Проблема организации хранения и уничтожения электронных документов

Большую часть коллекции составляют новостные ленты, которые архив  копирует с различных новостных  сайтов. Вторую часть - обсуждения ситуации с захватом заложников на форумах  в Интернете. Эти материалы содержат информацию об отношении граждан к событиям на Дубровке, а данных об отношении граждан к историческим событиям в российских архивах отложилось очень мало.

Всегда существуют сомнения в достоверности  полученной из Интернета информации. Но подтверждение достоверности  сведений - это задачи исследователей. Мы же берем на себя функцию подтверждения того, что информация действительно была представлена в Интернете, что её действительно получило общество и что эта информация оказывала влияние на общественное мнение. [26 – С. 221-228]

Существуют также определенные проблемы, связанные с авторскими правами на интернет-документы. У  архива, осуществляющего их хранение, может не быть возможности связаться  с их авторами и заключить с  ними договоры. В такой ситуации вопрос стоит так: либо вообще не проводить отбор документов из Интернета (и тем самым оставить их сохранность на волю случая), либо всё равно формировать подобные коллекции, при этом чётко осознавая ограничения в их архивном использовании.

Обойти жесткие нормы и комплектоваться  интернет-ресурсами без уведомления об этом их авторов и владельцев позволяют следующие законодательные положения:

Ст. 4 закона об авторских правах определяет (в понятии «воспроизведение»), что «запись произведения в память ЭВМ» является, по существу, изготовлением экземпляра этого произведения. В то же время выставление электронного документа в Интернете является «сообщением для всеобщего сведения», т.е. «показом, исполнением или сообщением произведения … с помощью технических средств в месте, открытом для свободного посещения». Предполагается, что автор или владелец документа выставляет его в Интернете с той целью, чтобы им воспользовались другие (пользователи). А это невозможно осуществить без «записи произведения в память ЭВМ» пользователя. То есть автор/владелец самим фактом опубликования документа в Интеренете предоставляет пользователям право создания одной копии (экземпляра) этого документа. Таким образом, пользователь является правомерным владельцем экземпляра произведения. Поэтому архив вправе получать и хранить, как минимум, один экземпляр интернет-ресурса.[ 33- С. 290-296]

Наибольшие проблемы возникают  при организации использования  интернет-ресурсов, находящихся на хранении в архиве. Любое копирование файлов этих документов будет рассматриваться как неправомерное распространение произведения, т.е. нарушение закона. Однако ст. 19 и 20 закона об авторских правах позволяют обойти указанное ограничение. Во-первых, использовать эти ресурсы можно «традиционным» способом: исследователь в архиве вправе делать рукописные выписки и экземпляры произведения с экрана монитора. Во-вторых, сам архив может выдавать справки по исполнению тематических запросов. В-третьих, возможно репродуцирование произведения в единичном (для исследователя) экземпляре, т.е. распечатка документа на бумаге или перевод на фотоносители. В четвертых, возможна выдача исследователям электронных копий этих документов, в которых информация будет представлена не в полном объеме.

В дальнейшем коллекция «Захват заложников в Москве в Центре на Дубровке» будет принята либо на государственное, либо на депозитарное хранение как часть библиотечного фонда Главархива Москвы. В любом случае в ЦАДЭНМ будет обеспечено более качественное хранение этих документов, чем, если бы они остались в Интернете.

Работа с электронными документами  содержит очень большую специфику. Германский архивовед Ганс Хофман писал о двух мирах: мире бумажных документов и мире электронных. И хотя В.И. Тихонов подчёркивает, что между архивными работами с электронными документами и с документами на бумажной основе нет жёсткой грани, многое из того, что делают специалисты по электронным документам для архивиста, работающего с традиционными материалами немыслимо.

В традиционном архиве при формировании страхового фонда создаётся по одной  копии на особо ценные документы. У нас ситуация иная. Постоянное развитие информационных технологий приводит к тому, что электронные документы рано или поздно будет невозможно прочесть, поэтому для обеспечения их сохранности в долговременной перспективе приходится изготовлять копии на все документы в страховых, то есть программно независимых форматах. На наиболее используемые документы создаются копии в пользовательских форматах, облегчающие их воспроизведение на дисплей. Кроме того, в целях обеспечения сохранности, и подлинники, и каждая копия электронных документов должны хранится в двух экземплярах, т.е. размещаться на двух разных электронных носителях. Для бумажных документов всё это излишне и нереально, для хрупких компакт-дисков - необходимо и возможно.[ 31- С.92-98]

