Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 1996.

Андреянова В.В. Как  правильно подготовить и оформить приказ.- М., ИНФРА-М, 1997.

В помощь машинистке, секретарю, стенографистке: Практ. пособие.-М.: Высш.шк., 1990.-303 с.: ил.

Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных.- М., Энергоатомиздат, 1994.

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.-М., Издательство стандартов, 1997.

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения, Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

Делопроизводство и  основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во “Юридический колледж МГУ”, 1994. - 85 с.

Документационное обеспечение  деятельности организации. Учебное  пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Издательство ЭКМОС, 1998. - 208 с.

Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.

Крайская З.В., Челлини  Э.В. Архивоведение. - М., НОРМА, 1996. - 224с.

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

Ланкастер Ф. Информационно-поисковые  системы. - М., Мир, 1972. - 310 с.

Организация работы с  документами: учебник/ В.А. Кудряев и  др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14 с.

Секретарское дело: Практ. пособие. - М.: Высш.шк.., 1989. - 383 с.: ил.

Стандарт предприятия . Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и  других организационно-распорядительных документов. СТП 2069131-01-98. 1998.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 1995.

Сэлсон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации. - М., Советское радио, 1973. - 560 с.

Устав Таганрогского  государственного радиотехнического  университета. Таганрог. 1997. - 39с.

Халяпин Д.Б., Ярочкин  В.И. Основы защиты информации: Учебное  пособие. - М., ИПКИР, 1994.

Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. Практическое пособие для руководителей  и специалистов. Под ред. В.М. Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 1991.

Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. - М., Ось-89, 1996.

Наименование системы документации

Назначение

Виды документов

Органы  участвующие в их составлении

1

2

3

4

Организационно-правовая документация

организация системы и процессов управления

устав организации; положения  об организации  и о структурных  подразделениях, коллегиальных и  совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

руководство учреждения или подразделения

Плановая документация

формулирует основные направления и общее содержание работ

план; перспективный план; программа; график; схема; генеральная  схема

руководство организации

Распорядительная документация

регулирование деятельности и деятельности, входящих в его систему

Коллегиальное принятие решения - постановления и решения;

Единоличное принятие решения - приказы, указания, распоряжения

Коллегиальное принятие решения;

Единоличное принятие решения

Справочная документация

содержит объективную и достоверную информацию

акты; справки; докладные  записки; переписка и др.

от нижестоящего работника  к вышестоящему

Отчетная документация

позволяет сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой

отчет или справка  отчетного характера

структурные подразделения

01 - Государственный герб Российской Федерации;

Помещают на бланках  документов в соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

Помещают на бланках  документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Помещают на бланках  в соответствии с уставом

04 - код организации;

Проставляют по Общественному  классификатору предприятий и организаций

05 - код формы документа;

Проставляют по общественному  классификатору управленческой документации

06 - наименование организации;

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации

07 - справочные данные об организации;

Включают: почтовый адрес; номера телефонов и др. сведения по усмотрению

08 - наименование вида  документа;

Название документа  должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Название документа  определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

09 - дата документа;

Датирование документа  обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например: в актах, протоколах. Датой вступления распорядительных документов в силу считается дата их доведения до адресата, если в самом документе не указан иной срок.

10 - регистрационный номер документа;

Состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Включает регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный номер  дату документа, на который дается ответ

12 - место составления или издания документа;

Место составление или  издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

13 - гриф ограничения доступа к документу;

Проставляют без кавычек  на первом листе документа, и его  можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации

                                                                        Продолжение таблицы 1

14 - адресат;

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

15 - гриф утверждения документа;

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемыми документами. При утверждении документа;

- должностным лицом  гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

- постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без  кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера

Располагается в правом верхнем углу документа.

16 - резолюция;

Пишется на документе  соответствующим должностным лицом  и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату

17 - заголовок к тексту;

Включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа

18 - отметка о контроле;

Отметка о контроле за исполнением документа, которую  обозначают буквой “К” или штампом “Контроль”

19 - текст документа;

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов (письмовников), типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов.

Тексты документов оформляются  в виде связного текста, анкеты, таблицы  или соединения этих форм. Типовой сплошной связный текст составляется на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пропуски для внесения переменной информации.

20 - отметка о наличии приложения;

Оформляют следующим  образом:

Приложение на 5 л. в 2 экз.

21 - подпись;

Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу. Документ подписывается руководящими работниками организации или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.

22 - гриф сог.док-та;

23 - визы согласования документа;

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ. Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписки визирующего

                                                                          Окончание таблицы 1

24 - печать;

На документах, требующих  дополнительного удостоверения подлинности, ставится оттиск печати. В государственных организациях применяют гербовую печать и печать организации. В негосударственных организациях — печать организации.

