Понятие и сущность коммуникаций в организации

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………………………..4

1. Теоретические аспекты  коммуникаций и коммуникационного  процесса

в современной  организации. ……………………………………………………………..……...7

1.1. Понятие и  сущность коммуникаций в организации………………………………………7

1.2. Основные этапы и элементы коммуникационного процесса……………………………11

1.3. Коммуникативные сети  и их виды…………………………………………………………18

1.4. Коммуникации в современных организациях……………………………………………..21

1.5. Средства коммуникаций для современной организации…………………………………23

2. Анализ коммуникаций в ООО «Капитал»…………………………………………………...26

2.1. Анализ рынка услуг компаний по перевозке грузов в г.о. Тольятти…………………….26

2.2. Технико-экономические показатели ООО «Капитал»…………………………………….30

2.3. Анализ коммуникационного процесса и коммуникационных сетей

в ООО «Капитал»………………………………………………………………………………….42

3. Рекомендации  и мероприятия по совершенствованию  коммуникаций 

в современной организации на примере ООО «Капитал»……………………………………. 49

3.1. Рекомендации  по улучшению коммуникационного процесса в ООО «Капитал»………49

3.2. Мероприятия  по совершенствованию коммуникаций  в ООО «Капитал» 

и расчет затрат на их внедрение…………………………………………………………………..60

Заключение………………………………………………………………………………………... 69

Список использованной литературы……………………………………………………………..73

Приложения………………………………………………………………………………………..75

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Коммуникации  в современной организации и контексте ее деятельности включают взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования любой группы и ее жизнедеятельности.

Коммуникация  является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование.

Один из первых теоретиков организационного поведения  Ч. Бернард отмечал, что в любой  достаточно полной теории организации  коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций. Позже Д. Кац и Р. Кан писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации. Поэтому данная тема представляется весьма актуальной.

Коммуникация  предоставляет средства для выработки  и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

Мы должны уметь  управлять информацией и улучшать свое дело с помощью правильного  её использования для повышения  эффективности работы, производства товаров или услуг. Менеджеру  надо хорошо знать средства коммуникации, уметь правильно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.

Все виды управленческой деятельности  основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Поэтому в работе делается акцент на эффективность коммуникаций, т.е. обмен информацией, которая оказывает непосредственное влияние на управление организацией. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

Внутренние  коммуникации - это связующие нити, объединяющие взаимозависимые части  организации. Это подчеркивает важность изучения коммуникационных связей внутри организации в период становления цивилизованной рыночной экономики. В этом и состоит актуальность данной дипломной работы.

Объектом данной работы является ООО «Капитал» г.о. Тольятти.

Предметом работы является коммуникации в данной организации.

Целью работы является совершенствование системы коммуникации в современной организации на примере ООО «Капитал» г.о. Тольятти.

В соответствии с целью были определены задачи исследования:

1. Дать определение коммуникации, раскрыть ее сущность и значение для современной организации.

2. Дать определение  коммуникационному процессу в  современной организации и характеристику  имеющимся коммуникационным сетям.

3. Обозначить  современные средства коммуникации.

4. Проанализировать рынок услуг предприятий, предоставляющих услуги по перевозкам грузов, к которым относится ООО «Капитал».

5. Проанализировать  деятельность ООО «Капитал».

6. Проанализировать  коммуникационный процесс в ООО  «Капитал», выделить основные  проблемы.

7. Дать рекомендации и предложить мероприятия по совершенствованию коммуникации в современной организации на примере ООО «Капитал».

В первой части  работы рассматривается теоретический  материал, касающийся этапов и элементов  коммуникационного процесса, виды коммуникационных сетей.

Во второй –  технико-экономическая характеристика исследуемой организации, анализ этапов коммуникационного процесса в ООО «Капитал», коммуникационные барьеры и их значение в работе ООО «Капитал», анализ коммуникационных сетей в данной организации.

В третьей части  дипломной работы рассматриваются рекомендации и мероприятия по улучшению коммуникационного процесса в ООО «Капитал». Кроме того, представлены приложения.

Теоретической и методологической основой диплома  явились нормативные акты, научные труды ученых, экономистов, посвятивших свои работы психологии и менеджменту организаций. Исследование внутренних коммуникаций проведено на основе преддипломной практики, проведенной в ООО «Капитал» и на основе нормативных и отчетных документов организации.

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно  возрастает, что связано с изменениями  социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

Информация   нужна   всем:   управляющим   структурам, коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

Успех в достижении организации или  фирмы в любой сфере бизнеса  во многом  зависит от правильного  понимания процессов коммуникаций и налаживания связей.   

