Анализ деятельности организации

Министерство образования и науки РФ

федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Рыбинский государственный  авиационный технический университет

имени П.А. Соловьева»

 

Факультет заочного обучения

Кафедра «Организация производства и управление качеством»

 

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине «Всеобщее управление качеством»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

	Студент:_______________________Целых Н.В. Группа: ЗКП-11 Преподаватель:________________Киселев Э.В.
	Оценка  _________________________________ Подпись преподавателя____________________________ Дата ____________________________________

 

 

 

 

 

Рыбинск 2013

                                                                

                                                 

 

Задание

на курсовую работу по дисциплине

«Всеобщее управление качеством»

 

Студентке группы ЗКП-11 Целых Н.В.

«Провести анализ деятельности организации».

 

 

 

Исходные данные:

1. Вид деятельности – обработка входящей корреспонденции в службе делопроизводства войсковой части.
2. Существующий бизнес - процесс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание расчетно – пояснительной записки:

Реферат.                                                                                                                                               

1. Анализ существующей системы организации работы службы делопроизводства……………………………………………………………...4-13

1.1 Организационная структура отдела делопроизводства

1.2 Требования нормативных документов к организации работы службы несекретного делопроизводства войсковой части                                                                                                                 

1.3 Описание существующего технологического процесса.               

2. Графическая схема бизнес – процесса………………………………..14                                                                                                                                

3. Табличное описание процессов……………………………………15-16                                                          

4. Цепочка качества……………………………………………………….17                                                                                

5. Матрица взаимосвязи………………………………………………18-22                                                                         

6. Описание процесса проверки правильности оформления документа……………………………………………………………………….23                                              

7. Графическая диаграмма хода процесса………………………………24                                                                                            

Общие выводы по работе………………………………………………...25                                                                                                                                                                                    

Список использованных источников……………………………………26                                                                  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1. Анализ существующей системы организации работы службы делопроизводства.

1. Организационная структура отдела делопроизводства

         Рассмотрим организационную структуру конкретного отдела делопроизводства (рисунок 1).

 

 

 

 

Рис. 1 ‒ Организационная структура отдела делопроизводства

 

Начальник отдела делопроизводства непосредственно подчиняется командиру войсковой части или его заместителю, распределяет обязанности между своими подчинёнными и контролирует их работу, составляет доклады руководству, присутствует на совещаниях и т.д. Также в обязанности начальника отдела входит контроль исполнения служебных документов и ведение справочной работы. В целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

• контроль над исполнением документов по существу поставленных вопросов;
• контроль сроков исполнения документов.

Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения.

Для этого предназначен журнал контроля над исполнением служебных документов, в который вносятся все данные об исполнителях, сроках и результатах (текущих и конечных) исполнения документа. Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах.

1.2 Требования нормативных  документов к организации работы  службы несекретного делопроизводства  войсковой части.                                                                                                                

Документационное обеспечение управления или делопроизводство представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Для правильной организации документационного обеспечения в войсковой части разработана собственная инструкция по делопроизводству, документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

   Нормативную базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Основными нормативными документами по организации делопроизводства в войсковых частях являются:

1.  Приказ МО РФ № 170 от 1999г.

2. Временная инструкция по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации от 2005 г.

3. Внутренняя инструкция по организации  несекретного делопроизводства  в войсковой части.

4.  ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.3 Описание существующего  технологического процесса

Технологический процесс организации работы в отделе делопроизводства представляет собой комплекс взаимосвязанных операций, в которых участвуют сотрудники отдела делопроизводства, командир или его заместитель и исполнители.  Структура технологического процесса, последовательность выполнения различных операций определены внутренней инструкцией по организации работы отдела делопроизводства.

Вся работа по регистрации служебных документов в отделе ведётся рукописным образом с использованием различных журналов, предусмотренных инструкцией по делопроизводству в ВС РФ.

 Рассмотрим общую схему технологического процесса (рисунок 2).

 

                       

                       

                       

                       

 

 

 

 

 

 

 

 

                      Рис. 2 ‒  Схема технологического процесса

Таким образом, технологический процесс в отделе можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
• предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения;
• рациональное движение документов внутри организации;
• обработка исполненных и отправляемых документов.

         Основными задачами организации делопроизводства являются:

• организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
• создание документов (документирование деятельности);
• обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства. Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного в службе делопроизводства разрабатывается два основных внутренних документа:

• инструкция по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
• номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учёта документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

         Рассмотрим схему технологического процесса обработки поступающей корреспонденции в отделе делопроизводства (рисунок 3).

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                               

                          Рис. 3 ‒ Схема технологического процесса обработки            документов службой делопроизводства войсковой части 

Рассмотрим подробнее этапы технологического процесса.

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии, соответствие номеров на пакетах с номером письма. Ошибочно доставленные письма возвращаются отправителю. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.