Другая немаловажная специфика  работы ЦАДЭНМ заключается в том, что файловая структура - предмет  описания электронных документов - иерархична, а при составлении описи эту иерархическую структуру следует переводить в более привычную линейную структуру. Поэтому в наших описях присутствуют ссылочные строки, в которых указан путь к описываемым единицам учёта, и отсылки на учётный номер папки, в которую они входят. Кроме того, в описях электронных документов указывается: для файлов - имя файла с расширением, дата и время сохранения документа, его объём в байтах, url-адрес (для интернет-документов), контрольная сумма; для компьютерных папок - объём в байтах, количество вложенных в них файлов и папок. Такая опись имеет очень мало общего с традиционной.

В качестве электронных носителей  используются оптические диски с  однократной записью информации CD-R. Выбор этих дисков обусловлен следующими обстоятельствами:

1. простотой хранения: режим их хранения предполагает более свободные параметры по сравнению даже с бумажными документами;
2. распространенностью и преемственностью технологии считывания электронной информации: считывающие CD-приводы (CD-ROM) являются стандартным элементом современных компьютеров и без труда "читают" оптические диски более ранних поколений;
3. однократной записью информации, что существенно способствует целям обеспечения аутентичности электронных документов;
4. значительными сроками хранения: как минимум 15-20 лет;
5. большей плотностью записи информации: на один оптический диск можно записать большее количество файлов, чем на магнитный или магнитооптический диски.[ 31 – С. 186-191]

Сейчас в нашей стране и в  мире шаг за шагом электронные  документы отвоёвывают себе место  под солнцем. Даже для традиционных архивистов работа на компьютере становится все более привычной. В Главархиве Москвы и московских архивах уже сотни ПК, компьютеры стали уже обычным инструментом архивной работы.

ЦАДЭНМ комплектуется всё активней, т.к. всё больше электронных документов создается в организациях. Компьютеры и Интернет становятся всё доступней. Не за горами то время, когда электронный документооборот станет повсеместным, а архивация электронных документов будет составной частью деятельности федеральных, муниципальных и ведомственных архивов.

 

2.4 Аутентичность и целостность электронных документов  
при долговременном хранении.

 

В данном параграфе нашего исследования мы рассмотрим, каким образом можно установить происхождение и «неизменность» документа, хранящегося в специализированном архиве.

Проблема заключается в легкости, с которой можно изменить электронный документ. Проще всего бесследно исправить содержание текстовых файлов или баз данных. Файлы графических, аудио и видео форматов подделать сложнее, но не настолько, чтобы не сделать это явление массовым. В условиях грязных политических игр распространение «негатива», сфабрикованного с помощью цифровых технологий, грозит стать мощнейшим средством воздействия на общественное мнение. Разобраться в противоречивой информации будет не просто не только обывателями, но и специалистам.

В качестве примере можно вспомнить, что деловые и имущественные акты подделывались во все времена, а фальсификации исторических источников чаще всего появлялись в периоды общественных и идеологических кризисов. Особенно остро это проявилось в новое время, когда письменная культура стала достоянием широких слоев общества. Хотя и не сразу, историки смогли выработать методы для установления подлинности и целостности документов.

 [ 28 – С. 286-291]

Электронные документы нанесли  серьезный удар по репутации вспомогательных исторических дисциплин. Специалисты архивов обнаружили, что в отношении этих материалов методики анализа, служившие столько лет, перестали работать.  

Проблема аутентичности электронных  документов не сразу стала предметом обсуждения в среде архивистов и историков. Долгое время все, что создавалось в электронной среде, носило справочный характер и не нуждалось в подтверждении достоверности. Ситуация стала резко меняться с середины 90-х гг. прошлого века, когда на пространстве от Великобритании до Малайзии государства начали объявлять о создании «электронных правительств», имея ввиду предоставление в Интернете всей исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами. Но наибольший импульс на развитие информационных технологий стало оказывать даже не создание «электронных правительств», а формирование условий для электронной коммерции.

С этой целью формируется соответствующая  законодательная база. В настоящее время во многих странах ведется работа по принятию законов об электронной торговле и электронных документах. Некоторые страны их уже приняли.

