Эффективность коммуникативного взаимодействия в коммерческой организации

- быстротой реагирования  на высказывания собеседников, способствующей  достижению целей;

- повышением компетентности  руководителя благодаря учету, критической  проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических  замечаний, высказанных в беседе;

- возможностью более гибкого, дифференцированного подхода к  предмету обсуждения и понимания  контекста проведения беседы, а  также целей каждой из сторон. Беседа не монолог, а диалог, поэтому  необходимо формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению. Благодаря эффекту обратной связи, беседа позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров. [21, с. 144]

Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны к жизни возникновением сбоев в деятельности сотрудника, необходимостью критической оценки его работы и фактами нарушения дисциплины.

         В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. Для этого следует:

1) получить необходимые  сведения о сотруднике и его работе;

2) построить беседу, соблюдая  следующую очередность в сообщении  информации: сообщение, содержащее  положительную информацию о деятельности  сотрудника; сообщение критического  характера; сообщение похвально-поучительного  характера; быть конкретным и избегать неясностей (оборотов типа «Вы сделали не то, что нужно», «Вы не выполнили задания» и т.п.); критиковать выполнение задания, а не личность.

          Соблюдение этих правил помогает создать положительный эмоциональный фон, который позволит провести неприятную часть разговора конструктивно, не вызывая ненужной враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать оборонительную позицию.

           При проведении проблемной беседы важно выяснить: не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания? (Например, провинившийся работник скрывает свое недовольство по какой-либо причине и не хочет или не может открыто сказать об этом.) Не вызваны ли нарушения личными затруднениями (семейным конфликтом, болезнью близких и т.п.)? Не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения? Может быть, работнику нужна 6ольшая самостоятельность? Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства? Ответы на эти вопросы позволят принять решение о возможных организационных мероприятиях, которые необходимо осуществить в конкретный срок и которые могут стать, программой по преодолению возникшей ситуации.

           Структурная организация беседы. Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

           Подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы. [15, с. 95].

           При выборе места проведения беседы полезно учесть следующие рекомендации специалистов. В своем кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу «на нейтральной территории», где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.

          Готовясь к предстоящей беседе, необходимо избежать двух крайностей: излишней уверенности в своем умении без подготовки провести эффективный разговор и стремления продумать все этапы будущей встречи, вплоть до использования пауз и жестов. В первом случае инициатива может перейти к партнеру, во втором - отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности. Полезнее обдумать и спрогнозировать основные линии поведения.

         Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. От первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

           Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:

1) метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником;

2) метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;

3) метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;

4) метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу. [17, с. 217].

         Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

         Заключительная часть беседы служит ее оценкой. Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.

         Важно отделить завершение беседы от других ее фаз; для этого используются выражения типа «Давайте подведем итоги» или «Мы подошли к концу нашей беседы».

         Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из ее этапов, владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.

2. Деловые переговоры – основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда целенаправленны и предполагают заключение сделок, подписание соглашений и контрактов [24, с. 5].

               Рассмотрим два подхода к ведению  переговоров:

     1) позитивный подход предполагает наличие двух возможных альтернатив

    поведения собеседников: уступать или не уступать;

     2) принципиальный подход предполагает стремление участников к

     компромиссу и взаимной выгоде. В данном случае переговорный процесс

     состоит из трех этапов. На первом этапе собирается информация и         

     определяются первостепенные вопросы, нуждающиеся в согласовании.

     На втором разрабатываются пути их решения. В итоге вырабатывается

     компромиссное решение, которое затем утверждается.

3. Собеседование – используется при решении кадровых вопросов: при приеме на работу, увольнении.

4. Спор – столкновение мнений, разногласие по какому-либо вопросу, борьба за отстаивание собственных позиций. Спор может быть реализован через полемику, дебаты, дискуссии и т.д.

5. Деловое совещание – способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

6. Презентация – первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги.