Организация представляет собой нечто конкретное и материальное, она не может существовать и выступать в качестве потенциала активных действий, а является фактически совокупностью их устоявшихся моделей, которые объединяют определенные коллективы людей вокруг определенных сфер деятельности в определенное время и в определённом месте. Повседневная жизнь организации строится на различных моделях, например модель коммуникационных событий или привычек. Информация о качестве её жизни часто зависит от того, как эти коммуникационные события воспринимаются самими членами организации, т.е. то, что они думают на самом деле. Коммуникация может и должна являться элементом системы управления персоналом.

 

 

 

 

1. Теоретические аспекты  коммуникаций и коммуникационного  процесса

в современной  организации

 

1.1. Понятие и  сущность коммуникаций в организации

Под коммуникациями понимается обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. [15, 21] В процессе специализации управленческого труда коммуникации постепенно выделились в самостоятельный вид профессиональной деятельности, цель которых – формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Достигается эта цель с помощью применения специальных коммуникационных технологий, методов, инструментов, механизмов, необходимых современной орагнизации.

Коммуникации  играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть группы, тем более, нормально функционирующей организации. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Поэтому менеджеру надо хорошо знать средства коммуникации, уметь правильно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.

Основатель  клана Рокфеллеров Джон-старший  говорил: «Умение общаться с людьми - такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе, и я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире». [15, 4]

Исследования  в области применения коммуникаций в менеджменте образовали самостоятельную  ветвь, названную коммуникационным менеджментом. Это лишний раз доказывает всю важность использования оптимального вида коммуникаций в организации для ее успешного функционирования. Сущность коммуникационного менеджмента заключается в его двуединой природе. С одной стороны, коммуникационный менеджмент рассматривается как самостоятельная профессиональная деятельность по использованию коммуникационных средств, методов, инструментов, механизмов, обеспечивающих формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Именно эта профессиональная деятельность помогает руководителям разрабатывать стратегию эффективного развития, формировать организационную культуру, выбирать эффективные каналы коммуникации и т. д. С другой стороны, коммуникационный менеджмент есть наука об этом управлении. Она изучает взаимодействие и взаимосвязь во времени и пространстве элементов, которые формируют и эффективно используют все виды капитала организации, а также познает закономерности обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе создания и развития организации. [21, 14]

Российским  компаниям, появившимся в последнее  десятилетие, пришлось заново формировать  свою систему коммуникаций. Смена собственников предприятий наложилась на смену экономических формаций, и ревизии пришлось подвергнуть практически все: от соцсоревнования и досок почета до процедуры приема на работу, то есть всю систему внешней и внутренней коммуникации.

Для российских современных организаций типичной проблемой внутрикорпоративной коммуникации является недостаточная информированность персонала. Как следствие – отсутствие взаимопонимания в коллективе, конфликты и сопротивление политике руководства. Дело даже не в недостатке информации вообще, а в ее несоответствии значимым для человека факторам. В число таких факторов можно включить цели фирмы, востребованность инициативы с мест, возможности профессионального роста в организации. В организации с высоким корпоративным IQ (по определению Гейтса) взаимный обмен информацией наиболее эффективен, все сотрудники хорошо информированы по поводу корпоративных целей. [22, 13]

С внутрикорпоративной  коммуникацией российских организаций связана еще одна весьма серьезная проблема, имеющая непосредственное отношение к интеллектуальной собственности. Коммуникация, в соответствии с ранее данным определением, есть обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. Интеллектуальная собственность – это не просто патенты и торговые марки. За ними стоит человек, его разум, интеллект. Интеллект не похож ни на какой другой вид собственности. И как собственность он ставит перед бизнесом новые проблемы, решать которые можно с помощью внутрифирменной коммуникации. [22, 33]

К умным людям  – тем, кто создает и поддерживает интеллектуальную собственность организации, – надо относиться как к ценности. Но, в отличие от других нематериальных активов, которые тоже составляют корпоративную ценность, люди могут покинуть организацию. Чтобы у них не возникало такого желания, одного материального стимулирования недостаточно. Предложить реальным и потенциальным «баллам гейтсам» систему участия в прибылях и приобретении акций, наделить их некоторыми правами собственности, гарантировать им постоянную востребованность и окружить их неформальной заботой и вниманием – все это в состоянии обеспечить внутриорганизационная коммуникация и грамотное управление ею.

Не случайно к сфере внутрикорпоративной  коммуникации специалисты относят  бизнес-консультирование, организационно-психологический  консалтинг, функционирование формальной и неформальной структуры организации, создание институциональных форм PR (пресс-службы, отдела/департамента/ управления по связям с общественностью).