Проблема организации хранения и уничтожения электронных документов

Достоинства. Носитель сохраняется и может быть повторно использован. Это выгодно, когда его стоимость высока. Стоимость соответствующего программного обеспечения и специального оборудования достаточно низкая, что позволяет использовать этот метод и в небольших организациях.

Способ 2. Воздействие на рабочую поверхность носителя магнитным полем (размагничивание). Этот метод довольно широко известен и применяется для очистки магнитных носителей информации. Принцип действия приборов, с помощью которых проводится уничтожение информации, основан на размагничивании носителей под действием кратковременного электромагнитного импульса большой мощности. Метод применим к следующим видам носителей: жесткие диски, аудио - и микрокассеты, видеокассеты форматов Video-8, Hi-8, S-VHS-C, VHS-C, дискеты 3,5" и 5", картриджи с магнитной лентой.[29- С. 144-149 ]

Достоинства:

- приборы выпускаются разной производительности, вплоть до карманных и переносных вариантов;

- использование размагничивающих  устройств не требует специальных  навыков, т.к. требуется только  установить носитель в прибор;

- процесс уничтожения  происходит очень быстро.

Недостатки:

- повторное использование размагниченных жестких дисков невозможно;

- требуется специальное  оборудование;

- сложно проверить и  подтвердить надежность уничтожения  информации на жестких дисках. Дело в том, что при размагничивании  обычно выходит из строя внутренняя "начинка" жесткого диска.  В то же время, если мощность  магнитного поля недостаточна  или если диск был неправильно  вставлен в размагничивающее устройство, - в лабораторных условиях информация может быть частично восстановлена. Каждое новое поколение жестких дисков становится все более устойчивым к воздействию магнитного поля, и оборудование, надежно очищавшее старые диски, может уже не столь хорошо обрабатывать более новые модели;

- кажущаяся безвредность данного метода обманчива. Не случайно в соответствующих руководствах рекомендуется держать подальше от размагничивающих устройств не только электронные приборы или механические часы, но и людей, у которых вживлен электрокардиостимулятор.

Говоря о методах «очистки» информации, хочется еще раз подчеркнуть, что к тому времени, когда у организации возникает необходимость провести обновление компьютера и заменить его жесткие диски - это, как правило, уже морально устаревшее оборудование с небольшой остаточной стоимостью, повторное использование которого окупается только в качестве запчастей для все еще сохраняемых «на ходу» устаревших систем. Именно поэтому все чаще и чаще организации прибегают к механическому уничтожению жестких дисков.

Способ 3. Механическое уничтожение носителя вместе с информацией. Проводится тогда, когда требуется повышенная надежность уничтожения документов. Существует несколько наиболее широко применяемых методов:

- шредирование или измельчение - наиболее популярный метод, в результате которого носитель измельчается в специальных устройствах;

- механическое воздействие с помощью молотка или любого другого прибора, позволяющего пробить в носители дыры и т.д. Это не самый надежный метод, и в лабораторных условиях большую часть информации обычно можно восстановить;

- расплавление носителя - требует специального оборудования. Обычно применяется для уничтожения секретной информации;

- использование химикатов, когда магнитная пластина заливается специальным химическим составом, а после такого «купания» еще для верности промывается ацетоном.[ 30 – С.212-218]

У механических способов уничтожения  также есть свои плюсы и минусы.

Достоинства:

- дешевизна;

- уничтожение проходит быстро и наглядно, его можно зафиксировать не только документально, но и другими методами (фотография, видеозапись);

- если технология процесса уничтожения выдерживается, то восстановить информацию практически невозможно.

Недостатки:

- как правило, требуется специальное оборудование, при работе с которым необходимо соблюдать меры безопасности;

- повторное использование носителя невозможно.

Способ 4. Технологии «управления авторскими правами» дают возможность сделать нечитаемыми даже документы, находящиеся вне сферы контроля организации. При пересылке информации конкретному адресату ее можно защитить от дальнейшего распространения, копирования или печати с помощью технологии управления авторскими правами на информацию (IRM). Получателю можно предоставить права просмотра, рецензирования или редактирования документа, даже установить срок действия сообщения, по истечении которого документ невозможно будет просмотреть или изменить.

