Тайм-менеджмент

В современных условиях хозяйствования одним из важнейших аспектов в  повышении конкурентоспособности  предприятия выступает совершенствование  организации труда на рабочем месте. Невозможно переоценить роль менеджера в этом, ведь каждый специалист должен быть готов к самостоятельной работе в экстремальных ситуациях, своевременно реагировать на изменения рынка, общаться с зарубежными коллегами на высоком профессиональном уровне, иметь надлежащий интеллектуальный уровень и т.п.

В результате потребности в эффективном  управлении личным временем , его распределении и использовании возникло такое понятие,  как тайм менеджмент, определения и подходы к реализации которого достаточно актуальными и одновременно противоречивыми . Это и создает полемику по данному вопросу .Данную тему рассматривали и исследовали такие ученые как С. Кови, Б., Трейси, М. Хайнц,  А. Горбачев, Г. Архангельский и др.. Тайм менеджмент - одна из наиболее выгодных инвестиций на будущее. Часы,  вложенные в изучение этой удивительной науки, могут сэкономить годы. Изучая тайм менеджмент, можно научиться гораздо лучше использовать свое время от домашней работы к развитию и работы в крупных корпорациях. Очень важно осознать, что тайм менеджмент может стать одной из самых мудрых инвестиций в жизни, потому что это инвестиция в развитие всех проектов, в личностное и духовный рост , что является залогом успеха как на уровне личности, так и целой компании .

Управление временем ( от англ . Time management ) - совокупность методик оптимальной организации для выполнения текущих задач,  проектов и календарных событий . Первоначально управление приписывалось только бизнеса или трудовой деятельности, но со временем срок расширился, включив личную деятельность. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техники и методов. Обычное управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб .

По  мнению Стивена Кови, тайм менеджмент в узком смысле - это организация личного времени каждого человека. Он актуален в тех случаях,  когда у работников существует какая-то свобода выбора, оказывается творческая инициатива. Когда человек вынужден самостоятельно принимать решения, должна организовывать процесс работы с клиентами, ей необходимо обладать технологиями организации личного времени, повышение эффективности.

Специалисты выделяют два вида тайм менеджмента: личный и корпоративный. В широком понимании тайм менеджментом является механизм управления временем компании. В таком случае основное внимание уделяется организации работы в целом, а использование рабочего времени каждым сотрудником - это следствие правильного построения корпоративной системы.

Управление временем может помочь путем ряда навыков, инструментов и  методов, используемых при выполнении конкретных задач , проектов и целей. Этот набор включает широкий спектр деятельности, а именно : планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ затрат времени, мониторинг, организация, составление списков и расстановки приоритетов.

Эффективность тайм - менеджмента, прежде всего, зависит от осмысления значения времени как ценного ресурса  в личной жизни и особенно в  профессиональной деятельности . Ведь время не возвращается. Его невозможно накопить, приумножить, передать. Поэтому эффективность управления временем - это качественный показатель , определяемый количеством выполненных наиболее приоритетных задач, а не способностью выполнять больше за определенный промежуток времени с меньшей эффективностью. Управление временем - это не одно направление работы, а определенный процесс, «круг правил, соблюдение которого ведет к успешным результатам.

Потребность в тайм-менеджменте  в настоящее время обусловлена  такими факторами: как быстрые темпы  изменений внешней среды; нестабильность мировой экономики и конъюнктуры  рынка; постоянная потребность в  изменениях и инновациях, которые  уже становятся нормой, а не редким исключением; рост удельного веса нематериальных активов в

стоимости организации и другие составляющие, непосредственно связанные  со сферой функционирования организации. Все они приводят к конкретным действиям в отношении сотрудников  организации, а именно требуют делегирования  работникам больших полномочий, постоянного  увеличения количества решаемых задач, предоставления возможности принятия самостоятельных решений и планирования своей работы. При этом важно организовать деятельность персонала так, чтобы  они четко осознавали свою цель и  задачи, стоящие перед ними, грамотно расставляли приоритеты и могли  осуществлять гибкое планирование своего времени. Прежде чем менеджеру приступить к реализации тайм-менеджмента в организации нужно определить, какая стратегия управления персоналом изначально реализуется в компании, «стратегия принуждения» или «стратегия убеждения». Эти две стратегии образно выражены Антуаном де Сент-Экзюпери: «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю.

Тогда они сами построят корабль». При  этом в зависимости от выбранной

стратегии совершенно по-разному проявляется  роль тайм-менеджмента в

управлении персоналом. Первая область технологий тайм-менеджмента касается систем управления.

В наше время за это направление  «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный  менеджмент и другие технологии управления временем организации. Вторая «сюжетная  линия» говорит об организации личной работы, которую человек осуществляет по собственному почину, не желая тратить  напрасно невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге – своей жизни. На основании такого разделения технологий тайм-менеджмента можно выделить области их применения в процессе управления деятельностью организации и ее сотрудников. Если от работника требуется лишь четкое следование указаниям руководителя и выполнение должностных инструкций, то более действенно будет применение «стратегии принуждения» и управленческих технологий первой группы, непосредственно влияющих на временные затраты и их минимизацию. Это объясняется тем, что исполнительность и результаты деятельности сотрудника персонала напрямую зависят от функционирования всей организации в целом и от грамотного регулярного менеджмента. В случае, если исполнителю необходимо проявлять необходимо проявлять творческую инициативу, принимать самостоятельные решения непосредственно в ходе работы, гибко и незамедлительно реагировать на происходящие вокруг изменения, а также брать на себя ответственность, а не только следовать заданным инструкциям и выполнять предписанные действия, нужными и актуальными становятся управленческие технологии тайм-менеджмента второй группы. Очевидно, что в данной ситуации, работнику необходим личный тайм-менеджмент с целью повышения личной эффективности, как одного из ключевых звеньев успешной работы организации в целом.

Таким образом, для успешного функционирования организации и достижения эффективных  результатов менеджер должен уметь  грамотно осуществлять тайм-менеджмент, учитывая характер выполняемых работ  и особенно стратегию управления персоналом, реализуемую в данный период времени в организации. Важно осознавать необходимость применения тайм-менеджмента, и влияние его технологий на поведение сотрудников, которые, в свою очередь, могут превратиться в активных деятелей благодаря правильному применению технологий тайм-менеджмента. Реализуя тайм-менеджмент в организации, менеджер сможет скоррелировать цели организации и цели работника, тем самым направить его в нужном направлении и получить при этом нелинейное улучшение процесса функционирования организации, повысить ее адаптивность, конкурентоспособность и скорость реакции на изменения. Грамотный и регулярный тайм-менеджмент также дает сотрудникам осознание того, что неэффективное использование своего рабочего времени – это потери не только главы организации, но и их собственные, которые могут привести к существенному сокращению эффективности деятельности организации и, как следствие этого, к уменьшению личной прибыли каждого отдельного работника, причем не только ее материальной стороны. Реализация тайм-менеджмента и применение его технологий повышает эффективность управления персоналом организации, сокращает потери времени и способствует достижению желаемых результатов.