Анализ деятельности организации

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел.

Регистрация входящих документов

Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением тех, что внесены в особый список. Примерный перечень нерегистрируемых документов:

• печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
• копии информационных документов и рекламные материалы;
• поздравления;
• приглашения;
• прейскуранты. 

Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов используются следующие правила:

• регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на обратной стороне документа в левом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в журнал регистрации входящих служебных документов; отметка должна содержать порядковый номер, дату и количество листов. 
• каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
• необходимо соблюдать принцип однократности регистрации (например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришёл оригинал письма; в этом случае на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации).
• регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.).

Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю. В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и сроки исполнения. После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передаются под роспись в журнале регистрации входящих документов. 

Исполнение документов

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на исполнителя. Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

• разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
• определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
• оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

• наличие необходимых виз согласования;
• подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
• использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
• наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
• правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

При выявлении неправильного оформления документ возвращается исполнителю на доработку, при правильном оформлении – документ регистрируется и отправляется адресату.

Регистрация исходящих документов и их отправка

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства. Исключение делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

При регистрации исходящих служебных документов соблюдаются следующие требования:

• документ регистрируется только после того, как он был подписан имеющим на это право лицом, т.к. существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
• однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учёт.

Регистрационный исходящий номер и дата проставляются в угловом штампе организации в левом верхнем углу документа, делается соответствующая запись в журнале учёта исходящих служебных документов, письма конвертуются и отправляются адресатам, как правило, через почтовое отделение.

 

2. Графи-

ческая

схема

бизнес - процесса

 

 

 

 

                                                                 

                                                                

 

 

 

 

             

 

 

 

 

 

 

 

3. Табличное описание  процессов

    Таблица 1

№ п/п	Процесс	Руководитель процесса	Входы процесса	Управление	Ресурсы процесса	Выходы процесса
1.	Рассмотрение документа руководителем	Руководитель	Входящий зарегистрированный документ	Инструкция по делопроизводству	Канцелярские принадлежности; печать	Документ с резолюцией
2.	Передача документа исполнителю (ям) и его исполнение	Делопроизводитель	Документ с резолюцией	Инструкция по делопроизводству, образец исполнения документа	Журнал приёма-передачи документа на (с) исполнение (я); офисная техника; исполнитель	Исполненный документ
3.	Возврат подписанного и исполненного документа	Исполнитель	Исполненный документ	Сроки исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя	Журнал приёма-передачи документа на (с) исполнение (я)	Возвращённый документ
4.	Проверка правильности оформления документа	Делопроизво- дитель	Возвращённый документ	Инструкция по делопроизводству, образец исполнения документа	Использование органо-лептических средств контроля, делопроизводитель	Документ, готовый к отправке
5.	Разработка должностных инструкций	Руководитель или его заместители	Потребность в определении обязанностей сотрудников	Типовые должностные инструкции; Трудовой Кодекс РФ	Офисная техника, канцелярские принадлежности	Разработанные должностные инструкции
6.	Разработка образцов исполнения документов	Делопроизво- дитель	Потребность в правильном и чётком исполнении документов	Инструкция по делопроизводству	Офисная техника, канцелярские принадлежности	Разработанные образцы документов
7.	Разработка внутренних документов	Начальник службы делопроиз- водства	Требования руководителя	Инструкция по делопроизводству, указания руководителя по исполнению документов	Офисная техника, канцелярские принадлежности	Разработанные внутренние инструкции
8.	Контроль над исполнением документа	Делопроизво-дитель	Потребность в соблюдении сроков исполнения документов	Инструкция по делопроизводству, внутренние инструкции	Журнал контроля над исполнением документов, резолюция руководителя	Документ, исполненный в срок
9.	Консультирование исполнителей	Делопроизво-дитель	Потребность в правильном и чётком исполнении документов	Инструкция по делопроизводству, образец исполнения документа	Образец исполнения документа, указание на ошибки, делопроизводитель	Правильно исполненный документ
10.	Обеспечение работоспособности офисной техники	Начальник АХО	Потребность в ремонте и обслуживании офисной техники	Заявка на ремонт и обслуживание офисной техники, договор на ремонт и обслуживание	Технические паспорта офисной техники, технический работник и его способности	Обеспеченность работоспособности офисной техники

 

 

 

 

4.   Цепочка качества

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 

 

 

 

 

