Автоматизация рабочего места бухгалтера по учету складских операций

Средствами Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных функция связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и т.п.).

Чтобы проектируемая АРМ была эффективной  необходимо соблюдение следующих принципов  создания системы:

• Системность
• Гибкость
• Устойчивость
• Эффективность

Согласно принципу системности, АРМ  следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность  системы к возможным перестройкам,  благодаря модульности  построения  всех  подсистем  и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том,  что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов.  Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы,  а работоспособность системы быстро восстанавливаема. 

Эффективность  АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов,  отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

  Функционирование АРМ может  дать  желаемый  эффект  при   условии правильного  распределения   функций и нагрузки между человеком  и машинными средствами  обработки   информации,  ядром  которой   является компьютер.

1.8   Обоснование разработок по технологии сбора, передаче, обработке и выдаче информации

Реализация технологического процесса включает работу по учету поступления  ТМЦ, реализации ТМЦ, перемещению ТМЦ,  ведению информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к  базам данных. Операции имеют  программное выполнение, подчиненное  единой алгоритмической схеме.

Программа по решению задач по учету  поступления ТМЦ, реализации ТМЦ, перемещению  ТМЦ для всех работ имеет один вход, реализуемый управляющей компонентой. Работа с программой начинается с  вывода информационного окна и активизации  системы меню.

Технологический процесс сбора  информации будет представлять собой  ввод информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью  значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

Передача информации в системе  производится в форме документов и посредством локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в  ПЭВМ). Последнее обеспечивает повышение  оперативности.

Этап обработки информации на ЭВМ  является наиболее автоматизированным. Здесь основную нагрузку несут программные  средства. Их взаимосвязанная автоматическая работа обеспечивает математическую и  логическую обработку информации, вывод  по заданным формам результатных данных.

Обеспечение выдачи информации производится в виде установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

В следующем разделе рассмотрим практическую реализацию поставленных нами задач с учетом выбора обеспечивающих подсистем.

 

 

Проектная часть

2.1   Информационное обеспечение задачи учета складских операций и реализации продукции

В базе данных отображается информация об определенной предметной области (ПО). ПО – это часть реального мира.

Инфологическая модель (ИМ) предметной области – это описание предметной области, выполненной без ориентации на используемые в дальнейшем программные  и технические средства. Содержит исходную информацию о предметной области. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием.

Требования, предъявляемые к инфологической модели:

- Адекватное отображение (язык  для представления ИМ должен  обладать достаточными выразительными  возможностями)

- Непротиворечивость (не должна  допускаться неоднозначная трактовка  модели)

- Легко расширяемость (обеспечение  ввода новых данных без изменения  ранее определенных)

- Гибкий язык (язык должен быть  применим как при ручном, так  и при автоматизированном проектировании)

- Понятность всем пользователям

Цель инфологического моделирования  — создать точное и полное отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.

Для решения задач рассмотренных  в данном дипломном проекте разработана  инфологическая модель представленная на рисунке 2.1.

Данная модель показывает основные сущности, ключевые поля и атрибуты, входящие в каждую сущность. Также  показаны информационные связи и  потоки информации, позволяющие решить поставленные задачи автоматизации  учета складских операций и реализации.

 

 

 

 

 

Приведенную схему данных можно  разделить на три основных блока.

Первый блок данных показывает постоянную информацию, реализованную виде справочников. В данной системе выделено два  основных и три вспомогательных  справочника. Справочник Товары и Справочник Клиенты – это основные, они  являются источником информации при  учете поступления и реализации товаров, а также при формировании отчетной сущности Остатки. Вспомогательные  справочники являются источником информации для основных справочников. Разбиение  Справочников на основные и вспомогательные  создано для удобства при их заполнении.

Второй блок – это блок учета  товародвижения. Этот блок состоит  из следующих сущностей: Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов. Для решения задач  данного блока используется промежуточная  информация, которая в последствии  используется для выполнения соответствующих  расчетов. В результате обработки  данной информации формируются итоговые документы, итоговые ведомости, а также  итоговые таблицы, необходимые для  формирования итоговых отчетов. Вся  эта информация необходима для контроля процесса учета и анализа его  результатов.

Третий блок – это блок отчетной информации. С учетом изменения входных  данных формируются сводные сущности, в которых все эти изменения  учитываются. Это Журнал и Остатки, они необходимы для формирования отчетной информации и удобны тем, что  фиксируют каждое изменение данных, т.е информация, хранящаяся в них  актуальна на любой момент времени.

Более подробно схемы информационных процессов и их использование  при машинной обработке учетных  данных представлены далее.

 

 

 

2.1.2   Характеристика входной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для  решения задачи и расположенная  на различных носителях: первичных  документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной  информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава  и своевременного получения зависят  оперативность и эффективность  управления торговыми процессами.

Входной информацией для разрабатываемой  в дипломном проекте автоматизированной системы является:

• для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки (формы входных документов прихода приведены в приложении). Эти документы необходимы для учета поступления товара на склад от поставщиков, а также для учета излишков, возникающих на складе.
• Для отражения расходных документов: товарно-транспортная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки (Приложение). Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.

Для оформления операций заготовки  и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные  и другие документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.2.1   Описание входной оперативной информации и ее структура

При поступлении  первичных документов заполняются  следующие таблицы:

Таблица №1 Структура  таблицы «Приход»

 

 

Также заполняется  подчиненная таблица «ПриходТов», которая имеет следующую структуру:

Таблица №2  Структура таблицы «ПриходТов»

 

 

 

 

 

Оперативная входная информация по расходу товара вносится в следующие таблицы:

Таблица №3  Структура таблицы «Расход»:

 

 

А также в подчиненную ей таблицу  «РасходТов»:

 Таблица  №4 Структура таблицы «РасходТов»