Совершенствование (разработка) системы управления адаптацией персонала

 

            Создание службы адаптации персонала или введение такой должности избыточно для масштабов ГОУ СПО «ОХПК». Управление процессом адаптации здесь может быть построено на введении в функциональные взаимосвязи подразделений элементов организации труда для того, чтобы создать необходимые условия трудовой адаптации на конкретных рабочих местах и в организации в целом. Кроме того, управление адаптацией требует отлаженной системы морального и материального стимулирования труда.

            Функциональные взаимосвязи в управлении адаптацией персонала отражены в таблице 3.3. шифры руководителей и подразделений организации даны в соответствии с шифрами, принятыми нами в таблице 2.8.

 

 

Таблица  3.3  Функциональные взаимосвязи  в управлении адаптацией персонала

 

Выполняемые функции

Подразделения - исполнители

Работы утверждают

1

2

3

4

5

6

2.1

2.2

2.3

3.1

3.2

4.1

4.2

А

Б

В

Г

Д

Е

Ж

З

Назначение руководителя процесса адаптации

У

У

У

У

У

Р К

С

С

С

С

С

С

О

Назначение наставников

У

О

У

У

О

У

О

У

У

О К

С

Р К

Р К

Р К

Р К

Р К

С К

С

Совершенствование материального  стимулирования работников

О

У

У

У

У

У

У

У

У

У

Р

С

С

С

С

С

П К

С

Разработка и корректировка  программ адаптации

У

О

У

У

О

У

О

У

П

О

С

С К

С К

С К

С К

С К

С К

Р К

Обучение работников и руководителей основам адаптации в коллективе

О

П

У

У

П

У

П

У

П

П

Р

С

С

С

С

С

С

О К

Осуществление мониторинга

У

О

У

У

О

У

О

У

П

О

Р

С К

С К

С К

С К

С К

С К

О К

 

          При разработке и внедрении системы адаптации необходимо учесть ряд существенных моментов:

1. обязательно формально закрепить руководителя процесса адаптации, отвечающего за процесс, разъяснение и продвижение процедуры адаптации новых сотрудников в организации;
2. успешность внедрения системы адаптации во многом зависит от степени вовлеченности (осознания своей роли и задач) линейных руководителей;
3. важно выстроить оптимальным образом информационные потоки внутри организации,

чтобы необходимые данные своевременно предоставлялись всем участникам программы  адаптации.

            Наглядно систему управления адаптацией персонала колледжа можно показать в виде организационной схемы, представленной на рисунке 2.

 

         Рисунок 3.    Система управления адаптацией персонала колледжа  

                                                                                                                     

 

3.3     Программа адаптации сотрудников ГОУ СПО «ОХПК»

         

           Программа  адаптации новых сотрудников  содержит две части – общую  и индивидуальную и завершается подробным отчетом о результатах деятельности обеих сторон.

 В целом  и общая, и  индивидуальная части программы  адаптации рассчитаны на период  испытательного срока, в колледже  он составляет месяц для специалистов  и шесть месяцев для руководителей, но особенности и содержание педагогического труда, а также практика адаптации специалистов в организации показывают необходимость «ведения» новых сотрудников в течение года. В  особую категорию адаптантов можно выделить специалистов– практиков, выработавших на производстве определенный профессиональный стаж, но  незнакомых с особенностями образовательной деятельности, так как для них возникает необходимость обучения основам педагогики и методики.

Эти проблемы  в колледже решает Школа молодого педагога, действующая постоянно согласно ежегодно утверждаемым планам работы, под руководством методиста. 

 

Таблица 3.4   Программа адаптации  сотрудников  в ГОУ СПО «ОХПК»

