Эффективность коммуникативного взаимодействия в коммерческой организации

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности. Обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на предприятии на основе максимальной централизации и механизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля и т.д. Ему подчиняются бухгалтерия и экономический отдел.

Достоинства линейно-функциональной структуры управления ООО «ТеплоТрейд»:

- привлечение к руководству  более компетентных в конкретной области специалистов;

- оперативность в решении  нестандартных ситуаций;

- быстрый рост профессионализма  функциональных руководителей;

- получение непротиворечивых  заданий и распоряжений;

- полная персональная  ответственность за результаты работы.

Недостатки линейно-функциональной структуры управления ООО «ТеплоТрейд»:

- трудность координации  деятельности всех подразделений;

- большая нагрузка общего  руководителя и его аппарата  по оперативным вопросам производства  и управления.

Технико-экономическая характеристика предприятия основывается на расчете основных абсолютных и относительных технико-экономических показателей, которые дают предварительную оценку финансового состояния предприятия.

Информационной базой для проведения анализа финансового состояния предприятия является главным образом бухгалтерская документация. В первую очередь это форма №1 «Бухгалтерский баланс» (Приложение 1) и форма №2 «Отчет о прибылях и убытках» (Приложение 2). Баланс предприятия – одна из форм  бухгалтерской отчетности, отражающая в обобщенном виде в денежной оценке средства предприятия на отчетную дату. [4, с. 132].

Технико-экономические показатели деятельности ООО «ТеплоТрейд» представлены в таблице 2 . 

Таблица 2 – Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «ТеплоТрейд» за 2011 – 2013 гг.

№ п/п	Наименование	2011 год	2012 год	2013 год	Темп роста, %
					2012/2011	2013/2012
1	2	3	4	5	6	7
1	Выручка от реализации, т.р. (стр. 010 форма №2)	34187	40592	43096	+18,7	+6,2
2	Численность персонала, чел.	43	49	52	+14	+6
3	Среднегодовая стоимость основных средств, т.р. (по балансовой стоимости)	611	592	581	-3,1	-1,9
4	Среднегодовые остатки оборотных средств, т.р.	37038	35446,5	37376,5	-4,3	+5,4
5	Производительность труда, т. р. (стр.1/стр.2)	795,0	828,4	828,8	+4,3	+0,04
6	Фондоотдача, руб./руб.(стр.1/стр.3)	56,0	68,6	74,2	+22,5	+8,2
7	Коэффициент оборачиваемости (1/4)	0,9	1,1	1,2	+22,2	+9,1
8	Себестоимость продукции, т.р. (стр.020)	25640	30444	32322	+18,7	+6,2
9	Прибыль (убыток) от продаж (стр. 050)	7267	8175	9200	+12,5	+12,5
10	Рентабельность продаж, % (стр.9/стр.1)	0,21	0,20	0,21	-4,8	+5,0
11	Чистая прибыль	6524	7217	6758	+10,6	-6,4

 

Анализ данных таблицы 2 показывает, что выручка от реализации в 2013 году по сравнению с 2012 годом возросла на 6,2%, тогда как в 2012 году по сравнению с предыдущим она возросла на 18,7%. Среднесписочная численность работников на ООО «ТеплоТрейд» с 2011 года по 2013 год возросла на 9 человек.

Среднегодовая стоимость основных средств в 2013 году по сравнению с 2012 годом снизилась на 11 тыс. руб. или на 1,9%. Среднегодовая стоимость оборотных средств в 2013 году по сравнению с 2012 годом возросла на 1930 тыс. руб. или на 5,4%.

Производительность труда за 2011-2013гг. увеличивалась незначительно: в 2012г. – на 4,3%, а в 2013 г. – еще на 0,04%, что связано с увеличением выручки и несущественном повышении численности персонала и свидетельствует о повышении эффективности использования трудовых ресурсов. 

Прибыль от продаж с 2011 года по 2013 год увеличивалась на 12,5% ежегодно, что составило в 2013 году 9200 тыс. руб. и превысила показатель 2011 года на 1933 тыс. руб. 

Чистая прибыль в 2012 году по сравнению с 2011 годом увеличилась на 10,6%, а в 2013 году по сравнению с 2012 годом уменьшилась на 6,4%.

Фондоотдача основных средств в 2012 году составила 68,6 ед., что превышает показатель предыдущего года на 12,6 ед., а в 2013 году еще повысилась на 5,6 ед. и составила 74,2, т.е. на 1 руб., вложенный в основные средства, приходится 74,2 руб. произведенной продукции. Такой высокий показатель фондоотдачи в ООО «ТеплоТрейд» связан с тем, что организация осуществляет свою деятельность на арендных площадях, не имея в собственности недвижимого имущества. В данный момент идет строительство небольшого магазина. Причиной положительной динамики служит специфика производственной деятельности предприятия, а, именно, использование высокотехнологичного оборудования.

Себестоимость реализованных товаров в 2012 году по сравнению с 2011 годом возросла на 4804 тыс. руб., а в 2013 году еще на 1878 тыс. руб.

Рентабельность продаж характеризует уровень доходности обычных видов деятельности предприятия и определяет, сколько рублей прибыли было получено организацией в расчете на один рубль выручки. В ООО «ТеплоТрейд» рентабельность продаж с 2011 по 2013 года несущественно снизилась на 0,01 ед. в 2012 г., но в 2013г. опять повысилась до показателя 2011г. Такой показатель рентабельности свидетельствует о плохой работе предприятия в области продаж.

