Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

 

Из приведенной  выше таблицы можно определить анализ темпов роста документов по годам. Итак, из таблицы 2.3.1. видно, что в 2012 году по сравнению с 2010 и 2011 годами количество входящих и исходящих документов в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек» возросло, в 2012 году по сравнению с 2011 годом количество документов возросло на 2160, что составляет 138.63%. это говорит о том, что у ОсОО  «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек» работа год за годом увеличивается и количество выпускаемых документов растет. Графический метод исследования анализа документооборота отражен на рисунке 2.3.1.

Рис. 2.3.1. Динамика  входящих и исходящих  документов в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»2010-2012гг

 

Из рисунка  видно, что все документопотоки  в 2012г. по отношению к 2010 и 2011гг. возросли.

Из приведенной  ниже таблицы можно определить структурную  характеристику документооборота.

В ходе структурного анализа можно сделать вывод, что в организации преобладают внутренние документы, исходящие документы в процентном соотношении в 2012г. составляют 32,3%, входящие документы 29%, а к внутренним 38,7%. Доля исходящих документов по сравнению с предыдущими годами выше, так если в 2011 году их доля составляла 27,4%, то в 2012 году он составил 32, 3%.

Данная  ситуация сложилась в связи с  тем, что увеличилось число работающих в связи с тем, что предприятие  расширило свои сферы деятельности, а как следствие увеличился объем  выполняемых их услуг.

Также хотелось бы отметить об увеличении переписки  с организациями и предприятиями  городов Джалал-Абад и Нарын.

Таблица 2.3.2.

Структурный анализ входящих и исходящих документов в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

	2010г.	2011г	2012г	2010г.	2011г	2012г
Входящие	1200	1520	2251	28,9%	27,2%	29,0%
Исходящие	1451	1530	2500	35,0%	27,4%	32,3%
Внутренние:	1500	2541	3000	36,1%	45,4%	38,7%
В том числе приказы	1118	2489	3641	26,9%	44,5%	47,0%
приказы по основной деятельности	325	1368	1820	7,8%	24,5%	23,5%
приказы по командировкам	253	421	621	6,1%	7,5%	8,0%
приказы по личному составу	540	700	1200	13,0%	12,5%	15,5%
Итоги в год	4151	5591	7751	100%	100%	100%

Рис. 2.3.2. структурный анализ документов в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек» за 2010г

Рис. 2.3.3. структурный анализ документов в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек» за 2011г

Рис. 2.3.4. структурный анализ документов в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек» за 2012г

 

В ОсОО «РУГИ  по ЭиТБ для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов используется журнальная регистрация. Журналы регистрации заполняются вручную. Каждое подразделение ведёт свои журналы. Общая регистрация ведётся только в части корреспонденции, адресованной руководителю, что приводит к ослаблению контроля исполнительской дисциплины.

В ходе анализа  были выявлены факты потери документов, несвоевременной подготовки и исполнения.

Так, например, только за 1 квартал 2011 года было утеряно 15 документов. Данные потери наблюдались и раннее, но со временем часть документов была найдена в других структурных подразделениях. По фактам утери в организации проводятся служебные расследования. Согласно служебного расследования по факту утери документов только в августе месяце 2011 года предприятие понесло убытки в размере 7500 сомов.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются  в единый поток исходящей корреспонденции.

Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у  других сотрудников - исполнителей. Так  что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Процесс регистрации входящего документа  можно представить в виде схемы, представленной согласно рисунка 2.3.5.

Рис. 2.3.5 - Движение входящего письма

 

Прием и  первичная обработка документов, приходящие на адрес руководителя или  предприятия осуществляет секретарь. Получив входящий документ-письмо, секретарь, проверяет целостность  конверта, регистрирует его и передает документ на резолюцию директору. Регистрация  осуществляется на основании положения  о делопроизводстве, а также по установленным правилам организации, что является нарушением в соответствии с Инструкцией.

Рассмотрев  документ, директор ставит свою резолюцию  и возвращает письмо секретарю для  передачи на исполнение. Секретарь  передает документ гл. инженеру, который  в свою очередь ставит свою резолюцию  и устанавливает контроль исполнения документа. Заявка передаётся на исполнение начальнику полигона. Начальник полигона, исполнив документ, отчитывается об исполнении документа гл. инженеру, который  отчитывается директору. Документ считается  исполненным, снимается с контроля и передается секретарю на хранение. Секретарь подшивает документ в  дело.

Рассмотрим  процесс движения исходящей и внутренней документации. Подготовив документ-просьбу гл. инженер передает секретарю на редактирование. Секретарь, после редактирования, передает документ на утверждение директору. Директор утверждает и возвращает секретарю для отправки адресату. Секретарь регистрирует документ и отправляет адресату. Копию подшивает в дело.

Подготавливает  документ (заявка) гл. инженер, передает секретарю. Секретарь передает на согласование директору. Руководитель утверждает и  передает секретарю на регистрацию. Секретарь регистрирует документ и  передает гл. инженеру. Инженер передает в структурное подразделение. Отчитывается после проделанной работы перед  директором. Секретарь подшивает  копию в дело.

