Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

 

Этот показатель должен быть больше 1, чем выше этот коэффициент, тем лучше. Оптимальным является значение 1,5-2. В ОАО «Мелиорация» за 2011 год, как видно из таблицы 3 коэффициент равен 2, 5 т.е. даже больше оптимального значения, а это означает, что без привлечения дополнительных средств организация имеет возможность полностью погасить свои долги, для этого не нужно даже реализовывать материалы, достаточно денежных средств на расчетном счете.

 

Таблица 4

Коэффициент абсолютной ликвидности  в ОАО «Мелиорация»

 

Год	Денежные средства, тыс.тнг	Величина краткосрочных обязательств, тыс.тнг	Коэффициент абсолютной ликвидности
2010	1035	5819	0,18
2011	9296	6433	1,45

 

Коэффициент абсолютной ликвидности как видно из таблицы 4, за отчетный период равен 1,45 а это означает, что все свои обязательства организация может погасить своевременно, т.к. у нее есть деньги на расчетном счете.

Соотношение собственных  и заемных средств позволяет  дать общую оценку финансовой устойчивости организации (табл.5). Этот показатель отражает, сколько собственных средств приходится на каждый рубль задолженности. Значение данного коэффициента должно быть не менее 0,7.

За отчетный период, на каждый тенге задолженности в ОАО «Мелиорация» приходится 2,53 тенге собственных средств. Данный показатель еще раз подчеркивает финансовую устойчивость организации.

 

Таблица 5

Соотношение собственных  и заемных средств в ОАО  «Мелиорация»

 

Год	Нераспределенная прибыль,  тыс.тнг	Величина краткосрочных  обязательств, тыс.тнг	Соотношение собственных  и заемных средств
2010	15163	5819	2,6
2011	16295	6433	2,53

 

Коэффициент автономности (финансовой независимости) этот показатель определяет долю активов организации, которые  покрываются за счет собственного капитала таблица 6. Чем выше данный коэффициент тем более устойчиво финансовое положение организации (минимальное значение 0,4)

В ОАО «Мелиорация», за отчетный период  71 % активов покрываются за счет собственного капитала.

Высокий коэффициент финансовой независимости так же характеризует  положительно финансовое положение  организации.

Коэффициент маневренности  собственного капитала отражает часть  собственного капитала, используемую для финансирования текущей деятельности.

(СК - ВНА) / СК = (490-190) / 490 (1)

где, ВНА – сумма внеоборотных активов оптимальное значение данного показателя 0,5

(16295 - 6663) / 16295 = 0,59

 

Таблица 6

Коэффициент автономности в  ОАО «Мелиорация»

 

Год	Нераспределенная прибыль (стр. 490 баланса) тыс. руб	Баланс актив (стр. 300 баланса) тыс. руб	Коэффициент автономности
2010	15163	20880	0,72
2011	16295	22756	0,71

 

В ОАО «Мелиорация» за 2011 г. 59 % собственного капитала используется для финансирования текущей деятельности. Коэффициент маневренности в организации равен оптимальному значению.

В ОАО «Мелиорация» бухгалтерский  и налоговый учет ведется согласно принятой учетной политике. В учетной  политике оговорено, что амортизация  по вновь вводимым основным фондам начисляется одинаково в бухгалтерском  и налоговом учете (т.е. в зависимости  от срока полезного использования, линейным методом).

 

Таблица 7

Основные экономические  показатели работы ОАО «Мелиорация» за 2009-2011 годы

 

Показатели	Годы			Отклонения (+; -)		Темп роста, %
	2009 г. тыс.тнг	2010 г. тыс.тнг	2011 г. тыс.тнг	2011 г. от 2010г. тыс.тнг	2010 г. от 2009г. тыс.тнг	2011 г. от 2010 г.	2010 г. от 2009 г.
Выручка от реализации продукции	38890	44750	35011	-9739	5860	79	115
Себестоимость проданных  товаров	39487	44649	33714	-10935	5162	75	113
Валовая прибыль	- 597	101	1297	1196	698	1284	- 17
Прибыль, убыток от продажи	- 597	101	1297	1196	698	1284	- 17
Прочие операционные доходы	1119	2957	1819	-1138	1823	61	263
Прочие операционные расходы	588	2674	1413	- 1261	2086	53	455
Прибыль (убыток) до налогообложения	- 127	384	1703	1319	511	443	- 302
Текущий налог на прибыль	162	223	431	208	61	193	138
Чистая прибыль (убыток) отчетного  периода	- 289	120	1282	1162	409	1068	- 41

 

По итогам работы таблицы 7 за 2011 год выручка от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за минусом налога на добавленную стоимость, акцизов и аналогичных обязательных платежей) уменьшилась с 44 750 тыс.тнг. до 35 011 тыс.тнг, хотя по итогам работы за 2010 г по сравнению с 2009 г, выручка от продажи товаров увеличилась на 15 %, а именно с 38890 тыс.тнг до 44750 тыс.тнг.

Себестоимость проданных  товаров, работ, услуг уменьшилась на с 44 649 тыс.тнг до 33 714 тыс.тнг, что пропорционально уменьшению размера выручки, однако в 2010 г. по сравнению с 2009 г. было увеличение на 13 % с 39487 т.р. до 44649 тыс.тнг.

В целом по предприятию  размер валовой прибыли увеличился с -101 тыс.тнг до 1297 тыс.тнг.

Прибыли от продаж было получено в 2011 году – 1297 тыс.тнг в 2010 году - 101 тыс.тнг, а в 2009 г. был убыток в размере 597 тыс.тнг.

По строке «Прочие операционные доходы» отчета о прибылях и убытках были отражены доходы от реализации основных средств.