Любое уничтожение документов, независимо от вида носителя информации, должно быть проведено, основываясь на определенных принципах, которые зафиксированы в международном стандарте по управлению документацией ISO 15489.[28- С. 224-229]

существуют следующие принципы физического уничтожения документов (стандарт ISO 15489-1:2001):

- уничтожение всегда должно быть санкционированным;

- запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию;

- уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации;

- должны быть уничтожены все  копии документов, отобранных на  уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения.

 

 

2.3  Современные проблемы организации  хранения электронных документов в России

 

В России к практическому решению  вопросов архивного хранения электронных (главным образом цифровых аудиовизуальных) документов приступили в ряде федеральных и региональных архивов. В числе первых возник Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ), который за шесть лет своего существования превратился в научно-методический центр по адаптации архивных технологий к работе с электронными документами. Его сотрудниками было подготовлено множество методических разработок практически по всем направлениям деятельности государственного архива, хранящего электронные документы. Некоторые их положения вошли в общеотраслевые методические разработки, публикации специалистов архива. В данной статье сформулированы важнейшие задачи и найденные коллективом ЦАДЭНМ решения, полезные для государственных архивов, работающих с электронными документами.[25 – С.-115-118]

ЦАДЭНМ был создан в 2002 году для  приема на хранения электронных документов Архивного фонда г. Москвы. Он входит в структуру Главного архивного управления города Москвы (Главархив Москвы), преобразованного из объединения «Мосгорархив». Архив возглавляет Владимир Иванович Тихонов, к. и. н., являющийся также сотрудником ВНИИДАД.

Архив хранит только электронные документы.

Опыт хранения электронных документов в России гораздо меньше, чем в  западных странах, и накапливаться  он стал сравнительно недавно, максимум 15-20 лет назад. Главным образом, это  опыт, сложившийся в организациях при оперативном использовании  и хранении баз данных. Некоторые  ведомственные архивы (имеются в  виду вычислительные центры при таких  ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные  базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали аккумулировать информацию в электронном виде с начала-середины 90-х годов. В настоящее время любая организация выделяет значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют каждодневное практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования уничтожаются. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70-80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований.

Методология архивного хранения электронных  документов в нашей стране еще  только начинает развиваться. Поэтому  первой задачей ЦАДЭНМ было формирование методической базы по всем направлениям работы. В отличие от других архивов, руководствующихся «Основными правилами работы» и другими общими нормативными документами, ЦАДЭНМ в своей практике не может полностью опираться на эти документы. В дополнение к ним, архив разработал регламент своей работы, который находится в завершающей стадии утверждения.

К настоящему моменту в ЦАДЭНМ сформированы список организаций - источников комплектования архива, (хотя там пока всего одна организация - Главархив Москвы) и  список организаций - потенциальных  источников комплектования архива, куда входят 36 органов власти и организаций Москвы. Идет планомерное обследование и экспертиза ЭД в составе информационных систем этих организаций.[ 25- С. 126-132]

Но кроме работы по списку источников комплектования архив занимается решением экстренных задач по приему на хранение подверженных риску полного исчезновения информационных ресурсов московских организаций, например, информационных ресурсов ликвидированных организаций.

Так, в конце 2003 г. ЦАДЭНМ принял на хранение от Московского центра лицензирования строительной деятельности «Мосстройлицензия» базу данных «Лицензии» на 2 единицах хранения в виде CD, содержащих 2 директории и 240 файлов. В базу данных включены документы за 1992 - 2002 годы. База содержит сведения о лицензиях, заявках на их выдачу, данные об организациях-лицензиатах, об организациях, аккредитованных на выдачу лицензий, и др.

Сейчас ведутся переговоры с  Московской лицензионной палатой о  передаче на хранение в архив базы данных по регистрации в Москве юридических лиц за 1991-2002 гг.