Гл. инженер  еженедельно составляет сводку о  ходе исполнения документов и информирует  руководителя предприятия, в части  корреспонденции адресованной ему  на исполнение.

Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение документов осуществляется централизованно у секретаря. Для  хранения документов отведена специальная  комната. Документы располагаются  в вертикальном положении корешками  наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия  солнечного света. В целях повышения  оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с  номенклатурой дел. На корешках обложек  указываются индексы по номенклатуре.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура  предназначена для:

- группировки  исполненных документов в дела;

- учета  и обеспечения сохранности дел;

- оперативного  поиска документов в делах.

В ОсОО «РУГИ по ЭиТБ номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем предприятии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренного изменения функций  и структуры организации составляется новая номенклатура дел.

Каждое  подразделение (отдел) получает свой порядковый номер. Например, в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ номенклатура дел отдела кадров находится под № 02.

Завершенные дела постоянного и долговременного  сроков хранения хранятся по месту  их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в государственный архив.

Проанализировав маршруты движения документопотока  можно отметить, что схемы имеют  много нерациональных возвратных шагов. Маршруты движения требуют сокращения. При передаче документов электронная  связь не используется. В практической деятельности организации встречается  ряд проблем в ведении документационного  процесса а именно:

- документы  теряются;

- накапливается  множество документов, назначения  и источник которых неясен;

- документы  и информация, содержащаяся в  них, попадает в чужие руки;

- тратится  масса рабочего времени на  поиск нужного документа и  формирование тематической подборки  документов;

 

- создается  несколько копий одного и того  же документа - на бумагу и  копирование документов тратиться  немало средств;

- на подготовку  и согласование документов тратиться  много времени.

Решение проблемы управления документацией  в современных условиях, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций и обеспечивать их эффективное функционирование.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек» 
3.1 Особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия

В настоящее  время электронная техника стала  реальной необходимостью при решении  задач документационного обеспечения  управления (ДОУ) предприятием. Использование  ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ:

-документирование;

- организация  работы с документами.

С конца 90-х годов появляются системы  электронного документооборота которые  реализуют гораздо большие функциональные возможности по сравнению с предшествующими, например, они помимо работы с учетными карточками умеют работать и с  полными текстами документов, имеют  настраиваемый интерфейс, мощные средства поиска и целый ряд других сервисных  возможностей. Кроме того, они предназначены  для применения широким кругом сотрудников  любых подразделений организации, которые выполняют функции делопроизводства. С программно-технической точки  зрения СЭД реализованы в среде  современных операционных систем (Windows, UNIX) и используют клиент-серверные  технологии доступа к базам данных, а также технологии доступа Internet/Intranet.

Далее появились  системы электронного делопроизводства (СЭД). Системами электронного делопроизводства стали называть такие системы  обработки информации, которые автоматизировали учетно-регистрационные и контрольные  функции по работе с документами. Наряду с этими системами, выполняющими определенный круг функций, появились  и стали активно применяться  иные технологии и системы: системы  текстовой подготовки документов, электронная  почта, сканирование документов, архивы и т.д. В течение длительного  периода времени все технологии и системы сосуществовали друг с  другом будучи используемыми автономно  друг от друга.

На современном  этапе - происходит интеграция технологий и систем. Системы электронного документооборота постоянно интегрируются со всеми  технологиями, которые используются, либо могут использоваться для работы с документами, например: документ, подготовленный в MS Word, может быть подписан электронной цифровой подписью, затем  автоматизированным образом зарегистрирован  в системе электронного делопроизводства, затем выслан адресатам по электронной  почте, помещен в электронный  архив и т.д.

Таким образом, важнейшей тенденцией развития систем электронного документооборота является интеграция со всеми технологиями, применяемыми в работе с документами.

Среди технологий, используемых в документационном обеспечении, особое значение на современном этапе  приобретает технология электронных  цифровых подписей. Именно эта технология обеспечивает техническое и юридическое  основание для перехода на безбумажные  технологии и создание полномасштабных  систем электронного документооборота. Системы электронного документооборота и все другие технологии, используемые в работе с документами, развиваются  таким образом, чтобы обеспечивать поддержку всех процедур документирования с помощью электронной цифровой подписи.

Технологии  электронной цифровой подписи - ключевые технологии, обеспечивающие переход  к безбумажному документообороту Ключом к решению проблемы повышения  уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция  так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании  современных технических средств  для автоматизации процедур и  функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала  офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и  т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений  офиса, охраны труда персонала.

Первая  особенность и тенденция в  развитии современных систем электронного документооборота состоит в поэтапном  внедрении и поэтапном наращивании  функциональных возможностей:

-системы  электронного документооборота  внедряются поэтапно, начиная с  отдельных подразделений и заканчивая  организацией в целом; 

-системы  электронного документооборота  поэтапно наращивают функциональные  возможности, реализуя все новые  потребности пользователей; 

-системы  электронного документооборота  с периодичностью 5-8 лет переводятся  на новую программно-техническую  платформу.