Контрольная работа по «Управлению документооборотом»

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ВОРОНЕЖСКИЙ ФИЛИАЛ

Кафедра Менеджмента  торговой организации

 

Контрольная работа.

По дисциплине «Управление документооборотом»

Вариант 1

 

Выполнила: студентка

2 курса 

МЧз-212-11467

Беспрозванная И.И.

Проверила:

К.э.н., ст.преподаватель

Николаева Юлия Равильевна

 

Воронеж 2014.

Содержание.

Введение……………………………………………………………………..….3

1.Понятие документирования…………………………………………….…..5

2.Нормативно-правовое обеспечение  российского делопроизводства…10

3.Виды деловых писем……………………………………………….……...18

Заключение……………………………………………………………………22

Список использованных источников………………………………………..25

Приложение……………………………………………………………………26

 

 

Введение.

тОрганизация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом  документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного  периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организации важный организационной  формы делопроизводства, организации  информационно-поисковой системы  по документам учреждения, структуры  службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Для нормального функционирования и развития любой организации  необходимо постоянно владеть как  оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей  области деятельности. Под информацией  обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для  описания того или иного явления  или процесса.     

 Управленческий процесс по  своей сути сводится к сбору,  обработке, передаче, хранению, поиску  и использованию информации с  целью выработки управленческого  решения.    

 

 

 

1. Понятие документирования.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным  правилам. В свою очередь, правила  документирования определяются как  требования и нормы, устанавливающие  порядок документирования.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это  в историческом аспекте, то можно  проследить, как менялись способы  фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись  различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и  компьютерной техники. Происходило  это потому, что менялись носители информации – сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Документ является результатом  документирования и определяется как  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при  этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с  использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

 Во многих случаях документирование  является обязательным, предписывается  законами и нормативными правовыми актами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов 
  (документирование);
• организацию работы с документами: получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в организациях в целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления.

На основе ГСДОУ разрабатываются нормативные  и методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления в организациях:

• состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается;
• издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, в области планирования, производства, капитального строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы, социально-экономического развития, охраны окружающей среды, а также в случае доведения до сведения подведомственных организаций документов вышестоящих организаций и решений коллегиальных органов;
• ГСДОУ устанавливает единые требования к оформлению документов, содержит примерный перечень документов, подлежащих утверждению, а также документов, на которых ставится гербовая печать. На основе ГСДОУ и государственных стандартов организации обязаны разрабатывать и применять унифицированные формы документов, обеспечивающие возможности использования средств механизации и автоматизации управленческого труда;
• регистрации подлежат все документы (плановые, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), требующие учета, исполнения, поиска. Документы регистрируются один раз: издаваемые - в день подписания (утверждения), поступающие - в день поступления. Организации составляют перечни регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Правила регистрации и индексирования документов, информационно-поисковые массивы на различных носителях, классификаторы, правила оперативного хранения документов составляют информационно-поисковую систему организации;
• документы передаются на рассмотрение и исполнение в зависимости от их назначения и содержания и в соответствии с компетенцией и функциями подразделений и должностных лиц. Руководству передаются документы партийных, советских, правительственных и вышестоящих органов, а также содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организаций;
• подсчет количества документов производится ежегодно в целях обоснования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления, при этом учетной единицей считается каждый экземпляр документа, в том числе машинописный и размноженный;
• контроль исполнения документов включает постановку документов на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнения и хода исполнения, учет, обобщение и информирование о результатах контроля. Контролю подлежат все документы, содержащие поручения. Типовые сроки исполнения устанавливаются актами органов государственной власти и управления, индивидуальные сроки устанавливаются руководителями и изменяются только по их указаниям;
• автоматизация документационного обеспечения управления внедряется на этапах: создания документов, копирования и оперативного размножения документов, контроля исполнения, экспедиционной обработки и транспортировки, оперативного хранения и поиска документной информации в целях повышения эффективности труда работников аппарата управления, сокращения трудозатрат на создание, обработку, передачу и использование документной информации, упорядочение документооборота. Введение новых технологий работ с документами на базе средств автоматизации должно обосновываться социальной и экономической целесообразностью их внедрения;
• документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного и несущего ответственность за состояние всей (плановой, бухгалтерской, распорядительной, отчетно-статистической и др.) документации, в том числе машинограмм, выходящих из вычислительных центров. В организациях, не имеющих службы документации, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо;
• руководители структурных подразделений и сотрудники службы документации несут ответственность за сохранность документов. Каждая организация должна иметь номенклатуру дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения независимо от способов создания документов и видов носителей информации.

 

 

2. Нормативно-правовое обеспечение  российского делопроизводства.

Деятельность любой организации  сопровождается созданием документов;   оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов  и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности организации и включает в себя:

• Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• Государственные стандарты на документацию;
• Унифицированные системы документации;
• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две  части:

1. нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;
2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

Первая часть нормативной  базы условно делится на несколько групп.

Первая группа - федеральные  нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие  вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский  кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен  раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим  документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон  устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной  власти, которые обязаны этот порядок  обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной  власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных  актов - ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер. К ним относятся: Государственная  система документационного обеспечения  управления (М., 1991); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти (М., 2001); государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных  актов - это различные типовые  и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности  российского государства требует  решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному  вопросу) в сфере регулирования  управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О  документационном обеспечении управленческой деятельности".

Предложения о разработке закона "О документационном обеспечении  управленческой деятельности" вызваны  тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.