Анадиз документооборота

Номенклатура дел предназначена  для группировки исполненных  документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. При составлении номенклатуры  дел следует руководствоваться  Уставом МДОУ №19, штатным расписанием,  планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием  сроков их хранения, номенклатурами  дел за предшествующие годы. Изучаются  документы, образующиеся в деятельности  предприятия, их виды, состав и  содержание.

5.1.3. В МДОУ №19 составляется  единая номенклатура дел.

5.1.4. Номенклатура дел  составляется (не позднее 15 ноября  текущего года) делопроизводителем, подписывается заведующим МДОУ  №19.

5.1.5. Сводная номенклатура  дел печатается в необходимом  количестве экземпляров.

5.1.6. Номенклатура дел  в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в  действие с 1 января следующего  календарного года.

5.1.10. Номенклатура дел  составляется и согласовывается  заново в случае коренных изменений  функций и структуры МДОУ №19.

5.1.11. Названиями разделов  номенклатуры дел МДОУ №19 являются  названия структурных подразделений.  В номенклатуре дел разделы  располагаются в соответствии  с утвержденной структурой предприятия.

5.1.12. В номенклатуру дел  включаются заголовки дел, отражающие  все документируемые участки  работы МДОУ №19.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

5.1.13. Графы номенклатур  дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел  проставляются индексы каждого  дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Обществе цифрового обозначения  структурного подразделения и порядкового  номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, согласно штатному расписанию. Индексы  дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 – обозначение  структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для  переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел  включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается  употребление сокращенных слов и  сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей  последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности  документов (протоколы, приказы и  т.д.); название предприятия или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент  документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью  исполнения, в качестве вида дела употребляется  термин «документы», а в конце  заголовка в скобках указываются  основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы  в деле (планы, списки, доклады и  т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности МДОУ №19 (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается  их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными  учреждениями о комплектовании Архивного  фонда Российской Федерации научно-технической  документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении  работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается  конкретный корреспондент, если переписка  ведется только с ним.

Например:

Переписка с Белгородским государственным университетом  по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных  единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных  единиц, в заголовке дела не указываются  их конкретные названия, а указывается  их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами районов  Белгородской области по вопросам финансирования дошкольных образовательных учреждений

Если содержание дела касается одной административно-территориальной  единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Управлением  образования администрации (г. Белгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий 2009-2010 гг.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок  дела, а затем при необходимости  составляются заголовки каждого  тома (части), уточняющие содержание заголовка  дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный  том, должен соответствовать заголовку  помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов  номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются  заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел  заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой  или примерной номенклатуре дел  или согласованный срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются  название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о  заведении дел, о переходящих  делах (например, переходящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

5.1.14. Если в течение  года в МДОУ №19 возникают новые  документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно  вносятся в номенклатуру. Для  вновь заводимых дел в каждом  разделе номенклатуры оставляются  резервные номера.

5.1.15. По окончании года  в конце номенклатуры дел делается  итоговая запись о количестве  заведенных дел (томов).

5.2. Формирование и оформление  дел

5.2.1. Формирование дел  – группировка исполненных документов  в дела в соответствии с  номенклатурой дел и систематизация  документов внутри дела.

5.2.2. Дела формируются  в МДОУ №19, централизованно - делопроизводителем.

5.2.3. Исполненные и законченные  делопроизводством документы должны  в 10-дневный срок сдаваться  исполнителем делопроизводителю  для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен  быть подшит документ, определяет  исполнитель в соответствии с  номенклатурой дел.

5.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется делопроизводителем и заведующим МДОУ №19.

5.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

5.2.6. Документы внутри  дела располагаются сверху вниз  в хронологической, вопросно-логической  последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы  группируются в дела по видам и  хронологии с относящимися к ним  приложениями.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует  подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие  дела с указанием номера дела, в  котором подшит подлинник этого  документа.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются  в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные  дела, систематизируются по номерам  протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и  другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах  располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как  правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической  последовательности; документ-ответ  помещается за документом-запросом. При  возобновлении переписки по определенному  вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.2.7. Дела МДОУ №19 подлежат  оформлению по завершении делопроизводственного  года. Оформление дела – подготовка  дела к хранению. Оформление дела  включает в себя комплекс работ  по описанию дела на обложке,  брошюровке, нумерации листов и  составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится делопроизводителем.

5.2.8. В зависимости от  сроков хранения проводится полное  или частичное оформление дел.  Полному оформлению подлежат  дела постоянного, временного (свыше  10 лет) хранения и по личному  составу. Полное оформление дела  предусматривает: оформление реквизитов  обложки дела по установленной  форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях  внутренней описи документов  дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела.

5.2.9. Обложка дела постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу оформляется  по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения; наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые  на обложке дела, оформляются следующим  образом: наименование учреждения указываются  полностью, в именительном падеже, с  указанием официально принятого  сокращенного наименования, которое  указывается в скобках после  полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения  в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел МДОУ №19; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел предприятия; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы  нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как  один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы  и другие иллюстративные и специфические  документы, представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на оборотной  стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала  конверт, а затем очередным номером  каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие  в переплете, оформляются как  самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации  листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.