В общий процесс включилась и  Россия. 28 января 2002 г. постановлением Правительства РФ № 65 была утверждена федеральная целевая программа «Электронная Россия на 2002–2010 годы», согласно которой органы государственной власти и многие органы местного самоуправления вскоре должны перейти к электронному документообороту и придать своим документам более открытый характер для общества. В регионах России разрабатывают собственные концепции и программы перехода к документообороту в электронной среде.[ 28 – С.312-315]

Активизировалась в нашей стране и законодательная деятельность. 10 января 2002 г. был подписан федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», в Государственной Думе рассматривается проект закона «Об электронной торговле». В правительстве готовятся проекты законов «Об электронном документе» и «О документационном обеспечении управленческой деятельности».

Правовое признание ЭЦП превращает этот реквизит в надежное средство, обеспечивающее аутентичность и  целостность электронных документов, которые находятся в оперативном использовании. Однако в отношении архивного хранения никаких изменений не произошло. Напротив, ситуация еще более усугубилась, потому что архивы совершенно не представляют каким образом следует хранить эти документы, чтобы обеспечить их аутентичность в долговременной перспективе. 

В 2000–2001 гг. произошли сразу несколько важных событий, которые свидетельствуют о том, что проблема аутентичности электронных документов и публикаций становится приоритетной при обсуждении влияния информационных технологий на теорию и практику архивного (и библиотечного) дела.

Первое из них связано с рассмотрением  теоретических вопросов долговременного доступа к электронным документам, их идентификации и аутентификации. В январе 2000 г. в США под эгидой Совета по библиотекам и информационным ресурсам (CLIR) прошел семинар «Аутентичность в цифровом мире». Большинство участников семинара сошлись во мнениях относительно того, что аутентичность тесно связана с контекстом использования документов, что наилучшие гарантии подлинности предоставляют удостоверения третьей стороны (архива или библиотеки) и что технические средства аутентификации по-прежнему несовершенны.[31 – С. 254-261]

Вторым событием стало осуществление  международного проекта InterPARES. Участники  этого проекта попытались с позиций  дипломатики и архивной теории определить критерии и методы установления аутентичности  электронных документов, а также  требования к обеспечению их сохранности  в долговременной перспективе. В  ходе первого этапа проекта были определены более 60 делопроизводственных, архивных и технологических характеристик  электронных документов, которые  следует учитывать при организации  хранения. Затем, с учетом выработанных требований к аутентичности, были рассмотрены методы экспертизы ценности и обеспечения сохранности электронных документов. Завершился проект выработкой концептуальных требований к созданию информационных систем, которые предназначены для формирования, хранения и обеспечения доступа к аутентичным электронным документам на протяжении многих десятков лет.

Таким образом, зарубежные исследования последних лет показывают: документоведы  и архивисты приходят к осознанию  того, что главное в сохранении электронных документов – это обеспечение их аутентичности. 

В нашем исследовании мы выявили  основные мероприятия направленные на проблемы обеспечения аутентичности электронных документов  - это необходимость соблюдения следующих правил:

- необходимо создавать формуляр электронного документа (расположение, порядок развертывания реквизитов и т.п.);

- использовать название шрифтов;

- применять открытые ключи (и прочие реквизиты, относящееся к электронным подписям, которые применялись к документу на протяжении всего жизненного цикла – в делопроизводстве и архиве).[ 26 – 331-337]

Необходимо расширить видовой  состав и состав сопроводительной документации, включать в нее не только удостоверяющие листы и сертификаты ЭЦП, но и:

- реестры сертификатов ключей ЭЦП, предназначенных для подписания электронных документов со сроками хранения более 10 лет;

- журналы регистрации электронных документов – «связующие протоколы» (с обязательным указанием на значение их хэш-функций, открытых ключей, даты и времени создания или подписания ЭЦП);

- журналы регистрации электронных носителей (с заводскими и инвентарными номерами, указаниями на тип и марку носителя, фирму-производителя и т.п.);

- отчеты структурных подразделений организации, ответственных за проведение информатизации.

Наконец, инфраструктура для обеспечения  аутентичности электронных документов будет неполной, если не появятся справочные издания и специализированные работы по истории вычислительной техники и информационных технологий, по истории и систематизации компьютерных шрифтов, носителей электронной информации, технологий криптографической защиты данных и т.п. Подобные исследования – забота совершенно новых разделов источниковедения и архивоведения, а скорее всего – новых вспомогательных исторических дисциплин.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Системы электронного документооборота уже давно активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, самое главное, интерес к ним непрерывно растет. На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. В первой главе рассматривалось понятие электронного документооборота.

 Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом: