Анализ системы тайм – менеджмент в магазине «Впрок»

Первый магазин  «Впрок» был открыт в октябре 1999 г. В настоящее время сеть насчитывает 40 магазинов, в т.ч. 30 - в г.  Набережные Челны, 8 - в г. Нижнекамск и 2 магазина в г. Казань. Ежедневно покупки в магазинах «Впрок» совершает более 16 тысяч человек, что свидетельствует о высокой популярности магазинов среди жителей крупнейших городов Татарстана.

Ассортимент магазинов «Впрок» насчитывает более 9000 наименований:

-моющие и  чистящие средства

-средства  ухода за волосами и телом

-средства  личной гигиены, бумажные изделия

-декоративная  косметика

-туалетная  вода

-канцтовары

-колготки  и носки

-продовольственные  товары

-хозяйственные  товары

-посуда

-товары для  детей

-товары сезонного  и аукционного ассортимента

Сейчас можно  уже с полным правом сказать, что  «Впрок» находится среди лидеров  по объему продаж непродовольственных  товаров повседневного спроса в  розницу в Республике Татарстан.

Численность сотрудников магазинов «Впрок»  составляет более 700 человек. У компании имеется собственный Учебный  Центр, в котором проводятся начальное  обучение для новых сотрудников, а также регулярные тренинги.

Поставки  в магазины сети осуществляются централизованно  из Распределительного центра ООО «Впрок-сервис», площадь которого составляет 2500 кв. м.

В данной магазине  работает 9 человек, из них 2 человек представляют управленческий персонал, а 7 человека – торговый персонал. Штатное расписание ООО «Впрок» представлено в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Штатное  расписание ООО «Впрок» на 2012 год

Руководители  и специалисты	Кол-во	Торговый персонал	Кол-во
Администратор	1	Кассир	2
Старший менеджер	1	продавцы-консультанты	5
Итого	2	Итого	7

 

Непосредственно в магазине в настоящее время  работают старший менеджер, продавцы-консультанты. Таким образом, торговый персонал в  салоне составляет 85%.

Анализ возрастной структуры персонала ООО «Впрок» показал, что большая часть работников (80%) – молодые люди в возрасте от 18 до 24 лет; 12,5 % сотрудников в возрасте от 25 до 29 лет; 7,5 % - работники в возрасте от 35 до 45 лет (см. рисунок 2.2).

Рисунок 2.2 – Возрастная структура работников

ООО «Впрок», 2012 г. (%)

По уровню образования структура коллектива представлена следующим образом: 30%, имеют высшее образование, 50% сотрудников, в основном молодые специалисты, имеют неполное высшее образование, 20% - среднее профессиональное образование.

Данная организация  существует 13 лет, часть сотрудников  предприятия (40%) работают в данной организации  от 1 до 2 лет, с самого основания работают только 30% сотрудников, менее 1 года в  организации работают 30% сотрудников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ системы тайм – менеджмента в магазине «Впрок»

По оценкам  аналитиков и самих продавцов  магазин «Впрок» - один из самых быстроразвивающихся  в России. При этом конкуренция  на нем, как и положено, на развитом рынке, очень высока: основные игроки идут, как правило, «ноздря в ноздрю», и поэтому нельзя давать себе ни малейшей поблажки. Нельзя упускать ни единой возможности быть хоть в чем-то эффективнее и лучше других. Нужно находить ресурсы, которыми можно управлять, чтобы добиться результата, успевать впереди конкурентов, контролировать время.

Руководство магазина пришло к пониманию, что нужно как можно более эффективно использовать ресурс - время. Этот ресурс нужно направлять в первую очередь на достижение стоящих перед компанией целей. Администратор магазина «Впрок» с компанией «Организация Времени» сделали несколько заметных проектов, провели тренинги и консультации, с тем, чтобы внедрить идеи тайм - менеджмента в организации.

