Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

  - на счет 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», если это командировка сотрудника, занимающегося реализацией продукции, товаров или услуг компании, и в ходе командировки решаются вопросы реализации;

  - на счет 8414 «Прочие накладные расходы», если это командировка сотрудников основного производства, которая связана с процессом производства.

В нашем случае в командировку отправлялся гл. механик компании для подписания договоров с поставщиками. Поэтому расходы по командировке следует отнести на счет 7210.

Затем подсчитывается общая  сумма, списываемая на каждый из счетов. По авансовому отчету Суркова В.А. на счет 7210 списываются:

  стоимость проезда  без НДС туда и обратно – 9023 тенге (2654 + 6369);

  суточные – 61 800 тенге;

Итого на счет 7210 – 70 823 тенге

На счет 1420 будет относиться 1 353 тенге (398 + 955).

Всего на разные счета со счета 1251 списывается 72176 тенге (70823 + 1353).

Эти общие суммы по корреспондирующим  счетам отражаются бухгалтером на лицевой  стороне авансового отчета в правом верхнем углу, и делается отметка  о дате проверки авансового отчета. Затем сумма понесенных расходов утверждается руководителем организации. Общая израсходованная сумма (72176 тенге) сравнивается с величиной  ранее полученных денежных средств в подотчет (75000 тенге). В нашем случае сотрудник фактически потратил сумму меньшую, чем было получено, и остаток неиспользованных денег в сумме 2824 тенге внесен в кассу. Сумма 500 тенге, израсходованная Сурковым В.А. за постель, не была подтверждена документами и не была принята бухгалтером.

Если бы имела место  обратная ситуация, когда сотрудник  фактически потратил сумму большую, чем было получено, в этом случае сумма перерасхода должна быть выдана сотруднику из кассы. В любом случае в авансовом отчете делается соответствующая  отметка, подтверждающая завершение всех взаиморасчетов между сотрудником  и организацией по данной операции. В том случае, когда материально-ответственное  лицо не может отчитаться за полученные из кассы денежные средства (не предоставляет документы о расходовании этих средств), то они должны быть удержаны из его заработной платы. Однако встречаются случаи, когда авансовый отчет не может быть составлен из-за утери подтверждающих документов, хотя определенные расходы сотрудник понес и использовал денежные средства по назначению.

В таком случае следует  попытаться восстановить утерянные  документы, запросив у поставщиков  их копии. Если же это невозможно, сотрудник  может написать объяснительную записку  о причинах утери документов, указать  величину произведенных расходов и  обратиться к руководству компании с просьбой возместить понесенные расходы.

К отчету по командировке Сурковым В.А. приложена объяснительная записка  о том, что в городе Астана он вел  с зарубежным партнером междугородные  телефонные переговоры на сумму 5100 тенге, которые не подтверждены первичными документами. Бухгалтер в авансовом  отчете на сумму таких неподтвержденных расходов в качестве корреспондирующего счета должен указать счет 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».

Корреспонденция счетов: дебет 3350 – кредит 1251 означает, что задолженность  сотрудника перед организацией по подотчетным  суммам будет погашена за счет удержания из заработной платы. Если руководитель компании не удовлетворит просьбу сотрудника о возмещении понесенных, но не подтвержденных расходов, то на соответствующую сумму будет уменьшена заработная плата, причитающаяся сотруднику к выплате на руки.

Руководством компании было принято решение о том, чтобы  возместить неподтвержденные расходы, и был издан приказ о возмещении расходов.

Возмещаемые сотруднику расходы (при отсутствии документов) считаются  дополнительным доходом работника, который будет начислен ему в  дополнение к основной заработной плате. При этом будет составлена корреспонденция  счетов: Дебет 7210 «Административные  расходы» – Кредит 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда». Все  полученные работником доходы (заработная плата и возмещаемые расходы) подлежат налогообложению индивидуальным, социальным налогами, социальными отчислениями в ГФСС и отчислениям в накопительный пенсионный фонд.

В этом случае данные расходы  относятся на расходы на счет 7210, но не как расходы подотчетных  лиц со счета 1251, а как дополнительный доход работника со счета 3350. Превышение командировочных сверх норм в  сумме 5 100 тенге вошло в доход  Суркова В.А. за февраль 2006 года, включено в расчет по ежемесячному исчислению и удержанию индивидуального  подоходного налога и исчислению социального налога, и в расчетную ведомость.

