Проблема организации хранения и уничтожения электронных документов

 

 

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ работа

 

Проблема  организации хранения и уничтожения  электронных документов

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………...3

 

1.  ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА………...7

1.1  Понятие электронного документа……………………………………………7

1.2 Преимущества электронного документооборота и его недостатки………..12

3.   Носители электронных документов ………………………………………....18
4.   Правовые аспекты хранения электронных документов…………………….25

 

2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ……………...32

2.1.Хранение электронных  документов…………………………………………..32

2.2 Уничтожение электронных документов……………………………………...43

2.3  Современные проблемы организации  хранения электронных документов  в России……………………………………………………………………………….50

2.4   Аутентичность и целостность электронных документов  
при долговременном хранении……………………………………………………58

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..63

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………68

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Организация работы с документами  – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Тема данной выпускной  квалификационной работы является актуальной тем, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование  и  передачу документов. Использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

Правильно  организованное  управление   делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

Для организации  автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным.  Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

- средства для создания и обработки информации в электронной форме;

- средства для хранения данных – архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);

- система передачи данных между пользователями;

- средства для получения твердой копии архивных данных;

- собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс  подкреплен законодательной базой. А также выпускается много  литературы по этой проблеме. Среди  которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.

В литературе по данному вопросу освещены положения  современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.

Проблема электронных  технологий в делопроизводстве - это  проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.

Проблема использования  электронного документооборота в сфере  управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Федеральный закон «Об  электронной цифровой подписи» определяет электронный документ как «документ», в котором информация представлена в электронной цифровой форме».

Акцентирование внимания на данной проблеме влечет за собой  выбор актуального на современном этапе направления научного исследования, имеющего теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.

Целью данной работы является изучение и анализ электронного документооборота и применение электронных технологий в учреждении.

Основными задачами данной работы являются:

- исследование понятия  информационных технологий, видов,  специфики их внедрения с целью  совершенствования ДОУ;

- исследования преимущества электронного документооборота и его недостатки;

- определение носителей  электронных документов;

- изучение и раскрытие  правовых аспектов хранения электронных  документов;

- исследование способов  хранения и уничтожения электронных  документов;

- раскрыть современные проблемы  организации хранения электронных  документов в России;

- исследование аутентичности и целостности электронных документов  
при долговременном хранении.

Объект исследования является – электронный документооборот.

Предмет исследования - электронные  документы и электронный документооборот, применяемые на российских предприятиях, разработанный на основе технических описаний  компаний – разработчиков.

Изученность темы. Применение и проблемы использования информационных технологий  изучались и были отражены в работах следующих авторов:  И.Л.Артамоновой, М.П. Бобылевой, С.Л.Кузнецова, В.Крохина, А.Н.Соковой, В.А.Еремченко, А. Пахчанян, В.И.Тихонова, Е.Ю.Шишаевой и др.

Правовой анализ регулирования  ЭЦП в гражданских отношениях нашел отражение в главах и  параграфах монографий российских авторов: Шамраева А.В.; Наумова В.Б.; Серго А.Г. В настоящее время издано несколько комментариев к Закону «Об ЭЦП» под редакцией Бачило И.В. и Семилетова С.И., Леонтьева К.Б., Соловяненко Н.И., Венгерова А.Б.

При написании выпускной квалификационной работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература.

Структура работы. Работа состоит из: введения, двух глав, заключения.

В первой главе рассматривается определение и понятие электронного документа и его особенности.

Вторая глава посвящена анализу электронных технологий в делопроизводстве, проблемам хранения и уничтожения электронных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

 

1.1 Понятие электронного документа

 

Развитие информационных и коммуникационных технологий привело  к тому, что обмен электронными документами находит все более  широкое применение в практике делопроизводства. Однако электронный документ имеет свою специфику, а обмен электронными документами существенным образом отличается от обычного обмена документами на бумажном носителе. Технологические особенности электронного документа привели к возникновению вопроса о возможности распространения на него правового режима документа в его традиционном понимании.[ 27 - С. 68 - 73] 

Понятия электронного документа  достаточно широко, существуют различные формулировки:

- информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования;

- форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;

- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

- документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документ – это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). Документ можно быстро найти. Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это «получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа», а бизнес-процесс – «работа с обращениями граждан».

Далее мы рассмотрим понятие, электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Согласно подпункту 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях  и о защите информации» электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.[ 13 - С. 34-39 ]

Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» также установлено, что: электронный  документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования ЭД в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84. «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения», в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована до законодательного закрепления юридической силы новых документов.

Отечественные специалисты  до настоящего времени не пришли к единому пониманию «электронного документа». Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности «электронному документу» является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который определяет «документ на машинном носителе» как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.[16 -С. 45-49]

Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

- наименование организации - создателя документа;

- местонахождение организации - создателя документа или почтовый

адрес

- дата изготовления документа;

- код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты  документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим  однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта  были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.д. В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.