регистрация  документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.  
До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий.

В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.

Однако  в последнее десятилетие офисная  автоматизация привела к революционным  изменениям в области работы с  документами. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы - с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий  клавиш компьютера достаточно для пересылки  созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или  на другой континент.

Таким образом, лица, принимающие решения, стали  непосредственными участниками  технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа  и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения  к системам документационного управления как к средству повышения эффективности  труда делопроизводственного персонала.

Теперь система электронного документооборота - ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, - руководителей.  
Традиционные функции, составляющие содержание российского делопроизводства и бумажного документооборота, известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив.

Автоматизация традиционного делопроизводства позволила решить целый ряд важнейших  проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и  его подразделений. Однако сегодня  для создания современной системы  автоматизации работы с документами  совершенно недостаточно просто перенести  отработанные стереотипы канцелярско-бумажного  делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются  уже не технические учетно-контрольные  функции, а целый ряд проблем  работы с собственно электронными документами.

Огромный управленческий эффект в  самой ближайшей перспективе  сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных  сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы  организаций, которую можно с  точки зрения документооборота рассматривать  как один единый виртуальный офис.

Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации  документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; прозрачность прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

Важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот  продолжает и в обозримом будущем  будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать  проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.

В общем случае один и тот же документ может в течение всего  своего жизненного цикла существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким  образом, разделение контроля за бумажными  и электронными документами вносит путаницу и в конечном счете приводит к потери контроля за документооборотом  предприятия в целом.

Главная задача здесь - естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми ипостасями документа.

Эффект от использования систем электронного документооборота включает:

• прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);
• эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
• сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
• полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.  
  

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Кыргызской Республики  I, II части
2. Закон Кыргызской Республики «О бухгалтерском учете»
3. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ от 7 октября 2010 года №231 О вопросах ведения бухгалтерского учета и финансовой отчетности в Кыргызской Республике субъектами предпринимательства, некоммерческими организациями (за исключением бюджетных учреждений)
4. Положение «О документообороте в бухгалтерском учете» Б.,2002
5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов и методические рекомендации по его применению.- Б.,2002г.
6. Шербекова А.А., НалобинаЛ.И., Асанова Г.Ш. Основы бухгалтерского учета. Б-2012г.
7. Журнал «Бухгалтер и компьютер»  №1-3 2003 г.
8. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М – 2001г.
9. Канцепольский В.Б. «Бухгалтерский учет для начинающих» пособие для самостоятельного изучения, включающее нормативные документы. Филинъ. Москва.2000г.
10. 10. Козлова Е.П., Парашютин Н.В., Бабченко Т.Н. «Бухгалтерский учет». «Финансы и статистика». Москва .2003г.
11. Кондраков Н.П. «Самоучитель по бухгалтерскому учету». «Гроссбух».  Москва. 2002г.
12. Кондраков Н.П. «Бухгалтерский учет». Учебное пособие, 4 издание. «Инфра - М».Москва.2005г.
13. Нидлз Б. Принципы бухгалтерского учета. – М.: Экономика, 2000. – 572 с.
14. Новодворский В.Д., Пономарева Л.В., Ефимова О.В. Бухгалтерская отчетность: составление и анализ - М.: Бухгалтерский учет, 2000. – 347 с.
15. Кондраков Н.П. //Бухгалтерский учет М., ИНФРА-М,2001.
16. Корпусов А.А. Журнально - ордерная  форма  учета  в  торговле.  //Бухгалтерский учет, 2001 г., N8 - C. 23-25.
17. Пантелеев Н.В. Об отражении на счетах уставного капитала хозяйственных товариществ и обществ // Бухгалтерский учет, 2001. № 2. С35-39.
18. Подольский В.И. Современные тенденции развития автоматизированного учета в России // Бухгалтерский учет, 2002. № 1. С52-77.
19. Шишкин А.К., Микропов В.А., Дышкант И.Д. //Учет, анализ, аудит  на предприятии, М,  ЮНИТИ, 2003г. 
20. Стенюков М. В. «Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению)» - М. «ПРИОР», 2001
21. Безруких П.С. Бухгалтерский учёт. – М.: Бухгалтерский учёт, 2004г.
22. Бухгалтерский учёт: основные документы. Профессиональные комментарии. – М.: ИД ФБК-Пресс, 2000г.
23. Бухгалтерский учёт: учебник для вузов/ под ред. Бабаева Ю.А., Комиссаровой И.П. – М.: ЮНИТИ, 2005г.
24. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учёт. – М.: Проспект, 2004г.
25. Касьянова Г.Ю. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте. – М: Информцентр XXI века, 2001г.
26. Кирьянова З.В. Методологические и организационные основы первичного учёта. – М.: Финансы и статистика, 2000г.
27. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. – М.: ИНФРА-М, 2005г.
28. Кудряев В.А. и др. Организация рабо<span class="Normal__Char" style