При приобретении каких-либо материальных ценностей их необходимо сначала оприходовать, т.е. показать в учете, что они поступили  на склад предприятия, а затем  составить акт об их использовании  и списать со склада на расходы  компании. Поэтому приобретаемые  подотчетным лицом канцтовары в  случае их сдачи на склад следует  отразить на счете 1350 «Прочие запасы». Однако в том случае, когда канцтовары на склад не сдаются, а используются сразу после приобретения, например, в ходе командировки, то их можно  списать на расходы на счет 7210.

Все суммы выделенного  НДС по полученным от поставщиков  счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 «Налог на добавленную  стоимость». Бухгалтер проставляет  корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Организация аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Мелиорация»

 

3.1. Задачи, источники и  программа аудита

 

Цель аудита заключается  в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Республики Казахстан.

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается  в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального  оформления и отражения в учете  всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

- Проверка документального  подтверждения расчетных операций:

- Контроль документов  с использованием методов инспектирования,  пересчета, экономического анализа

- Проверка организации  аналитического учета по каждой  сумме, выданной подотчет

- Проверка синтетического  учета в соответствии с рабочим планом счетов

- Сверка оборотов и  сальдо по счетам в регистрах  синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе

В качестве аудиторских доказательств  используется следующая информационная база:

1. Учетные документы, отражающие  совершения хозяйственной операции:

- авансовый отчет - представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;

- журнал регистрации авансовых отчетов,

- приказ о направлении работника в командировку, применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

 

При необходимости указываются  источники оплаты сумм командировочных  расходов, другие условия направления в командировку.

- командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

- служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении, применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается  руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый  работник. Утверждается руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом и передается в  кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий  отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается  с руководителем структурного подразделения  и предоставляется в бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом:

- список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы,

- приказы об утверждении  смет представительских расходов,

- сметы представительских расходов,

- главная книга - книга,  где собраны все синтетические  счета организации, которые расположены  в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из  журналов-ордеров и вспомогательных книг,

- журнал ордер №7 - учетный  регистр, применяемый для учета  операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными  лицами. Основанием для заполнения  журнала-ордера № 7 являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные  под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые  приходные или расходные кассовые  ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных;

2. Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо  по счетам расчетов: ФОРМА №1  «Бухгалтерский баланс»;

3. Прочие документы, отражающие  законность совершения расчетов  с подотчетными лицами: письма, приказы  руководителя, соглашения, трудовые  договоры и др.

 

3.2. Планирование аудиторской  проверки в ОАО «Мелиорация»

 

В процессе планирования проверки предприятия ОАО «Мелиорация» выделим 2 этапа:

1. Предварительное планирование  аудиторской проверки.

2. Составление программы  аудита.

На первом этапе для  оценки объема документации организации, подлежащей проверке, и общих затрат времени на проведение аудита проводится предварительное ознакомление. Для предварительного ознакомления с клиентом осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

• ознакомление с учредительными Документами;
• личная беседа с директором, главным инженером;
• личная беседа с главным бухгалтером, изучение принятых форм учета;
• просмотр первичной документации, проверка наличия бухгалтерских регистров, оценка правильности их оформления.

В результате ознакомления с документами установлено, что  для целей бухгалтерского учета  на предприятии разработана учетная  политика, в которой определены основные моменты организации учетной работы.

К документам, регулирующим внутренний контроль на предприятии  ОАО «Мелиорация» относятся:

• положение об отделе бухгалтерского и налогового учёта;
• график документооборота;
• разработаны должностные инструкции на каждого сотрудника бухгалтерской службы;
• заключены договоры на материальную ответственность.

За организацию и состояние  системы внутреннего контроля на предприятии несет ответственность  руководство общества. Функции внутреннего  контроля осуществляются главным бухгалтером. Руководством общества назначена инвентаризационная комиссия и комиссия по приёму, вводу  в эксплуатацию, списанию основных средств, материалов. К внешнему контролю относится обязательная аудиторская  проверка, проводимая ежегодно на предприятии. На основе данных предварительного планирования было принято решение о целесообразности проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, а также определены общие  затраты времени аудитора на проведение аудита (245 человеко-часов), заключен договор  на проведение аудиторской проверки.

Второй этап - составление  программы аудита.

Разрабатывая программу  аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо установить приемлемый уровень  существенности и аудиторский риск. Учитывая, что проверяемое предприятие ОАО «Мелиорация» является и производственным, и торговым, так как основным видом деятельности является производство и оказанием услуг, то при определении уровня существенности для расчетов с подотчетными лицами в качестве базовых показателей используем следующие показатели бухгалтерской отчетности: