Проблема организации хранения и уничтожения электронных документов

Одним из нововведений данного  стандарта является стандартизированная  возможность распределенного хранения и управления документами. Организациям предоставляется право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию - создателя документов, либо на другой полномочный орган. Данный порядок распространяется на документы, как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях.[21 - С. 21-25 ]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

 

2.1 Хранение электронных документов

 

Обеспечение сохранности  архивных документов — одно из главных  направлений работы документоведов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности

Процедуры по обеспечению  сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:

1) обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

2)  обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Обеспечение физической сохранности  файлов. Данный аспект обеспечения сохранности электронных документов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов.[31 – С. 154-159]

Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как  правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере магнитных лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от:

- вида хранимых электронных  документов и их совокупного объема;

- предполагаемого срока  хранения документов и обеспечения к ним доступа;

- характера производства  самих носителей и предполагаемых режимов их хранения;

- требований по обеспечению  аутентичности документов.

Например, хранение объемных и сложно структурированных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, гео- и мультимедиа-систем, проектной и конструкторской документации, оригинал-макетов печатных изданий) лучше осуществлять на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов.

Для хранения электронных  документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. По этой же причине при организации долговременногохранения электронных документов следует, например, выбирать оптические диски.[ 40]

Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10 — 15 лет. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

Оптические диски считаются  самыми долговечными носителями. Некоторые производители определяют срок хранения своей продукции  до 200-х лет. Насколько это обосновано, может показать только практика. Существуют свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10 — 15 лет, но регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R или каких-то других факторов.

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в  случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью информации.

Создание нескольких экземпляров  файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации.[ 37]

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. При исследовании мы выделим общие рекомендации: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительной влажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет (ISO 18923). По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10C (ISO 18927); для дисков WORM — при относительной влажности 50% и температуре +3C (ISO 18925).

Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом также следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до +23 — 25C, потребуется не менее 3 ч. Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% — не менее 4 суток.

Поэтому при выборе режимов  хранения электронных носителей  следует учитывать множество  факторов и соотносить интенсивность  использования носителей, затраты  на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на новые носители. Как отмечалось выше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23 оC (ISO 18923), для оптических дисков — +25 оC (ISO 18927), при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах: температура — +17 — 19 оC, относительная влажность — 50 — 55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.[ 28 – с. 65-71]

Решение проблем, связанных  с устареванием аппаратного и  программного обеспечения. Если проблемы физической сохранности файлов в настоящее время решаются довольно успешно, то другие аспекты долговременного хранения электронных документов ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва. Возникающие проблемы связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения.

Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами и драйверами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты: многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков, скорее всего, также со временем изменятся.

Приблизительный жизненный  цикл подобных технологий — 10 — 15 лет, после чего следует их быстрое вытеснение из производства. Такие технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10 — 15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей.

Так что вопрос, сохранят ли свои качества магнитные ленты  или оптические диски после 50 лет хранения, теряет остроту. Архивам достаточно гарантий производителей на ближайшие 15 — 20 лет.

Воспроизведение электронных  документов зависит в первую очередь  от применяемого программного обеспечения:

- операционной системы;

- системы управления базами  данных (СУБД);

- текстовых редакторов и процессоров (Word, Pad);

- графических (ACDSee) и web-браузеров (Internet Explorer, Opera, Firefox);

- программ, специально разработанных  для работы с конкретными базами данных.[ 27 - С. 68 - 73]

Для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов с небольшими сроками хранения зависимость  от смены программного обеспечения не существенна: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5 — 7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратко временной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При организации долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности их просмотреть. Существует несколько решений данной проблемы:

1. Миграция — своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогостоящий метод. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые имеют важное значение для деятельности организации и постоянно используются в работе. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

2. При организации долговременного  хранения баз данных и других  электронных документов желательна  их предварительная (перед передачей  в архив) миграция в «открытые» или «архивные» (страховые) форматы. Для текстовых документов это — txt, rtf, pdf; для графических — tiff, jpg; для таблиц и баз данных — txt, xls, db, dbf. Цель такой подготовки к архивному хранению заключается в том, что в случае необходимости из страховых форматов проще конвертировать документы в форматы текущих информационных систем.[ 22- С. 23-26.]

3. Иногда миграция информационных  ресурсов на другие платформы  по какой-то причине представляется  нереальной или может существенно  исказить оригиналы электронных документов. Это, в первую очередь, относится к сложно  структурным и многоформатным ресурсам: документам из систем автоматизации проектных работ (САПР) и геоинформационных систем, мультимедиа-продуктам и т.п. В таких ситуациях можно использовать эмуляторы программной среды. При разработке информационных систем следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы хранения, но и на распространенные операционные системы, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения. Например, операционные системы MS Windows’95, 98, NT, 2000, XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы.

4. Инкапсуляция — включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов.

Следует отметить, что исследования, связанные с применением эмуляции и инкапсуляции при долговременном хранении электронных документов, носят единичный характер. Если вскоре будут предложены некоторые методики, потребуется немало времени для их апробации. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов пока остается миграция.