Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

 

 

 

 

 

Схема1. Этапы документооборота

 

Поступления документа в бухгалтерию					Передача документа в архив
Составление документа у субъекта или получение со стороны			Бухгалтерия					Архив
Проверка документа: по форме, арифметически, по существу								Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры

 

 

Создание первичных учетных  документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском  учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика  документооборота организует главный  бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может  быть оформлен в виде схемы или  перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

 

Пример графика документооборота по предприятию

Утверждено приказом № ___ от ___________

Табл.1

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Наименование документа

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Требование

2

Склад

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно (до час.)

Бухгалтерия

1 экз. – цех 2 экз. - склад

При отчете при реестре

Ежедневно (до часов)

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала

 

 

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями  графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Номенклатура дел в  бухгалтерии.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется  вести номенклатуру дел в соответствии с классификацией  по назначению.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело.  Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел  оформляется следующими образом:

• индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;
• наименование дела (заголовок);
• количество дел в папке (заполняется при формировании папки);
• срок хранения;
• примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

 

 

 

 

 

 

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.  
Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. 
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам; например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Различают три основных типа документопотоков: 
- документы, поступающие из других организаций (входящие); 
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие); 
- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние) 
Процесс работы с документами любого типа сводится к передаче данного документа от одного должностного лица к другому, из одного структурного подразделения в другое, т.е. к движению документа внутри организации.  
В настоящее время «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания иди получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». 
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, а состав которых прежде всех входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т.е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации долен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:  
- прием поступающих документов, их первоначальная обработка; 
- доставка документов по назначению;

- рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;

- регистрация документов;

-информационно-справочная работа;

-контроль исполнения документов;

- исполнение документов;

- отправка документов. 

Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации.  
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. 
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям. 
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа. 
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства на предприятии, так как он определяет скорость движения документов, а также инстанции движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.  
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). 
Важной характеристикой документооборота является его объем. Объемом документооборота считается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота – это важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. 
К основным характеристикам документооборота относятся маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:  
- максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);  
- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.);  
- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. 
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства: специализацию, возможность централизованного выполнения однородных средств оргтехники и персонала. 
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:  
- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;  
- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. 
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.  
К качественным характеристикам документооборота относятся:  
- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);  
- маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);  
- периодичность (стадии документооборота);  
- направленность движения. 
 
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению  и по отношению к управленческому  объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации  одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие  организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные  документы, получаемые вышестоящей  организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных  организаций, направляемые в вышестоящие  инстанции). Нисходящие потоки - это  документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным  организациям.

По отношению к управленческому  объекту выделяют входящий, исходящий  и внутренний документопотоки. Они  тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток любой  организации складывается из:

- документов вышестоящих организаций  (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств  и др.). В состав этих документов  входят директивные указания, нормативные  и методические акты, которые  являются основанием для руководителей  в организации производственной, управленческой, технической, экономической,  социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим  документам относятся: указы,  законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические  указания и рекомендации;

- документов от подведомственных  организаций, содержащих сведения  о выполнении распорядительных  действий, запросы о путях выполнения  заданий и отчетные сведения  о своей деятельности. По видам  документов этот поток состоит  из отчетов (о финансовой, хозяйственной,  социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок,  писем, актов;

- документов от несоподчиненных  организаций, направляемых с целью  согласования совместных действий  или побуждения к ним, с целью  консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и  договоры, а также документы, сопровождающие  выполнение договоров (акты взаимозачетов,  счета, заявки, сертификаты, отгрузочные  документы и др.);

- обращений граждан - предложений,  заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит  из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются  в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как  инициативные документы, требующие  или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают  группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются  направлениями деятельности организации  и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке  выделяется группа распорядительных (при  условии, что организация имеет  подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение  этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся  организационные документы, определяющие задачи, функции организации в  целом, а также ее структурных  подразделений, компетенцию, права  и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов  деятельности: положения, уставы, учредительные  договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования  деятельности учреждений выполняют  распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего  документопотока составляют протоколы  и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного  состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она  оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который  зависит от состава и содержания документов, степени регламентации  функций руководителей и структурных  подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Стереотипные маршруты движения свойственны  входящим документам, что определяется их адресованием.