7. Торги – это способ продажи и закупки товаров, размещения заказов на подрядные работы путем привлечения предложений от нескольких поставщиков и подрядчиков и выбора наилучшего из них. В результате торгов заключается юридическая сделка с тем деловым партнером, который предложил наиболее выгодные условия.

8. Деловая переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи информационного сообщения.

9. Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности [25, с. 87].

Любая форма деловой коммуникации носит уникальный, своеобразный характер, предполагая каждый раз разных участников, условий, предмета обсуждения. Но, тем не менее, все формы должны строиться в соответствии с определенными, универсальными принципами деловой этики.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Применение деловых коммуникаций на ООО «ТеплоТрейд»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «ТеплоТрейд»

 

Общество с ограниченной ответственностью «ТеплоТрейд» (ООО «ТеплоТрейд») зарегистрировано как юридическое лицо 17.07.2006г. инспекцией Федеральной налоговой службы по Правобережному району г. Магнитогорска Челябинской области. ООО «ТеплоТрейд» учреждено в соответствии с ГК РФ и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98 г., а также на основании Решения учредителей.

Юридический адрес ООО «ТеплоТрейд»: г. Белорецк, ул. Тюленина, д. 14.

ООО «ТеплоТрейд» обладает обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать и иные реквизиты. Все имущество ООО «ТеплоТрейд» учитывается на его самостоятельном балансе.

Основной целью предприятия является получение прибыли и повышение стоимости предприятия, миссией предприятия является полное и качественное удовлетворение потребностей юридических и физических лиц в продукции производимой Обществом. Предметом деятельности предприятия является осуществление хозяйственной деятельности и участие в хозяйственном обороте посредством использования имущества Общества. [8, с. 26].

ООО «ТеплоТрейд» для осуществления уставных задач: приобретает и использует в своей деятельности автотранспорт, здания, помещения, оборудование и другое имущество, относящееся к основным фондам; организует материально-техническое обеспечение собственной деятельности путем приобретения ресурсов.

ООО «ТеплоТрейд» специализируется на разработках и производстве профессионального технологического оборудования промышленного и бытового назначения.

Основными видами деятельности ООО «ТеплоТрейд» являются:

- производство инструментов, электрооборудования, строительных  инструментов и иных изделий;

- производство теплообменных  устройств, промышленного холодильного  оборудования и оборудования для кондиционирования воздуха, производство оборудования для фильтрования и очистки газов;

- производство пневматического  или механизированного ручного  инструмента (ручных машин);

- осуществление проектных, опытно-конструкторских и научно-изыскательских работ в области строительного инструмента;

- производство узлов и  деталей производственно-технического  назначения, а также специализированного  оборудования;

- оказание услуг по  ремонту и техническому обслуживанию  электрооборудования;

- оптовая и розничная торговля.

ООО «ТеплоТрейд» может создавать самостоятельно и совместно с другими обществами, товариществами, кооперативами, предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами на территории РФ организации с правами юридического лица в любых допустимых законом организационно-правовых формах. Общество вправе иметь дочерние и зависимые общества с правами юридического лица.

ООО «ТеплоТрейд» самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность, а также социальное развитие коллектива. Основу планов составляют договоры, заключаемые с потребителями продукции и услуг ООО «ТеплоТрейд», а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов.

Сегодня ООО «ТеплоТрейд» современное высокотехнологическое предприятие, зарекомендовавшее себя как надежный поставщик инструмента и промышленного электрооборудования.

Для ООО «ТеплоТрейд» характерна линейно-функциональная структура, включающая в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации (см. рисунок 2) [19, с. 127].

 

Рис. 2. Структура управления ООО «ТеплоТрейд»

 

Руководство текущей деятельностью ООО «ТеплоТрейд» осуществляется единоличным исполнительным органом Общества – Генеральным директором – Дидык Алексеем Васильевичем. Генеральный директор решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия; поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам.  Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия. Генеральный директор организует разработку стратегии развития предприятия и контролирует степень ее выполнения.