Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные  варианты движения документов, например:

• когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции;
• передача почтовых отправлении, имеющих пометку "лично", непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

 

Обработка исполненных и отправляемых документов.

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.

Для отправки должны приниматься  только полностью оформленные, подписанные  и зарегистрированные документы  в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.

При сдаче документа  на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещен.

При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа.

Недооформленные, неправильно  оформленные и некомплектные  документы службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки.

Экспедиционная обработка  отправляемых документов включает в  себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу  в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и  бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой документационного обеспечения. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

 

Номенклатура  дел организации

Еще одним обязательным элементом информационно-поисковой  системы организации является номенклатура дел — «систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения». В номенклатуру дел включаются  документы,  картотеки,  регистрационно-справочные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных  документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а также учетно-справочной . системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В иерархических системах управления для достижения единого  подхода к классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, обязательные для подведомственных структур и устанавливающие унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации.

Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел.

Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел устанавливает Государственная архивная служба России на основании данных ей Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий.

В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые  участки работы организации, в том числе органов и подразделений, действующих на общественных началах (комиссий, советов, общественных отделов и т.д.), а также документы с грифами ограничения доступа к ним; в этом случае номенклатура дел также становится документом ограниченного доступа. В номенклатуру включаются также дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

В процессе работы организации  в течение делопроизводственного  года могут возникнуть новые документируемые участки и соответственно — новые комплексы документов, которые также должны быть оперативно включены в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые в свою очередь учитываются и хранятся в научно-технических библиотеках, справочно-информационных фондах и других подразделениях.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год  должна составляться в последнем квартале текущего года, согласовываться с экспертной комиссией организации, с Государственной архивной службой в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года, если не предусмотрены другие рамки делопроизводственного года.

 

3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  В НАУЧНО-УЧЕБНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ  ВУЗа

3.1. Факультет как научно-учебное  подразделение университета

Факультет - учебно-научное  подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав факультета кроме  кафедр входят деканат, учебные и  научные кабинеты, классы, музеи.

Кафедра - основное учебно-научное  подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.

Кафедра может иметь  учебные и научные лаборатории, филиалы, кабинеты, музеи, мастерские и другие подразделения.

Кафедра:

- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

- формирует планы научных исследований, организует их проведение и  осуществляет контроль выполнения;

- проводит подготовку специалистов  высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

- организует и контролирует  повышение квалификации и переподготовку  преподавателей и сотрудников кафедры;

- предпринимает усилия по увеличению  поступлений внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

- способствует распространению  научных знаний и осуществляет  культурно-просветительскую деятельность среди населения;

- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом  и действующим законодательством.

Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

В Уставе университета деканат  не выделен как подразделение факультета и следовательно не определены его функции.

 

3.2. Типы документов, обращающихся на  факультете. Подразделения, издающие и использующие их.

 

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный  процесс и слаженную работу с  различными подразделениями университета, является деканат.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные  записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов  государственной власти, органов  государственной власти, субъектов  РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций  и их объединений независимо  от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов описаны в Стандарте предприятия СТП 2069131-01-98.

Документы, входящие в  систему организационно-распорядительной документации, подразделяются на три группы:

1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.);
2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);
3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.).

Бланки документов с  воспроизведением Государственного герба  Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. На них типографическим способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

Документами, образующими документооборот факультета являются:

1. Приказ - правовой акт,  издаваемый ректором университета  в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

2. Указание - документ, содержащий  требования к выполнению нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера.

3. Служебная записка  - документ, адресованный в структурное  подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

5. Акт - документ, составленный  несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

6. Объяснительная записка  - документ, содержащий письменное  изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

7. Протокол - документ, фиксирующий  ход обсуждения вопросов и  принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

8. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий  порядок и способ осуществления  и выполнения работ. Должностная  инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

9. Характеристика - это  официальный документ, который выдает  администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций.

10. Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно.

11. Контракт - это один  из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям организующим документооборот факультета относятся:

- деканат (издает приказы  по студентам, по организационным  вопросам, получает приказы из  отдела кадров по личному составу, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдают документы в архив и т.д.) Подробный список работ деканата указан в приложении № 3;

- кафедры (получают  документы, издают их, раздают  ведомости на сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

- отдел кадров (студенческий  и работников ТРТУ) (хранит личные  дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);