Документооборот

Документооборот - движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с  минимальными затратами времени  и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы  о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов  документов. Документооборот как  технологический процесс делится  на несколько частей- потоков. Они  осуществляют прямую и обратную связь  в управлении. Они различаются  по направлению и по отношению  к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают  организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации  различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие  организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому  объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов.

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором  информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится  до исполнителей, действия которых контролируются.

Рис.1. Схема документационного  обеспечения управления

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован  и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию  в журнале. После рассмотрения руководителем  и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у  исполнителя до окончательного решения  вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с  ними.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота. Внешний  контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут  быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров  и заказчиков и т.п. Полученные документы  регистрируются секретарями и затем  поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая  документация - это документы, которые  несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается  в самой организации, то возникает  внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения  документа часто возникает его  версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через  три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание  путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Классификация документов

Существует целый ряд  вариантов классификации документов.

По происхождению - Служебные, личные

По срочности - Срочные, несрочные

По гласности - Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные

По форме - Типовые, индивидуальные

По срокам хранения - Временного хранения, долговременного, постоянного

По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние

По типу носителей - Бумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к  которым относятся:

организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);

документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и  продвижение документов, описывают  структуру и функции служб  делопроизводства.К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

В процессе автоматизации  документооборота можно условно  выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный  документооборот.

Бумажный документооборот  означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора  десятка лет назад данный вид  документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы  или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот  с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие  электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно  в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы  лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот  предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет  только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических  документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа  ведется в электронном виде, затем  документ поступает секретарю, который  регистрирует его, распечатывает и  передает руководителю на утверждение. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям.

Безбумажный документооборот  означает, что все операции с документами  производятся в электронном виде.