«Временем нельзя управлять в одиночку». Эти методики в первую очередь, с точки зрения своего личного управления временем, рассматривал администратор магазина. Ежедневно перед администратором  стоит множество задач. Поэтому  он рассматривал тайм – менеджмент именно в применении к себе, потому что есть как личные дела, так  и дела магазина, на которые нужно  время. И уже потом, когда началось внедрение этой системы, стало ясно, что нужно решать задачи вместе со всем рабочим персоналом.

Время - это  такая категория, где нельзя управлять  одному, все должны действовать совместно.

Контроль  поручений. Для того, чтобы система тайм - менеджмента работала в рамках всего магазина, нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями. Сегодня в магазине есть четкая система поручений и контроля. Поручения даются устно, по электронной почте или на бумаге, и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, администратор получает уведомления. Далее исполнитель отчитывается перед руководством, и принимается решение: либо перенести срок, либо предпринять что-то еще. Главное в том, что ни одно поручение не теряется, не забывается - потому что оно находится под контролем, что очень важно.

Таким образом, время не расходуется впустую. Все  четко, все расписано, время каждого  человека используется максимально  эффективно.

Администратор распределяет задачи по подчинённым, расставляя приоритеты и разделяя их по проектам. А значит, нет необходимости держать всё в голове; модификации выполняются просто и в каждый момент времени есть актуальная версия происходящего.

При необходимости  администратор наглядно видит как ход работ по проекту, так и загруженность конкретного сотрудника. Как итог - существенно экономится время всех сторон, но особенно - администратора, а эффективность работ при этом повышается.

В случае, когда  общая картина ясна и наглядна, повышается качество расстановки и  изменения приоритетов, а значит - выполняется меньше лишней работы или работы, сделанной не вовремя. Вся история по ходу работ сохраняется автоматически, а значит, разбор и анализ конфликтной ситуации требует минимум времени и является объективным для обеих сторон.

В результате, сокращается время на непроизводительный труд, и больше ресурсов остаётся для  самого проекта.

 Введение  простейших регламентов на ввод  и представление информации по  проекту, а также автоматически  накапливаемая системой история  по ходу работ позволяют легко  переключать сотрудников между  задачами, уменьшать или увеличивать  количество исполнителей.

«Впрок» используя такую систему управлению, наиболее эффективно распределяет рабочее время администратора и сотрудников магазина.

Анализ системы  тайм – менеджмента в магазине «Впрок» был проведен на основе опроса, анкета которого представлена в главе 1.3

В анкетировании  участвовали все сотрудники магазина «Впрок».

Наглядно уровень занятости работников посторонними делами  можно проследить по рисунку 2.3.

Рисунок 2.3 - Уровень занятости работников посторонними делами  в магазине «Впрок»

В анкетировании  участвовали все сотрудники магазина «Впрок».

В ходе исследования было выявлено, что только 43% сотрудников  магазина оценивают работу, прежде чем приступить к ней, в  то время  как 57% начинают приступать к ней  сразу, не вникая в суть дела. Примерно такое же положение отмечается в  отношении разговоров по телефону, так как разговаривают по телефону во время работы  54%, в то время 46%не делают этого во время работы.

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Выявленные факторы, снижающие эффективность системы тайм-менеджмента

 

В результате исследований были выявлены следующие факторы снижающие  эффективность системы тайм-менеджмента:

1. Работники не планирует работу ни свою, не своего отдела.
2. Работники не вникают в суть дела.
3. Разговоры по телефону на рабочем месте.

Разговоры по телефону занимают очень  много времени. Это плохо сказывается на выполнение работы. Некоторые сотрудники пытаются работать и разговаривать одновременно. Этого делать нельзя. Это ведет к невнимательному выполнению работы.

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством  коммуникации и тем самым наиболее частым источником «помех» в деловой  жизни. Из десяти менеджеров девять проводят у телефона по крайней мере один час в день, а четверо из десяти разговаривают по телефону более двух часов в день.10 телефонных «грехов» 
1. Неясная цель разговора. 
2. Импровизация в подготовке к разговору. 
3. Неблагоприятное время для звонка. 
4. Поиски номера абонента. 
5. Звонок без предварительной подготовки документов. 
6. Предварительно не записаны ключевые слова. 
7. Не объясняется цель разговора. 
8. Монологи вместо выслушивания с постановкой вопросов. 
9. Не ведется последующая запись разговоров. 
10. Неконкретные договоренности.