Коэффициент оборачиваемости в ООО «ТеплоТрейд» очень низкий: в 2011г. – 0,9, в 2012г. – 1,1, а в 2013г. – 1,2. Его повышение можно считать положительной тенденцией, что говорит о том, что эффективность использования оборотных средств повышается.

Таким образом, в настоящий момент ООО «ТеплоТрейд» находится в достаточно устойчивом состоянии и имеет стабильные результаты деятельности, но сбытовая деятельность развита слабо.

 

2.2 Анализ используемых деловых коммуникаций в компании

 

         Коммуникационный процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления). Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Отправителем в данном случае выступает менеджер. На этом этапе отправитель решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы подчиненного, то он четко понимает, что речь идет о сильных и слабых сторонах личности работника. В таких случаях он не говорит только хорошо или только плохо, а придерживается дипломатической линии. [19, с. 74].

          На втором этапе руководителю необходимо превратить идею в сообщение, то есть закодировать ее с помощью символов - слов, интонации, жестов. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, реже всего – видеоконференции. Нужно заметить, что на компании «ТеплоТрейд», независимо от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а также неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов. Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, нередко в организации компании «ТеплоТрейд пользуются двумя - тремя каналами передачи.

          Так, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным приказом. Эффективность двух, трехканальной связи подтверждается наблюдениями в ходе проведения анкетирования. Но все же без крайней необходимости многоканальные связи не употребляются, чтобы не увеличивать потоки бумаг. Они предназначены, прежде всего, для усиления контроля над выполнением работы, акцентированием важности предлагаемого задания, правильной интерпретации сообщения получателем. Нередко канал передачи сообщения зависит от самой информации, содержащейся в нем.

          В ходе анализа коммуникационных связей, происходящие в работе компании «ТеплоТрейд» использовался метод анкетирования, который затрагивал коллектив. Данные, полученные в результате проведенного анкетирования, наблюдения за документооборотом и беседы с сотрудниками компании «ТеплоТрейд» помогают понять состояние коммуникационных сетей и путей их совершенствования.

         Данная схема называется многоканальная или всеканальная. Все подразделения связаны между собой по принципу «каждое подразделение со всеми оставшимися». Запросы (задания) могут исходить из любого подразделения и идти сразу к тому подразделению, информация которого необходима для работы.

          Достоинство такой коммуникационной сети: высокая надежность обратной связи. Но есть и недостатки. Кроме того, анализ данных, полученных в результате проведенного анкетирования для выявления состояния организационных коммуникаций и путей их совершенствования показал: что работники имеют много побочной, не свойственной их квалификации работе и трое из пяти специалистов высказали пожелание освободить их от лишних работ, а также почти все сотрудники указали на недостаточное обеспечение информацией. Причиной тому может служить нехватка программного обеспечения, необходимого для поддержания баз данных. В виду этого необходимо совершенствовать коммуникативный процесс через совершенствование новых информационных систем. [20, с. 27].

          В конце каждого месяца начальники отделов в письменном виде докладывают о проделанной работе директору. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих докладчиков, так и рядовых работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно их просьбы и пожелания обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

          Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фонда для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

         Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива компании «ТеплоТрейд», где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как организации, так и сотрудников.

          Горизонтальные коммуникации в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация чаще всего поступает напрямую, минуя директора, образуя следующую схему:

         Таким образом, основными видами коммуникаций в компании «ТеплоТрейд» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности.

         Поток информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования [7, с. 211].

         Поэтому главная задача руководителя или (менеджера) состоит в создании коммуникативной сети и гарантии обеспечения поступления правильной информации нужным людям в нужное время. Необходимо разработать такую коммуникативную сеть, чтобы в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт.

ООО «ТеплоТрейд» в лице руководителей организации ставит перед собой следующие задачи:

     1) позиционирование компании на рынке;

     2) увеличение доли компании на рынке;

     3) закрепление товара, удержание на рынке.

          В связи с поставленными задачами организация намерена использовать следующие приёмы для их реализации:

1)  стимулирование объёма продаж;

2) создание положительного имиджа фирмы;

3) расширение области деятельности предприятия;

4) улучшение качества сервисных услуг.

Исследуемая организация самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы развития. Основу планов составляют договоры, заключенные с потребителями продукции, работ и услуг предприятия.

Параметрами позиционирования ООО на рынке являются респектабельность и комфорт.

Данные параметры имеют корреляцию между стилем жизни, уровнем доходов и структурой расходов целевой группы, с одной стороны, и предложение ООО «ТеплоТрейд» потребителю, а именно:

• респектабельность - расположение в центре города, преимущественное наличие покупателей со средним и высоким доходом («магазин людей моего круга», отсутствие недоброжелательных взглядов малообеспеченных покупателей на покупателей с наполненными тележками), выдержанность, изысканность и удобство - от интерьера и размещения торговых зон до ассортимента и расстановки товара в местах продаж (акционная зона, горки, подиумы); 

• комфорт - легкая доступность (расположение в центре города, на пути массового потока личного и общественного транспорта), возможность осуществления покупок, получения услуг и проведения досуга (гипермаркет, аптека, ресторан быстрого питания и кафе, магазинчики и объекты сервиса), удобство (большая парковка, график работы, удобные входы и широкие проходы в торговом зале, широкий ассортимент при разумных ценах, минимальные очереди в кассы), ненавязчивость (отсутствие массированной и агрессивной рекламы в местах продаж), чистота помещений и доброжелательность персонала. [16, с. 74].