Прибыль до налогообложения возросла с 384 тыс.тнг до 1703 тыс.тнг, что привело к увеличению налога на прибыль в 2011 году на 93% по сравнению с 2010 годам, а именно с 223 тыс.тнг до 431 тыс.тнг.

В течении 2011 года на расчетные счета Общества поступало за выполненные работы, оказанные услуги, продажу материалов и имущества – 53662 тыс.тнг. Данные средства были израсходованы на оплату материалов и ГСМ – 22669 тыс.тнг; на оплату труда – 11076 тыс.тнг; на оплату налогов, аренду земли – 9112 тыс.тнг; во внебюджетные фонды перечислено – 2618 тыс. тнг; на оплату услуг субподрядных организаций, сторонних организаций оказывающих услуги (тепло, вода, электроэнергия, ремонт автомашин, запчасти, страхование, ремонт зданий) израсходовано – 13494 тыс.тнг.

Согласно приказу об учетной политики от 11 января 2011 г., на предприятии ведется 1250 счет «Краткосрочная дебиторская задолженность работников».

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные  и командировочные расходы.

 

2.2 Организация учетной работы в ОАО «Мелиорация»

 

Бухгалтерский учёт на ОАО  «Мелиорация» ведётся при использовании  журнально-ордерной формы учёта  с применением электронных вычислительных машин. Автоматизированная форма бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами ориентирована на ввод и обработку  информации, представленной в первичных  документах с использованием средств  вычислительной техники. На основе первичных  документов формируется база данных в компьютере. Первичные документы  на ОАО «Мелиорация» оформляются  непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его  первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и  то, что он имел место в действительности. К первичным документам по операциям  с подотчетными лицами относятся  авансовые отчеты, кассовые ордера, приказы о направлении сотрудников  в командировки, командировочные  удостоверения и другие первичные  учетные документы, которые являются унифицированными. К бухгалтерскому учету у подотчетных лиц принимаются первичные учетные документы в том случае если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации Основными этапами документооборота по расчетам с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация» являются:

• составление и оформление документов;
• прием документов бухгалтерией;
• обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;
• передача документов в архив.

Все необходимые документы  в организации составляют ответственные  лица в сроки установленные графиком документооборота. График документооборота на ОАО «Мелиорация» оформлен в виде перечня по созданию, проверке и  обработке документов, выполняемых  каждым структурным подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроки выполнения этих работ. Работники ОАО «Мелиорация», имеющие отношение к учёту создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота, для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя и сроки, в которые представляются указанные документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приёмке документов бухгалтер проверяет правильность их оформления, их соответствие установленным требованиям. Принятые документы бухгалтер сначала проверяет по существу, т.е. устанавливает законность совершенных операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям, затем проверяет их по форме. После этого производится арифметическая проверка авансовых отчетов и других документов по учету расчетов с подотчетными лицами, которая выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов. После проверки бухгалтер обрабатывает документы, т. е. определяет корреспондирующие счета по каждому документу.

Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учетные  регистры. Учетные регистры по своей  сути являются сводными, накопительными документами, в которых формируется  и обобщается информация из разных первичных документов, Они предназначены  для равномёрного (ежедневного) накопления и обобщения в целом за отчетный период учетной информации и, следовательно, сокращения затрат времени на составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Такими документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются журнал регистрации авансовых отчетов, главная книга, журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

Одним из важнейших условий  оформления документации по расчетам с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация» является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной  работы, учета и контроля. В связи  с этим документы на хозяйственные  факты имеют обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для  исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы.

Предоставленный подотчетным  лицом авансовый отчет с приложением кассового чека, подтверждающий факт оплаты товара, принимается к учету в том случае, если он содержит следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• номер кассового аппарата;
• номер и дату выдачи чека;
• стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость.

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность  работников». В Типовом плане счетов ОАО «Мелиорация» к этому счету открыты следующие субсчета:

-  1251 расчеты с подотчетными лицами;

-  1252 по возмещению материального ущерба.

-  1253 с работающими – за товары, проданные в кредит и по предоставленным займам.

Счет 1250 «Краткосрочная дебиторская  задолженность работников» используется бухгалтерской службой ОАО «Мелиорация» в том случае, если подотчетному лицу выданы суммы в подотчет, после чего предоставлен отчет об использовании этих сумм.

В случае, когда подотчетное  лицо сначала предоставляет отчет об использовании своих собственных средств и только после этого предприятие ему возмещает произведенные расходы, используется субсчет 3392 «Краткосрочная кредиторская задолженность по служебным командировкам» счета «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность».

Выдача денег из кассы  в подотчет отражается корреспонденцией: Дебет счета 1251 «Краткосрочная дебиторская  задолженность работников: задолженность  по подотчетным суммам» – Кредит счета 1010 «Денежные средства в кассе».

Любой авансовый отчет  раскрывает цели использования денежных средств сотрудником компании. Если при выдаче денег из кассы в  подотчет счет 1251 «Задолженность по подотчетным  суммам» дебетовался, то при рассмотрении авансового отчета счет 1251 будет кредитоваться, т.е. будет отражено, на какие цели были израсходованы подотчетные  суммы. В данном случае необходимо указать  на дебет какого счета, корреспондирующего с кредитом счета 1251, будут списываться командировочные и другие расходы.

Здесь необходимо помнить, что  величина затрат без НДС на проезд, постель, бронь, проживание и суточные, т.е. непосредственные затраты по командировке, могут относиться на следующие счета:

  - на счет 7210 «Административные расходы», если это командировка сотрудника, входящего в состав административно-управленческого аппарата, в результате которой решаются вопросы, относящиеся ко всей деятельности организации;