Автоматизация рабочего места бухгалтера по учету складских операций

4. Отчет по остаткам ТМЦ.

Исходными данными являются данные из таблиц Приход и Расход. В этом отчете учитывается все движение товара за определенный период времени. В него входят все выше перечисленные  документы. В нем отражается наименование товара, поступившее количество, отпущенное количество и итоговое количество. Он может выполнятся за год, за месяц  или каждодневно.

5. Отчет по документам.

Отчет позволяет получить список документов. Можно выбрать виды документов, включаемых в отчет, и установить фильтр по реквизитам документа, включая фирму, контрагента. Для каждого документа в списке выводится следующая информация: номер в списке, дата, вид документа, номер, сумма, наименование клиента. Пользователю необходимо выбрать вид документа, дату, можно выбрать контрагента (по умолчанию отчет формируется  по всем контрагентам).

6. Формирование прайс-листа.

Данные для формирования прайс-листа  берутся из справочника Товары. Данные выводятся в установленной форме, где указывается наименование организации, дата составления, перечень номенклатуры с указанием цены на нее. Прайс  можно выводить как по всей номенклатуре в целом, так и по отдельным  позициям.

7. Ведение справочников.

Данные по фирме, по товарам, по клиентам и по поставщикам будут храниться  в отдельных справочниках. Во-первых, это необходимо для решения поставленных задач. Такая организация данных позволит формировать необходимые  отчеты. Во-вторых, это удобное представление  данных для получения нужной информации. Также это поможет при выписке  документов. В полях фирма, контрагент и номенклатура можно будет выбрать  только нужную позицию, а не заносить все это вручную. Это обеспечит  целостность данных в проектируемой  системе.     

Далее рассмотрим основные принципы и обоснования по информационному  обеспечению для решения поставленных задач. 

6. Обоснование разработок по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) –  совокупность единой системы классификации  и кодирования информации, унифицированных  систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для  своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

ИО отдела Выписка представляет собой информационную модель данного  объекта.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком  без каких-либо технических средств) – это классификаторы технико-экономической  информации и документы; и внутримашинного  ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных  по определенным признакам) – это  макеты / экранные формы для ввода  первичных данных в ЭВМ или  ввода результатной информации.

При организации БД учета ТМЦ  целесообразно использовать следующие  типы баз данных.

Основная  база – это БД, в которой каждая запись хранит информацию, не имеющую  никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД не могут  иметь связи друг с другом посредством  своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе  относятся базы, заполняемая при  поступлении первичных приходных  документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

Подчиненная база – это БД, которая позволяет  хранить данные, относящиеся к  какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой  в системе является база данных платежных  документов.

Справочник  – это БД, которая содержит общие  данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном  месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при  внесении изменений не допускает  действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также  удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие  базы данных: справочник номенклатуры, справочник клиентов, справочник поставщиков  и справочник фирм.

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения  с записями:

• При удалении записи из некоторой базы или подчиненной  базы должны быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой  записи.
• Если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.
• При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.
• Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.

Рассмотрим теперь обоснования  по выбору программного обеспечения.

1.7   Обоснование разработок по программному обеспечению

Подсистема «Программное обеспечение» (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды  для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).

 К общесистемному программному  обеспечению относятся программы,  рассчитанные на широкий круг  пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные  средства управления задачами. В рамках создания данной АИС планируется использование операционной системы Windows 95 (98). Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании АИС конкретного функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию данных и их обработку при решении функциональных задач.

Для того чтобы работники блока  «Выписка» эффективно работали с  большим информационным потоком, база данных в составе АСОЭИ должна отвечать следующим требованиям:

• хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;
• простота обращений пользователей к БД;
• возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;
• поиск информации по различным группам признаков;
• возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

• высокую степень  универсальности и продуманности  интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной  квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;
• глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;
• богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого распространенная MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft. В процессе разработки данного продукта на рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) cтали Ассеss 2.0, Ассеss 7.6 (он впервые был включен в состав программного комплекта MS Office 95). Позже появились версии Ассеss 97 (в составе NS Office 97)  и Ассеss 2000 (в составе МS Office 2000).

Важным средством, облегчающим  работу с Ассеss для начинающих пользователей, являются мастера — специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.