Анадиз документооборота

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно

Делопроизводитель МДОУ №19 Личная подпись А.Я. Хорошая

10.10.2010

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати МДОУ №19.

3.2.23. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа  проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер  его служебного телефона, например:

А.Я. Хорошая

8(4233) 45-654

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой  исполнителей, в отметке об исполнителе  указывается фамилия основного  исполнителя.

3.2.24. Отметка об исполнении  документа.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер  дела, в котором будет храниться  документ. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.2.25. Отметка о поступлении  документа.

Отметка о поступлении  документа в МДОУ №19 содержит очередной  порядковый номер и дату поступления  документа (при необходимости –  время поступления). Допускается  проставлять отметку о поступлении  документа в виде штампа.

3.3. Особенности подготовки  и оформления отдельных видов  документов

3.3.1. Приказ, распоряжение

3.3.1.1. Приказами и распоряжениями  оформляются решения нормативного  характера, а также по оперативным,  организационным, кадровым и другим  вопросам работы МДОУ №19.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения  на основании поручений заведующего  МДОУ №19, его заместителя либо в  инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и  их согласование с заинтересованными  сторонами возлагается на руководителей  подразделений, которые готовят  и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет заведующий МДОУ №19.

3.3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются  исполнителем и руководителем  подразделения, внесшим проект, руководителями  подразделений, которым в проекте  предусматриваются задания и  поручения, а также руководителем  отдела кадров и юристом (визирует  проекты нормативных правовых  актов). Возражения по проекту  приказа (распоряжения), возникающие  при согласовании, излагаются в  справке, которая прилагается  к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения  принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые директору на подпись, визируются заместителями директора  в соответствии с распределением обязанностей.

3.3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках  установленной формы и докладываются  для подписи при необходимости  со справкой, которая должна содержать  краткое изложение сути приказа,  обоснование его необходимости,  а также сведения о том, на  основании чего подготовлен проект  и с кем согласован. Датой приказа  является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

3.3.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры  заверяют штампом отдела кадров  и направляют адресатам в соответствии  с указателем рассылки, который  составляется и подписывается  исполнителем. Копия обязательно  направляется также исполнителю  и в отдел кадров.

3.3.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Наименование – Муниципальное  дошкольное образовательное учреждение Центра развития ребенка – детский  сад №19.

Наименование вида документа  – приказ.

Дата и номер приказа. Дата оформляется цифровым способом, номер состоит из знака «№»  и порядкового номера приказа, дополнительно  соответствующим постфиксом.

Заголовок должен кратко и  точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом размером 12 пт через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству МДОУ №19.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается  по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты  и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может  начинаться словами «в целях», «во  исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается  наименование этого документа в  родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть  должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя  каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного  характера могут быть перечислены  в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения  или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном  лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и  заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит  вместе с проектом приказа.

Визы включают должности  визирующих, личные подписи, расшифровку  подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки  подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности  печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает  заведующий, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.

Приложения к приказу  визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений  в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

3.3.2. Положение, правила,  инструкция

3.3.2.1. Положение принимается  в том случае, если в нем  устанавливаются системно связанные  между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных  органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются  нормы и требования, обязательные для выполнения. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные  правовые акты, которые подписываются  руководителем; утверждение оформляется  в форме грифа утверждения  или путем издания распорядительного  документа об их утверждении.

3.3.2.2. Порядок подготовки  проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку  подготовки проектов нормативных  актов.

3.3.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке МДОУ №19. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная  инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция старшего воспитателя).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются  основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его  распространения, ответственность  за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы  должны иметь названия.

Главы пункты и подпункты  нумеруются арабскими цифрами.

3.3.3. Протокол

3.3.3.1. Протокол составляется  на основании записей, произведенных  во время совещания (заседания)  Совета педагогов, представленных  тезисов докладов и выступлений,  справок, проектов решений и  др.

3.3.3.2. В МДОУ №19 протоколы  могут издаваться в полной  или краткой форме, при которой  опускается ход обсуждения вопроса  и фиксируется только принятое  по нему решение.

3.3.3.3. Текст полного протокола,  как правило, состоит из двух  частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

- Председательствующий

- Секретарь

- Присутствовали (подчеркивается) – список присутствовавших или  отсылка к прилагаемому списку  присутствовавших, если их количество  превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается  повесткой дня – перечень рассматриваемых  вопросов, перечисленных в порядке  их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и  его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы  левого поля.

Основная часть протокола  состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Текст каждого  раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ –  ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к  нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления  прилагается». Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола  после соответствующего постановления (решения).

3.3.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться  обобщенно.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола  включает рассматриваемые вопросы  и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается от левого края шрифтом  размером 14 пт и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.3.3.5. Протокол подписывается  председательствующим на заседании  и секретарем. Датой протокола  является дата заседания.

Протоколам присваиваются  порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы при директоре, протоколы  заседаний аттестационной комиссии. Протоколы совместных заседаний  имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового  номера постановления (решения) в пределах вопроса.

3.3.3.6. Копии протоколов  при необходимости рассылаются  заинтересованным организациям  и должностным лицам в соответствии  с указателем рассылки; указатель  составляет и подписывает ответственный  исполнитель подразделения, готовившего  рассмотрение вопроса. Копии протоколов  заверяются оттиском печати Общества.

Принятые решения доводятся  до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются  на соответствующем бланке и заверяются оттиском печати Общества.

3.3.3.7. Протоколы печатаются  на общем бланке МДОУ №19 формата  А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа  – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 14 и  выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания  – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.