Кроме того, в рамках выполнения научно-исследовательской  работы архив с октября 2002 г. формирует коллекцию опубликованных на новостных сайтах в Интернете документов о захвате заложников на мюзикле «Норд-Ост» .

Русскоязычная часть Интернета  стала фактом российской культуры и  русскоязычного информационного пространства, реальностью повседневной жизни. Она  наполнилась событиями политической, общественной, культурной значимости, проявлениями живого интереса пользователей  к самым неожиданным сторонам российской действительности. По подсчетам поискового сервера Yandex в конце 2003 г. в русскоязычном сегменте Сети насчитывалось около 700 тыс. хостов, около 100 млн web-страниц и публикаций, общим объемом около 2500 Гбайт информации. Одна только справочно-информационная составляющая Рунета в будущем может оказаться уникальным источником сведений о России и мире. Потерю всего этого электронного богатства ни современные пользователи, ни тем более их многочисленные потомки архивистам не простят. Поэтому выставленные в Сети ресурсы - еще один комплекс потенциальных исторических источников. Ежегодно в Рунете появляются сотни тысяч публикаций, документов, сообщений, справочников которые касаются разнообразных сторон нашей действительности. Интернет-СМИ - содержательно гораздо полнее и разнообразнее, чем их печатные или даже электронные аналоги, а многие форумы и чаты - неоценимый историк для исследователей, изучающих менталитет и умонастроения наших современников. И все это богатство образов, мыслей и смыслов безвозвратно исчезает в пучине Интернета, не оставляя даже намека на свое существование.[25 – С. 151-159]

Одна из причин сложившейся ситуации заключается в том, что архивы и библиотеки оказались не готовы к такой форме документирования и хранения информации как Интернет. Интернет-документы попросту не укладываются в традиционные схемы комплектования государственных архивов, в центре которых - функциональный подход и оценка значимости фондообразователя (организации или физического лица) в политической, общественной, культурной и пр. жизни общества. Наладить контакты с создателями web-документов часто представляется затруднительным, тем более что их присутствие в Интернете бывает эпизодическим или мимолетным. Здесь нужны какие-то новые подходы, которые позволили бы отразить в Архивном фонде все многообразие и динамизм среды Интернет. Например, целесообразно ставить во главу угла коллекционный способ отбора документов, т.е. формировать документы не вокруг истории какой-то организации или личности, а вокруг события или процесса. Этот подход непривычен для большинства отечественных архивистов, потому что на протяжении десятилетий они придерживались единого принципа систематизации архивных документов - их пофондовой организации. Упорядоченность Архивного фонда России до сих пор рассматривается именно с этих позиций.

Тем не менее, комплектование государственного архива Интернет-ресурсами может  происходить двумя отмеченными  путями:

1) в составе документов, передаваемых  на хранение непосредственно  от организации/лица - источника комплектования;

2) в результате научно-исследовательской  деятельности самого архива по  выявлению и собиранию источников  по истории и культуре современного  российского общества.

Первый путь соответствует пофондовой организации архивных документов, которые поступают в архив на внешних электронных носителях в ходе стандартной процедуры приема-передачи документов. Во втором случае результаты НИР (комплекс интернет-документов, их описание и сопроводительная документация) оформляются в виде архивной коллекции, описи к которой утверждаются ЭПК архива. В качестве источника комплектования в данном случае может рассматриваться сам архив.

Именно последний путь был выбран в ЦАДЭНМ для формирования комплекса интернет-документов, тематически связанных с захватом заложников в Москве в Центре на Дубровке в октябре 2002 г. В коллекцию были включены документы ведущих российских новостных сайтов: ленты новостей, статьи и комментарии, интервью, обсуждение событий на форумах и т.д. В настоящее время коллекция состоит из документов 20 сайтов общим объемом около 450 тыс. единиц учета (из них - более 10 тыс. непосредственно web-документы) и размещается на пяти оптических дисках.