№ п/п		Наименование мероприятия	Содержание мероприятия	Ответствен -ный
1. О Б Щ  А Я    Ч А С Т Ь
ЭТАП  1	1.1	Вводное ориентационное собеседование	Место колледжа на рынке образовательных услуг (реализуемые виды и формы образования, виды образовательных программ). Ближайшие и долгосрочные цели развития. История развития колледжа. Сведения о функциональных подразделениях. Система управления колледжем (разграничение полномочий, порядок принятия решений). Система материального и морального стимулирования (полная информация о размере заработной платы). Система обучения и развития персонала. Охрана труда и техника безопасности.	Инспектор отдела кадров
ЭТАП  1	1.2	Личное ознакомление с колледжем  и его сотрудниками	Представление сотрудника персоналу    подразделения. Показ основных помещений. Показ расположения основных служб.	Инспектор по кадрам
ЭТАП  2	1.3	Ознакомление с рабочим местом	Детальное описание образовательного процесса и внутренних функциональных взаимосвязей. Должностные обязанности и ответственность (отдельно – виды деятельности). Описание текущей работы и ожидаемых результатов. Разъяснение важности данной должности и того, как она соотносится с другими в подразделении и в организации в целом. Нормативы качества выполняемой работы и способов ее оценивания. Расписание и режим рабочего дня (отдельно в каникулярное время). Виды отчетной документации и правила ее заполнения. Дополнительные ожидания (замена отсутствующего работника, участие в учебно -производственных программах).	Заведующие отделениями для  преподава-телей; старший мастер для мастеров производственного  обучения; директор для руководителей; инспектор по кадрам  для остальных.
ЭТАП  2	1.4	Ориентацион-ное собеседование  с непосредствен-ным руководителем	Разъяснение задач и требований к работе. Ответы на вопросы. Обсуждение предложений (пожеланий) нового сотрудника.	По схеме, указанной в п.1.3
2. И Н Д  И В И Д У А Л Ь Н  А Я    Ч А С Т Ь
ЭТАП  2	2.1	Вхождение в должность	Освоение видов деятельности: образовательной; методической; организационной. Освоение норм и правил поведения в организации и коллективе.	Наставник, председатель ЦМК
ЭТАП  3	2.2	Назначение наставника	Помощь в планировании и сопровождении работы. Оценка деятельности нового специалиста.	По схеме, указанной в п.1.3
ЭТАП  3	2.3	Включение в программу «Школа молодого педагога»	Участие в адаптационных семинарах, посвященных организационным, методическим и коммуникационным проблемам. Получение обратной связи.	Методист, психолог, заведующие отделениями, ст. мастер
3.  С О  С Т А В Л Е Н И Е     О Т Ч Е Т А
ЭТАП  4	3.1	Составление отчетов по итогам адаптации	Отчет о степени адаптированности нового сотрудника. Отчет о выполнении заданий.	Наставник,   адаптант

 

 

 

3.4.    План реализации проекта

           Представленный проект может быть внедрен в течение года. Такой временной период обусловлен необходимостью решить следующие вопросы:

• создать программу и систему управления адаптацией;
• закрепить у сотрудников позитивное отношение к внедрению системы;
• разработать схему финансовой поддержки проекта;
• обеспечить проект методическими материалами.

              

Таблица 3.5.  План – график внедрения проекта в 2006г. в ГОУ СПО «ОХПК»

   

Месяц	Мероприятие	Ответственный
Сентябрь	Подбор и назначение руководителя процесса адаптации и закрепление  за ним функций.	Директор
Октябрь	Утверждение стандарта адаптации. Создание рабочей группы и разработка программ адаптации.	Руководитель процесса адаптации
Ноябрь	Учреждение наставничества. Обучение наставников.	Линейные руководители
Декабрь – август	Создание методических материалов; разработка схемы материального  и морального стимулирования  адаптационных программ; разъяснительная работа в коллективе; обратная связь сотрудников колледжа о готовности к внедрению системы; запуск системы.	Руководитель процесса адаптации

 

            Проект не требует капитальных  затрат. Вся сумма затрат за год составит 35380 рублей. Это объясняется тем, что в проекте предложены наиболее экономичные способы внедрения системы адаптации в ГОУ СПО «ОХПК».

            Вместо введения специалиста по адаптации мы предлагаем расширить функции инспектора по кадрам, назначив ему доплату 800 рублей в месяц.

            Доплаты за наставничество будут  производиться четырем наставникам  в размере 200 рублей ежемесячно, что составит 7%  от средней  заработной платы работников  за 2004 год.

            Расходы на разработку трех программ (две специализированных – для преподавателей и мастеров производственного обучения и одна общая часть) определены из расчета 420 рублей, что составит 15%  от средней заработной платы работников за 2004 год.

            На разработку и изготовление методических материалов выделяется 3000 рублей один раз в год.