5. Матрица взаимосвязи                                                                                                                              Таблица 2

 

 

Требова-ния потреби-теля	Показатель	Важность для потреби-теля	Процессы в ходе деятельности
			Рассмотре- ние документа руководи-телем	Пере-дача доку-мента исполнителю (ям) и его исполнение	Возврат подписанного и исполненного доку-мента	Проверка правиль-ности оформ-ления доку- мента	Разра-ботка долж-ност- ных инстру-кций	Разра-ботка образ-цов исполнения доку-ментов	Разра-ботка внутрен-них норма-тивных доку-ментов	Контроль над исполнением доку-мента	Консультиро- вание исполнителей	Обеспечение работоспособности офис-ной техники
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1.Выпол-нение сроков исполне-ния  доку-мента		9	3	3	0	0	0	0	0	9	1	0
2.Грамот-ность письменной речи доку-мента		7	1	0	0	9	0	1	0	0	1	1
3.Оформление в соответ-ствии с норма-тивными доку-ментами		8	0	1	0	9	3	9	9	0	3	0
4.Соблюдение офици-ально-делового стиля письма		5	3	3	0	3	0	0	1	0	1	0
5.Нали-чие всех необхо-димых рекви-зитов доку-мента		6	3	1	0	9	0	3	3	1	3	1
6.Нали-чие контроль-ного экземп-ляра доку-мента		1	0	1	0	0	0	0	3	0	1	1
7.Нали- чие подписи должно-стного лица		10	0	0	9	9	0	3	3	0	1	0
8.Нали-чие грифа утверж-дения		2	0	3	0	3	0	9	3	0	3	0
9.Нали чие печати органи-зации		3	0	0	9	9	0	3	3	0	1	0
10.Нали- чие адресата и (или) расчёта рассылки		4	3	1	0	9	0	3	3	0	9	0
Критичность процесса			79	67	117	273	24	166	155	87	118	14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Расчёты:

 

Процесс 1:   9*3+7*1+5*3+6*3+4*3 = 79;

Процесс 2:   9*3+8*1+5*3+6*1+1*1+2*3+4*1 = 67;

Процесс 3:    10*9+3*9 = 117;

Процесс 4:    7*9+8*9+5*3+6*9+10*9+2*3+3*9+4*9 = 273;

Процесс 5:    8*3 = 24;

Процесс 6:    7*1+8*9+6*3+10*3+2*9+3*3+4*3 = 166;

Процесс 7:   8*9+5*1+6*3+1*3+10*3+2*3+3*3+4*3 = 155;

Процесс 8:   9*9+6*1 = 87;

Процесс 9:    9*1+7*1+8*3+5*1+6*3+10*1+2*3+3*1+4*9 = 118;

Процесс 10:  1*7+1*6+1*1 = 14.

 

 

Максимальная критичность 273 – процесс «проверка правильности оформления документа».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.Описание  процесса

Рассмотрим процесс с максимальной критичностью – процесс проверки правильности оформления документа.

Правильность исполнения документа является одним из главных подпроцессов исполнения документов в организации, который регламентируется нормативными документами, перечисленными выше. При неверном исполнении документа последний возвращается исполнителю на доработку в соответствии с указанием ошибок делопроизводителем.

Назначение данного процесса строго регламентируется инструкцией по делопроизводству, внутренней инструкцией по исполнению документов и личными указаниями руководителя. Исполненный документ должен строго соответствовать официально-деловому стилю, исполнен в соответствии с правилами русского языка, выполнен в срок, иметь все необходимые реквизиты, печать и подпись должностного лица.

Осуществление контроля данного процесса производится, в первую очередь, руководителем или должностным лицом при подписании документа, а затем делопроизводителем при возврате документа в службу делопроизводства. Делопроизводитель при возврате документа должен проверить в присутствии исполнителя:

− наличие необходимых реквизитов письма;

− наличие подписи должностного лица и печати (при необходимости);

− адресование документа;

− характер отправления (в устной форме: простое, заказное и т.д.).

 

 

 

 

 

 

7. Графическая диаграмма хода процесса проверки правильности оформления документа

Участники                 процесса       Работы     процесса	Руководитель	Делопроизво-дитель	Начальник отдела делопроизводства
Проверить выполнение             Проверить наличие подписи должностного лица и печати                                    3. Проверить  наличие адресата (или расчёта  рассылки)