Проблема организации хранения и уничтожения электронных документов

• документы теряются;

- накапливается множество  документов, назначение и источник  которых не ясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Во второй главе был  дан анализ электронных технологий в делопроизводстве. Эффективность управления зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД), которым и посвящена данная работа.

Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без  специальных программ, позволяющих  автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний  день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности его функционирования и настройки.

Таким образом, спрос на такие  программы быстро увеличивается, и  благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные (корпоративные) системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы, преодолеть не только проблемы, характерные для, канонических моделей делопроизводства, но и проблемы, порожденные временным соединением двух полярных эпох в развитии документационного обеспечения управления.

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный  документооборот, имеют возможность  сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают  составление описей дел постоянного  и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы  учета позволяет составить подокументные  описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения, электронный ресурс описей облегчает всю дальнейшую работу с описями, если необходимо усовершенствование, редактирование, а также дает возможность повысить информативность (раскрыть содержание) дел без вмешательства в уже сложившиеся заголовки. Это становится особенно актуальным в настоящее время, когда заголовки дел в описях современных учреждений зачастую настолько унифицированы, что не имеют перечня хотя бы некоторых вопросов, и тематический поиск по ним практически невозможен.

Построение электронного архива любого предприятия сугубо индивидуально. Каждая организация уникальна и требует учета специфики работы, степени ее автоматизации, имеющегося парка технических средств, квалификации специалистов и, наконец, платежеспособности.

Инженерно-технические трудности  внедрения технологии электронного архивирования заключаются в  решении двух крупных задач: наполнение электронного архива (в настоящее время это, как правило, перевод скопившейся за предшествующие десятилетия «бумажной» документации) и обеспечение эффективного поиска.

Первая захватывает ряд  инженерно-технических проблем, решение  которых может потребовать существенных временных затрат. Этим обусловлена важность эффективной организации процесса разработки, включающей оптимальное планирование процессов, анализ и синтез наработанных технологий, создание системы управления качеством и др. Негибкость экономической деятельности в большинстве госструктур определяет ограничения на поэтапность и наращиваемость государственных электронных архивов. Это повышает требования к системному и детальному проектированию, созданию опытного образца, организации испытаний и тестирования. При этом систему нельзя считать законченной, пока не будет введен основной накопленный объем документов.

Несмотря на то, что массовый ввод - важнейшая и наиболее трудоемкая задача в создании электронного архива, - он не является самоцелью. Целевая  задача - обеспечение эффективного доступа к имеющимся данным с  применением интеллектуальных средств. На этом этапе наиболее актуальными являются вопросы оптимизации запросов по критерию скорости выполнения. Здесь все зависит от технических параметров системы и, как следствие, от финансовых возможностей предприятия, для которого архив создается.

Учитывая определенные затраты  на создание системы, можно выделить основные достоинства электронного архива.

Во-первых, повышение полноты  и оперативности отработки запросов к архиву. Особенно это эффективно при выполнении нестандартного нерегламентированного запроса. Ответ, которого раньше ждали месяцами, причем без всякой уверенности, что он окажется положительным, теперь можно получить за секунды и в совершенно ином качестве.

Во-вторых, компактность и  надежность хранения. Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контроль и учет доступа к  системе позволит повысить не только сохранность, но и безопасность конфиденциальной информации. Хранение документов в электронном виде приводит к тому, что ряд архивных функций, таких как ксерокопирование, микрофильмирование, ведение автоматизированных картотек, будут сокращены за ненадобностью.

В-третьих, создается возможность  проведения оперативного анализа имеющейся  информации, что, повысит обоснованность решений, принимаемых высшим и средним  звеньями руководителей, которые полагаются пока только на свой опыт и интуицию.

К сожалению, весьма затруднительно провести подробный и объективный анализ внедрения электронных архивов в России в частности и в мире вообще, поскольку информация такого рода предприятиями-владельцами архивов публикуется крайне скупо, тогда как компании, разрабатывающие и внедряющие электронные архивы, по вполне понятным причинам избегают просачивания в прессу негативных отзывов о своей продукции.

Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного  документооборота в офисе, перешли  на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще  активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса. 

Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.

Вывод: Электронный документооборот прочно вошел в практику отечественных компаний, существенно повышая эффективность систем управления предприятиями различных профилей и форм собственности. С использованием электронных средств распределяются производственные задания, подписываются контракты, производятся взаиморасчеты и обмен почтой. Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» послужило стимулом к широкому внедрению систем электронного документооборота. Однако, помимо несомненной пользы, этот закон порождает ряд новых и подчас неожиданных проблем, что заставляет  анализировать российскую законодательную базу.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные акты

 

1. Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. N 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» (с изменениями от 26 июля 2004 г., 15 августа 2006 г., 10 марта, 10 сентября 2009 г., 9 июня 2010 г.)
2. Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» Российская газета 8 апреля 2011 г.
3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
4. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
5. Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-I «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных».
6. Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002—2010 гг.)» (постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65).
7. ГОСТ Р 15489-1—2007 «Управление документами».
8. Типовой закон Юнистрал об электронных подписях. (Принят в г. Вене 05.07.2001 на 34-ой сессии ЮНСИТРАЛ)

 

Литература

 

9. Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития / В.Е.Алексеева // Делопроизводство. - 2010. - № 2. - С. 77 - 84
10. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ) / В.И. Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2011. – 144 с.
11. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации / И.Л. Артамонова // Секретарское дело 2010. - №3. - С.23-26.
12. Артамонова И.А. Электронная подпись и электронный документ в акте «Об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях» / И.А. Артамонова // Делопроизводство. 2010 .- №3.-С.72-74 .
13. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы / А.В. Бадьина // Делопроизводство 2011. - №1. - С. 34-39.
14. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень / В.Д. Банасюкевич // Делопроизводство 2010. - №1. - С. 32
15. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И.Ю. Байкова. М., ИНФРА, 2010. – 451с.
16. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки  деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) / М.П. Бобылева // Делопроизводство 2009. - №2. -  С. 45-49.
17. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П. Бобылева// Делопроизводство 2011. - №1. - С. 36-41.
18. Бобылева М.П. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства / М.П. Бобылева, В.А.Гуськов // Делопроизводство 2008. - №1. - С. 29-32.
19. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений / Т.А.Быкова // Секретарское дело 2011. - №2. - С. 21-25.
20. Веселов П.В. Вы – секретарь / П.В.Веселов. М.: Изд-во стандартов, 2009. – 120 с.
21. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев.  М.: Экономика, 2009. – 271с.
22. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов / В.А.Еремченко// Секретарское дело 2011. - №3. - С. 23-26.
23. Кудряев В.А. Организация деятельности службы делопроизводства / В.А.кудряев // Делопроизводство 2002 .- №3.- С.13-19 .
24. Кузнецова Т.В. Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» (введение в специальность) / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство2009 . - №1. - С.16-19 .
25. Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность : Учебное пособие для вузов / Т.В. Кузнецова .— 2-е изд., испр. и доп. — М. : РГГУ, 2010 – 392с.
26. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В.Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010. – 398с.
27. Кузнецов С.Л. Новые возможности при создании электронного архива / С.Л.Кузнецов. 2011. - № 4. - С. 68 - 73;
28. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления / С.Л. Кузнецов. М.: Издательский дом МЭИ, 2010.- 329с.
29. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации / Ю.М.Кукарина // Делопроизводство. – 2008. - № 1. – С. 43-52.
30. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - 2-е изд. перераб. и доп / Н.Н.Кушнаренко. — Киев: Знания, 2011 .— 459с.
31. Макарова Н.В. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс, Второе издание / Н.В. Макарова, Ю.Ф. Титова, Г.С.Николайчук. — СПб.: Питер, 2007. – 207с.
32. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие [для вузов] / А.В. Охотников, Е.А. Булавина.— 2-е изд., перераб. и доп. — М.; Ростов н/Д. : Март, 2011 .— 304с.
33. Плешкевич Е.А. «Документоведение» - новый учебник для высшей школы / Е.А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки 2011 .- № 8 . - С. 77-83 .
34. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (делопроизводство)/ В.А. Спивак. — СПб.: Питер, 2007.- 452с.
35. Тихонов В.И. принципы архивного хранения электронных документов / В.И.тихонов //Вестник архивиста. М. 2009. - №3-4 (81-82). - С. 216-217.
36. Шишаева Е.Ю. Правовой статус электронного документа / Е.Ю. Шишаева// Юрист. 2010. - №9. - С.38-42.

 

Электронный ресурс

 

37. Сокова.А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве. Библиотека Интернет Индустрии I2R.ru [Эл.ресурс http://www.i2r.ru/static/221/out_5807.shtml]
38. Внедрение системы электронного документооборота в вопросах и ответах/ [Эл.ресурс: [http://www.mdi.ru/encycl.php?RubricID=635]
39. Новые Технологии Защиты Информации «7000»109147, г. Москва, ул. Марксистская, д. 34, стр.5. Эл.ресурс: [http://market.7000.ru/e-store/element.php?IBLOCK_ID=50&SECTION_ID=1340&ELEMENT_ID=18845&SID=1340]
40. Пахчанян Арам.Публикации > Информационныетехнологии >  Системы электронного документооборота (СЭД) Арам Пахчанян,                                Эл. Ресурс:http://www.doc-online.ru/a_id/13]
41. Крохин В. специалист аналитического департамента консалтинга РБК. Проблемы государственного регулирования на рынке СЭД. Эл. Ресурс: [http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=15186
42. Силин С. Электронно-цифровая подпись в СЭД: что нужно знать? / С.Силин Эл.ресурс: [ http://www.pcweek.ru/idea/article/detail.php?ID]