Анализ системы тайм – менеджмент в магазине «Впрок»

- Подготовительно-заключительное время - это знакомство с заданием, получение инструментов, материалов, их раскладка в начале смены или в начале обработки партии и все это же в конце смены.

- Оперативная  работа - время, но преобразованию  предметов труда, которое делится на основное и вспомогательное.

- Организация  обслуживания рабочего места  - время, которое рабочий тратит  на поддержание рабочего места  в состоянии готовности, для производительной работы.

- Отдых и  личные надобности, зависят от  условий труда;

- Непроизводительная  работа - время, которое рабочий  тратит на работу, которая не  является его основной операцией.

- Нарушение  трудовой дисциплины;

-Перерывы  по организационно  техническим  причинам, не зависящие от работника.

- Регламентированные  перерывы, обусловленные технологиями.

Основные  принципы тайм – менеджмента:

1. Кропотливая  самостоятельная работа.

Качественную, эффективную систему организации  своего времени человек может  разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Получая  информацию о существующих системах и методах построения собственной, поддержку принятия решений и  толчок к самосовершенствованию - не нужно считать предлагаемое вам правилом, не подлежащим сомнению. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только вы сами.

2. Индивидуальность  решения.

На Западе понятие тайм - менеджмента, как правило, связывают с набором конкретных унифицированных подходов. В России важную роль играет человеческий азарт, в состоянии которого мы способны свернуть горы, запнувшись при этом на простой попытке подойти к  творческому процессу с линейкой, таблицей и секундомером. Для нашего менталитета поиск приемов организации  времени связан с глубоким анализом индивидуального стиля работы конкретного  человека. О стереотипах планирования не может идти и речи – такую  «смирительную рубашку» могут использовать с пользой для себя только личности структурированного типа. А между  тем люди более хаотичного склада также стремятся добиться эффективности  и успешности. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

3. Необходимость  отслеживания собственной эффективности.

Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе  полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с  максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм -менеджмента. Но главный результат использования хронометража – появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и человек начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.

4. Мышление, направленное на эффективность.

Первостепенную  роль играет непосредственное изменение  мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся  к оптимизации и повышению  результативности - в силах применять  имеющиеся методы, настроить их под  свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации  времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь – это, как  раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом  виде деятельности [50].

5. Достижимость  и неисчерпаемость резервов эффективности.

Основополагающий  принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы  эффективности, развития и самсовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода – вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.

1.2 Факторы, влияющие  на эффективность тайм-менеджмент

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб [4, с.137].

Задача  тайм - менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Основной  секрет управления временем заключается  в сосредоточенности и целенаправленности:

Первостепенные  задачи — это дела срочные и  важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься  самому и немедленно.

Далее идут дела важные, но не срочные. Такие  задачи можно отложить, однако они  могут оказать сильное влияние  в долгосрочной перспективе. Несрочные  и важные дела имеют привычку становиться  срочными и важными, если их постоянно  откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.

Срочные, но не важные задачи мало сказываются  на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей  эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно  перепоручать или уменьшать их количество.

Логично предположить, что несрочные и  неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких  последствий при их невыполнении.

Эффективный тайм – менеджмент подразумевает  тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его  придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать  его и, при необходимости, добавлять  новый.

Согласно  принципам тайм – менеджмента, все  дела в плане желательно разделить  на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм – менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства  они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который  они намечены.

Вторая группа составляемого плана, – это важные, но не требующие немедленно исполнения, дела. Их можно выполнить, если в  намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.

Третья группа плана для личного тайм – менеджмента  состоит из мелких рутинных дел. Эти  мелочи необходимо не только учитывать  при планировании, но и как можно  быстрее ликвидировать, – они  имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность [38].

Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм – менеджмент в  организации среднего и более  масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников  этой организации, включая и их руководящий  состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп  будет недостаточно. Согласно правилам тайм – менеджмента, каждое крупное  дело при планировании нужно разбить  на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать  цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное  время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность  выполнения.

Кроме того, правила тайм – менеджмента включают в себя учёт необходимости личного  участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при  этом возлагается и ответственность  за качество работы.

К общему плану  распределения времени, для повышения  эффективности тайм – менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому  в случае возникновения каких  – то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы  и время, если случится что-то непредвиденное.

Приступать  к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм – менеджмента. 

Основным  же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование - есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих  перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным. 

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете  к экономии времени в целом. 

Очевидно, затраты  времени на планирование не могут  бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует  тратить на планирование более 1% общего планового времени. 

Планирование  всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей  устанавливаются цели среднесрочные  и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования [45]. 

Сам процесс  планирования заключаются в том, что формулируются результаты и  устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При  этом желательно соблюдать некоторые  правила планирования.

1) Во-первых, следует осуществлять планирование  в письменном виде. Чтобы план  был не просто перечнем дел,  которые необходимо выполнить  за день, стоит его делать еще  и мотивирующим инструментом  – ориентировать его на результат.  Например, писать в списке не  «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно  было поставить рядом с это  записью жирную галочку. Это  одно из сильных мотивирующих  средств.

Во-вторых, следует  учитывать результаты предшествовавшего  анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа  выявляются ошибки, присущие данному  руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации  последствий этих ошибок.

В-третьих, не следует планировать полностью  весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

Следует устанавливать  четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые  не допускали бы доделку недоделанного  и решение недовешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.