Тайм-менеджмент

Время – это специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами,рабочей силой, сырьем.

Режим рабочего времени – неотъемлемая составная  часть внутреннего трудового  распорядка. Он адресован персоналу  нанимателя – каждому работнику  и коллективу в целом. Поэтому  режим рабочего времени как элемент  трудовых отношений регулирует Трудовой кодекс и другие акты трудового законодательства.

Управление  временем — технология организации времени и повышения эффективности его использования. Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Под режимом рабочего времени понимается действующий у нанимателя порядок распределения норм продолжительности рабочего времени на протяжении суток (режим рабочего дня (смены)), недели (режим рабочей недели) и других календарных периодов.

Назначение  режима рабочего времени означает установление для трудового коллектива и каждого  работника начала и окончания  работы, обеденного и специального перерывов, порядок чередования  работников по сменам, дни недели, объявляемые  рабочими и выходными днями. Без  этого невозможна совместная работа,  в целом – организация коллективного  и индивидуального труда.

Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели.

 «Тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем» – это управление по наиболее рациональному использованию времени.

«Тайм менеджмент» — это наука о том, как спланировать четкий график работы/жизни на день, неделю, месяц, год. В результате оптимизации, рабочее время выстроится более плотно и эффективно. Тайм менеджмент затрагивает не только организацию рабочего времени, но и обстановку рабочего места, общение с коллегами по работе и многие другие факторы, которые могут повлиять на время.

Одним из родоначальников  тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж  трудовой деятельности рабочего. Также  можно упомянуть знаменитого  Генри Форда, который ввел на своих  предприятиях конвейер и тем самым  сократил время сборки автомобилей  и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся: анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса.

• Анализ – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также выделить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Анализ использования  времени поможет выявить временные  потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность. Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени.

В процессе анализа  выявляются сильные и слабые стороны  использования временного ресурса. Для этого необходимо ответить на некоторые вопросы, такие как:

• была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);
• были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);
• было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации);
• был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если

более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых  определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

В результате анализа  выявляются «воры времени», различные  ошибки использования рабочего времени, необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного работника. 

• Планирование – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени.

Планирование  может быть долгосрочным, среднесрочным  и краткосрочным. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным.

Сам процесс  планирования заключаются в том, что формулируются результаты и  устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям.

• Постановка целей – необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том

Постановка целей –  это выражение в виде четких намерений  и в точных формулировках  наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели  и на их выполнение, какие методы управления временем при этом следует применять, а какие применять не следует. Для этого цель должна описывать конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели  - безусловная  предпосылка планирования, а следовательно, и успеха, заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надо достичь. Осознание  своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к.

цель даёт ясное представление  о том, в каком направлении  необходимо двигаться.

Постановка целей –  это временный процесс, поскольку  в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели.

• Принятие решений – предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение  значит установить приоритетность. Основные проблемы руководителей заключаются в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работ и  распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.

Очередность выполнения задач  можно определять, пользуясь следующими критериями и методами :

1. Принцип Парето ( соотношение 80:20)

Применительно к рабочей ситуации руководителя: в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80% результатов. Это  означает, что не следует сразу браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью.

2. Установление приоритетов с помощью анализа АБВ

Техника этого анализа  исходит из опыта, что доли в процентах  более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три группы, в соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные(менее важные).

Анализ АБВ основывается на трёх закономерностях:

• важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.
• на важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.
• менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь примерно 15%.

3. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

Этот принцип является простым вспомогательным средством  в случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела.

Все дела подразделяются на 4 группы:

1)    срочные/ важные дела – их необходимо выполнять самому руководителю;

2)    срочные/менее важные дела   - их следует делегировать;

3)    менее срочные/важные задачи – их необязательно выполнять сразу, но выполнять их надо самому;

4)     менее срочные/ менее важные дела – от их выполнения следует воздержаться.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует, не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию. 

• Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации.

Контроль охватывает три  задачи:

• анализ достигнутого состояния;
• сравнение запланированного с достигнутым;
• корректировка по установленным отклонениям.

Тайм-менеджмент помогает более  эффективно использовать не только рабочее  время, но и время отдыха. В частности, рекомендуется не брать работу домой, организовать быт так, чтобы он занимал  минимум времени, заранее тщательно  планировать свободное время  и следовать этим планам, в частности  регулярно практиковать эмоциональное (театры, концерты, выставки и т. п.) и физическое (спорт, фитнес) переключения. Использовать для активного отдыха не только выходные, но и как минимум один вечер рабочего дня в неделю, а также использовать в качестве мини-отпуска длинные выходные и праздничные дни. 

Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это  такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально  рационализировать свой рабочий  день и рабочее время своих  подчиненных. Тайм-менеджмент – это  совокупность общих методов и  рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

Экономическое значение «тайм-менеджмента» заключается  в том, что за счет рационального  использования времени возможно значительное повышение производительности труда как отдельного человека, так  и всего коллектива в целом. Личное же значение заключается в том, что  он позволяет человеку обрести значительное количество свободного времени, которое  будет позволять ощущать себя свободным, уделять больше внимания своему отдыху, здоровью и личной жизни.