            Расходы на совершенствование  системы материального стимулирования  определены оценочно, так как  этот  процесс связан с системой  премирования.  На обучение отпущено  1920 рублей в год. Из них 420 рублей – разовая выплата за разработку программы обучения и 1500 рублей на само обучение, которое будет проводиться в колледже.

            Смета расходов на внедрение  системы адаптации и удельный  вес каждой из статей расходов представлены в таблице 3.6.

                                              Таблица 3.6.    Затраты на  реализацию проекта  

                                           

№ п/п	Наименование операции	Затраты, руб. в год	Удельный вес статьи затрат, %
1	Назначение ответственного за адаптацию	9600	27.13
2	Разработка методического сопровождения  адаптации	4260	12.01
3	Назначение наставников	9600	27.13
4	Совершенствование системы материального  стимулирования	10000	28.3
5	Обучение	1920	5.43
ВСЕГО		35380	100

            Затраты, приведенные в таблице, являются примерными, без учета налоговых отчислений.

            Подготовка персонала к внедрению проекта заключается в формировании позитивного отношения к внедрению системы адаптации у всех работников колледжа и готовности принять участие в реализации проекта.

 

Таблица 3.7.   План подготовки персонала  к внедрению проекта

 

№ п/п	Мероприятие	Ответственный исполнитель	Сроки
1	Назначение руководителя процесса адаптации	Директор	Первая стадия внедрения проекта
2	Утверждение стандарта адаптации	Инспектор отдела кадров	Первая стадия внедрения проекта
3	Утверждение инструкции по адаптации. Разработка и утверждение программ адаптации.	Директор, инспектор отдела кадров; линейные руководители, руководитель процесса адаптации	Первая стадия внедрения проекта
4	Учреждение наставничества. Обучение наставников	Инспектор отдела кадров; руководитель процесса адаптации	Первая стадия внедрения проекта
5	Разъяснительная работа в колледже	Руководители подразделений, руководитель процесса адаптации	Постоянно
6	Методическое обеспечение системы  адаптации персонала в колледже	Руководитель процесса адаптации	Постоянно
7	Совершенствование материальной заинтересованности в труде	Директор, Главный бухгалтер, руководитель процесса адаптации	Постоянно
8	Обеспечение обратной связи с работниками  на предмет их готовности к внедрению  системы	Руководитель процесса адаптации	Постоянно

 

            Вывод: в современных условиях  существование стабильной и экономически  эффективной организации невозможно без продуманной и хорошо отлаженной системы адаптации. Как всякая система, система управления персоналом не поддается расчленению и «исправлению» по частям. Поэтому подсистему адаптации нужно строить исходя из целостности управления, учитывая взаимосвязи с другими элементами и процессы изменений всей системы.

           

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

            В результате выполнения выпускной работы разработан проект построения системы адаптации персонала в  ГОУ СПО  «Омский художественно – промышленный колледж». Цель проекта – создание эффективной системы адаптации кадров в организации.

            Задачами проекта стали:

1) снижение влияния негативных факторов на удовлетворенность трудом у сотрудников колледжа;

2)  обеспечение колледжа квалифицированными кадрами;

3)  снижение текучести кадров;

4) разработка механизма адаптации новых работников к коллективу и профессиональной деятельности;

5)  общее повышение эффективности деятельности ГОУ СПО «ОХПК».

Использование отработанных в колледже форм и методов адаптации, возможность ограничиться  собственными ресурсами, низкая затратность проекта делают его внедрение вполне приемлемым для организации.   

Выводы: в ходе выполнения работы были решены задачи:

• проанализированы теоретические аспекты адаптации, определены ее цели, задачи и основные компоненты, выделены этапы и методы адаптации; рассмотрены особенности управления адаптацией;
• проанализирован процесс адаптации персонала в ГОУ СПО «ОХПК» и сделаны выводы о его стихийном и формальном характере при наличии положительных наработок в этой области;
• предложен комплекс работ по выстраиванию системы адаптации персонала колледжа, разработана ее структура, обоснованы методы и технология адаптации;
• предложены практические рекомендации по созданию системы адаптации в колледже, включающие программное обеспечение, план подготовки сотрудников, сроки и затраты на внедрение системы.

            Таким образом, цель работы  через реализацию поставленных  задач выполнена.

           

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

КНИГИ