 

 

3 Рекомендации или мероприятия по совершенствованию системы тайм-менеджмента в магазине «Впрок»

 

 

Для того что  бы система тайм-менеджмента работала в магазине «Впрок»,нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями на управлении делами руководителя. Сегодня в магазине «Впрок», есть четкая система поручений и контроля. Поручения даются устно, по электронной почте или на бумаге, и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, администратор магазина получает уведомления, и на их основе запрашивает дополнительную информацию, почему случился сбой. Далее исполнитель отчитывается перед администратором магазина, и принимается решение: либо перенести срок, либо предпринять что-то еще. Главное в том, что ни одно поручение не теряется, не забывается - потому что оно находится под контролем, что очень важно.

Следующий шаг  после налаживания системы контроля поручений - внедрение единых стандартов тайм-менедмжента в компании. Например, администратору магазина нужно назначить встречу. Он берет свой коммуникатор, смотрит числа, находит «окно» - и называет время. Если какая-то встреча назначается не администратором магазина, то старший продавец планирует ее, выбирая свободное время, а администратор магазина видит это обновление в своем календаре и уже знает, когда и с кем предстоит встретиться. Соответственно можно дать поручения своим подчиненным подготовить материалы к этой встрече. Таким образом, время не расходуется впустую. Все четко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно. И самое главное - вся информация хранится на сервере. Это значит, что электронное письмо не потеряется - оно стало полноценным документом.

В магазине «Впрок» возникают неожиданные  вопросы и проблемы, которые сбивают  график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. Все выше сказанное  поможет не тратить в пустую время. Вовремя и качественно выполнять свою работу.

Ведь как  глоссит известный афоризм : «Время-деньги».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

 

I Специальная литература:

1. Грошев И. Особенности влияния организационной культуры на эффективность деятельности персонала фирмы // Проблемы теории и практики управления. 2010. № 7. С. 114-119.
2. Кротова А., Батуева В. Оптимизация издержек: формируем культуру или регулируем организационный климат /А. Кротова, В. Батуева, 2009. 149с.
3. Кубанешвин А.П. Преобразование компании – начните с корпоративной культуры // Управление персоналом.  2012.  №2. С. 12-14.
4. Левкин Н. Организационная культура: необходимость систематизации ключевых положений // Проблемы теории и практики управления.  2011. № 4. С. 8-16.
5. Мак-Кормак Марк Достижение результатов для Чайников.2009. 423 с.
6. Пичугин В. Как повысить свой авторитет в глазах подчиненных? // Управление персоналом.  2011.  № 5. С. 35- 43.
7. Сандхайм Даг, Дод Памела 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента.2011??????? Город и название издательства

II Текущий архив организации

 8. Устав ИП «Впрок» .

III Интернет-ресурсы:

9.Организация времени.  http://ov1.ru/?_openstat=ZGlyZWN0LnlhbmRleC5ydTs2MzQ3NzM7MTQyNDkwMTg7eWFuZGV4LnJ1OnByZW1pdW0

           11. Тайм-менеджмент (управление временем) - наука, позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире

         http://www.koob.ru/time/

            13. Тайм-менеджмент: простые способы управления временем.

http://psyfactor.org/lib/time-management-2.htm

 

 правильное оформление списка литературы  ниже

Список использованной литературы

 

 

I    Нормативно-правовые материалы:

1. ГОСТ 7.0.5 – 2008. Издания. Выходные  сведения. Общие требования и  правила оформления. М., 2008. 43 с. 

2. ГОСТ Р ИСО 9001 – 2008. Системы менеджмента качества. Требования. М.: Стандартинформ, 2008. 43 с.

3. Конституция Российской  Федерации.  М.: Приор, 2001. 32 с.

II  Специальная литература:

4. Волошко Н.И., Ляшко А.А., Снитко А.П., Ходыкин А.П. Товародение, экспетиза и стандартизация. М.: Дашков и К, 2008. 456с.