Анадиз документооборота

Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.2. В МДОУ №19 применяются  следующие бланки:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида  документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные  отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Состав видов и формы  бланков, применяемых в МДОУ №19, утверждаются заведующим МДОУ №19.

3.1.2. Бланки письма не  подлежат учету.

3.1.3. Введение в обращение  по мере необходимости новых  бланков документов осуществляется  по разрешению (поручению) заведующего  МДОУ №19. Соответствующие предложения  вносятся делопроизводителем вместе  с образцами предлагаемых бланков.

3.1.4. Бланки письма изготавливаются  МДОУ №19 самостоятельно с помощью  компьютерной техники. Разработанные  бланки (общий бланк организации,  угловой бланк письма, продольный  бланк письма, продольный бланк  письма заведующего МДОУ №19, бланк  конкретного вида документа –  приказа) находятся в приложении.

3.2. Оформление реквизитов  в процессе подготовки документов  в МДОУ №19.

При подготовке организационно-распорядительных документов делопроизводитель МДОУ №19 оформляет реквизиты документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.2.1. Код организации.

Код МДОУ №19 указывается  на бланке письма учреждения. Код МДОУ №19 проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.2.2. Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН).

Основной государственный  регистрационный номер юридического лица указывают на бланке письма МДОУ №19. Основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) учреждения проставляют  в соответствии с документами, выданными  регистрирующим органом.

3.2.3. Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП).

Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) указывается на бланке письма МДОУ №19 в соответствии с  документами, выданными регистрирующим органом.

3.2.4. Наименование организации.

Наименование МДОУ №19 должно соответствовать его наименованию, указанному в уставе. Наименование предприятия располагают ниже организационно правовой формы учреждения.

3.2.5. Справочные данные  об организации.

Справочные данные о МДОУ №19 включают: почтовый адрес, номер  телефона.

3.2.6. Наименование вида  документа.

Наименование вида документа, создаваемого МДОУ №19, должно соответствовать  видам документов, предусмотренным  Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3.2.7. Код формы документа.

Код формы документа проставляют  в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.

3.2.8. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого  документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется  должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатают ограничительные  отметки для проставления даты: ___. _____.______

Все служебные отметки  на документе, связанные с его  прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год  – четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2010

3.2.9. Регистрационный номер  документа.

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, регистрационный номер приказа  дополняется постфиксом, обозначающим разновидность приказа:

- ОД – приказ по  основной деятельности;

- ЛС – приказ по  личному составу;

- КМ – приказы о направлении работников в командировку.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими  регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую  черту.

3.2.10. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан  ответ.

3.2.11. Место составления  или издания документа.

Место издания документа  указывается по форме: г. Россошь.

3.2.12. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным  или физическим лицам.

В состав реквизита «Адресат»  может при необходимости входить  почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в следующей установленной Правилами оказания услуг почтовой связи последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название области, края, автономного округа (области), республики, почтовый индекс.

3.2.13. Гриф утверждения  документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется  справа на верхнем поле первого листа  документа.

Гриф утверждения оформляется  следующим образом:

 

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий МДОУ №19

______________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

___.____._______

3.2.14. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и  инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение  дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель  вправе давать поручения в виде резолюций  лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих  указаний по исполнению и имеющих  типовые сроки исполнения, в резолюции  указываются исполнитель, подпись  автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться  на отдельном листе с указанием  регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2.15. Заголовок к тексту  документа.

Заголовок к тексту документа  должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием  вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например:

ПРИКАЗ

Об изменении штатного расписания

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

3.2.16. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают штампом «Контроль».

3.2.17. Текст документа.

Текст документа оформляют  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в  виде анкеты наименования признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем  на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации – автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., его можно  разбить на разделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

3.2.18. Отметка о наличии  приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается  другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МДОУ №19 от 19.01.2011 № 27

и приложение к нему, всего  на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут «Приложение №» с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу МДОУ №19

от 24.02.2011 № 15

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ  №» печатать прописными буквами, а  также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и  регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу МДОУ №19

от 18.12.2010 № 14

3.2.19. Подпись.

Документы, направляемые в  вышестоящие органы, федеральные  органы представительной и судебной власти, подписываются заведующим МДОУ №19.

Документы, направляемые другим организациям, гражданам, подписываются  заведующим, старшим воспитателем МДОУ №19.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее  его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается  фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления  можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа  несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном  уровне.

3.2.20. Согласование проекта  документа.

Согласование проекта  документа проводится при необходимости  оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее  принятым решениям.

Представляемые на подпись  документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем  подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения  работникам МДОУ №19, должны быть завизированы ими.

Согласование проекта  документа оформляется визой  на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее  согласование).

Виза включает в себя должность  визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в  нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника локального акта МДОУ №19. На внутреннем информационно-справочном документе и на копии отправляемого  документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и  дополнения к проекту документа  оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим  образом:

Замечания прилагаются

Заведующий МДОУ №19

____________ _________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

___._____.________

Замечания докладываются  руководителю, подписывающему документ.

Внешнее согласование документа  оформляется грифом согласования, который  включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым  согласовывается документ (включая  наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заведующий МДОУ №22

________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

___._____.________

Гриф согласования располагается  ниже реквизита «подпись» в левом  нижнем поле документа.

Грифы согласования могут  располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа  затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист  согласования прилагается».

Согласование документа  осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами МДОУ №19;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает  содержание документа;

с вышестоящими органами - в  случаях, когда законодательством  предусматривается возможность  совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.2.21. Оттиск печати.

МДОУ №19 имеет печать с указанием организационно правовой формы учреждения и его полного  названия. Оттиск печати должен захватывать  окончание наименования должности  лица, подписавшего документ.

3.2.22. Отметка о заверении копии.