25 - отметка о заверении копии;

При изготовлении копии  текст документа должен воспроизводиться полностью, включая элементы бланка. Копия документа должна быть заверена подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица, например: "Верно".

26 - отметка об исполнителе;

Включает фамилию исполнителя  документа и номер его телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело свидетельствует  о том, что все поставленные в  документе вопросы решены. По каждому документу должно быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа.

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

Содержит порядковый номер и дату поступления документа

29 - отметка для автоматического поиска документа

Может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

№ п/п

Наименование выполняемых  работ

Срок выполнения

Помощь секретарю совета ФЭМП в подготовке к совету:

  а)явочный лист;

  б)повестка дня  для всех членов совета;

  в)выписки из протоколов.

Ежемесячно

Подготовка к новому учебному году.

Заключение контрактов на обучение.  Оформление контрактов

июль-август

Предоставление общежития(рассмотрение  заявлений, подготовка приказа)

до 01.09

Ввод данных по общежитию  в базу данных

Подготовка приказов на восстановление студентов из академического отпуска  (определение списка дисциплин по которым возникли задолженности из-за различия в учебных планах)

до 30.08

Прием дел (учебных карточек) студентов  на 3 курс ФЭМП из деканата ЕГФ. Подготовка приказа о переименовании групп

до 15.09

Формирование уточненного  контингента  студентов согласно приказам (внесение  изменений в книгу движения контингента  и карточки студентов)

15.09

Ввод изменений по движению контингента  в компьютер.

   а)Восстановление  из академического отпуска

   б)Перевод с  других специальностей

   в)Перевод из  других вузов

   г)Перевод из группы в группу

   д)Изменение фамилии

   е)Назначение (изменение)  старост в группах

   ж)Предоставление  академического отпуска

   з)Отчисление задолжников

Отчет ЗНК по контингенту  ФЭМП в учебное управление

до 20.09

Распечатка и сдача  в канцелярию контингента ФЭМП в 11 экз.

до 25.09.

Распечатка алфавитных списков студентов

до 27.09.

Подготовка и уточнение  учебных планов специальностей на новый учебный год

   а)распечатка учебных   планов специальностей

до 10.09.

Подключение к международной сети  INTERNET

Подготовка учебных  планов аспирантов

Сбор информации о  хоздоговорных госбюджетных НИР

Отчеты факультета о  хоздоговорных и  госбюджетных НИР

                                                                       Продолжение

таблицы 2

Контроль за учебой аспирантов факультета

Участие в подготовке и работе СНТК,  НТК,ППС

Подготовка приказов по ГЭК

до 01.12.

Регистрация приказов в  книге регистрации приказов Внесение изменений в соответствии с приказами  в книгу движения контингента, в карточки студентов,в базу данных

по мере поступления

Выдача справок студентам

по необходимости

Выписка академических  справок

по заявлению

Восстановление дубликатов студенческих билетов, книжек, дипломов ( только во время работы гос.комиссии)

по заявлению

Регистрация исходящих  документов(письма, командировки и т.д.) Регистрация входящих документов (письма и т.д.)

по необходимости

Выполнение распоряжений учебного отдела.

В соответств. со служебными указаниями начальника уч. отдела

Подготовка к рейтинг-контролю осеннего семестра

Распечатка рейтинг-листов , сводных ведомостей за 2 недели до начала промежуточного рейтинга осеннего семестра (согласно приказа) для  3,4,5 курсов соответственно

Оформление рейтинг-листов согласно требованиям

Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и раздача ведомостей секретарям кафедр под роспись

за 1неделю до рейтинга

Формирование предметов  в базе данных на осенний семестр  согласно учебным планам курсов и  специальностей.

за 1 неделю до 1-го рейтинг-контроля

Фиксирование результатов  рейтинг-контроля в сводных ведомостях. Выявление задолжников

1 неделя после сдачи  всех ведомостей

Выдача направлений  на пересдачу рейтинга (на 3 дня до указанного срока) и регистрация  в книге регистраций направлений

по необходимости

Учет ликвидации задолженностей(согласно направлениям экзаменационным  листам пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов

по мере сдачи немедленно

Объявление для студентов  о наличии задолженностей  на  доске объявлений

Подготовка приказа на отчисление задолжников и снятия со стипендии  к ус тановленным срокам согласно стандарта университета.

Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до начала 2-й рейтинг-недели

Учет задолженностей по результатам 2го рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5 курсов

Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер

                                                                       Продолжение

таблицы 2

<li class="dash041e_0431_044b_044