Автоматизация рабочего места бухгалтера по учету складских операций

Для учета недостач используется пункт  меню Оприходование товара. В данном пункте можно завести на склад  фактически недостающий товар. Оприходованный товар учитывается в таблице  Приход. Здесь также работу с документом облегчает удобный интерфейс  с возможностью выбора нужной позиции  из предложенного списка.

Выбрав пункт меню Поиск документов пользователь попадает в форму, где  он может найти нужный документ по трем параметрам:

1. Поиск по № документа;
2. Поиск по дате документа;
3. Поиск по контрагенту;

Обработанная информация выдается в виде отчета.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной  форме.

При выборе меню Документы по расходу  пользователь попадает в подменю, в  котором определены:

• Товарные накладные;
• Списание товара;
• Поиск документов;
• Назад.

При выборе пункта меню Товарные накладные  пользователь попадает в форму, где  можно создать новую расходную  накладную или просмотреть уже  выписанные документы. При создании нового документа необходимо ввести номер этого документа, дату, причем по умолчанию ставится дата актуальная на день создания документа. Также как  в приходных накладных при  выборе клиента предлагается выбрать  нужного клиента из поля со списком  имеющихся клиентов. Номенклатура и  единицы измерения товаров также  выбираются из предложенного поля со списком. После того, как все позиции  документа занесены, нужно нажать кнопку ОК, чтобы операция расхода  зафиксировалась во всех необходимых  таблицах. Полученный документ можно  распечатать, а также распечатать  Счет-фактуру, созданную автоматически  при создании документа. После завершения работы с документом его можно  закрыть, нажав кнопку Закрыть.

Для учета излишков используется пункт  меню Списание товара. Форма списания товара основана на форме Товарная накладная и работа с ней идентична  работе с формой Товарная накладная. Операция Списание товара регистрируется в таблице Расход.

Пункт меню Поиск документов имеет  те же параметры что и Поиск  документов в меню Приходные документы. То есть поиск осуществляется по трем основным параметрам: поиск по №  документа, поиск по дате документа  и поиск по контрагенту.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной  форме.

По мере ввода с первичных  документов данные сохраняются в  соответствующих БД, что обеспечивает решение задачи по учету информации.

При выборе меню Справочники пользователь попадает в подменю, в котором  определены:

• Клиенты;
• Товары;
• Назад.

Пункт меню Клиенты позволяет войти  в форму, с помощью которой  можно завести нового клиента  или изменить данные уже занесенных клиентов. При занесении нового клиента  необходимо указать форму собственности  организации в поле аббревиатура. Аббревиатура можно выбрать из предложенного  списка, а при необходимости также  можно завести новый вид аббревиатуры, нажав на кнопку справа от поля. Дальше необходимо ввести наименование клиента, его адрес, ИНН и расчетный  счет. Расчетный счет выбирается из поля со списком, при необходимости  можно завести новый расчетный  счет,  нажав на кнопку справа от поля. Это вызовет новый справочник Расчетные счета, где необходимо будет указать новый банк, город  банка, БИК, Корреспондентский счет и расчетный счет.

При выборе пункта меню Товары пользователь попадает в форму, в которой он может завести новый вид товара или внести изменения в уже  занесенные товары. При этом необходимо забить наименование товара, единицу  измерения, цену и при необходимости  комментарий. Поле Единица измерения  имеет список из которого нужно только выбрать подходящую позицию. Для  занесения новой единицы измерения  нужно нажать на кнопку, расположенную  рядом с данным полем. При нажатии  на кнопку появится новый справочник Единицы измерения, куда и заносится  новый вид.

Чтобы выйти из меню Справочники  и вернуться к главной кнопочной  форме нужно выбрать пункт  меню назад.

Пункт меню Отчеты предназначен для  формирования на экране или в виде распечатки на принтере отчетов установленной  формы.

При выборе меню Отчеты пользователь попадает в подменю, в котором  определены:

• Журнал по приходу;
• Журнал по расходу;
• Остатки на складе;
• Прайс-лист;
• Назад.

При выборе меню Журнал по приходу  пользователю предлагается ввести дату начала отчетного периода и дату окончания отчетного периода. После  этого формируется отчет и  выдается в печатной форме, в котором  указаны дата документа, номер документа, сумма документа и поставщик.

При выборе меню Журнал по расходу  пользователь должен ввести дату начала и дату окончания периода формирования отчета, после чего формируется отчет. Сформированный отчет содержит дату документа, номер документа, сумму  документа и название клиента.

При выборе отчета Остатки на складе формируется отчет, который содержит наименование продукции, остаток на складе на данный момент времени и  указывается единица измерения. Данные для данного отчета берутся  из таблицы Остатки.

Отчет прайс-лист формируется в  виде печатной формы, где указываются  наименование продукции, единица измерения  товара, цена товара и комментарий, если он есть.

В пункте меню О программе содержится краткая информация о данной программе.

Пункт меню Выход из программы позволяет  пользователю закончить работу с  программой и выйти из приложения.

2.2.2   Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

Технология внутримашинной организации  задается последовательностью реализуемых  процедур - схем взаимосвязи программных  модулей и информационных массивов. Такая схема представляет собой  декомпозицию общего процесса решения  задачи на отдельные процедуры преобразования массивов, именуемыми модулями (это - ввод, контроль, перезапись информации с  одного МН на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование, накопление, вывод  на печать и т.п.).

Основное назначение создаваемой  АИС – это автоматизация учета  складских операций и реализации продукции. Следовательно, структуру программ можно описать следующими основными блоками см. рис 2.3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 2.3 Блок-схема основных модулей программы

 

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и  активизации системы меню. Работа программы осуществляется по диалоговому  и событийному режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив  и обработка его выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые  пользователем (например - нажатие функциональных клавиш), а также программные события – получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.

Модуль Основное меню предназначен для запуска основных процедур программы  и завершения работы с программой. Схема основного меню приведена  на рисунке 2.2

Модуль работы со справочниками  включает в себя пять справочников:

• Справочник Товары;
• Справочник Единицы измерения;
• Справочник Клиенты;
• Справочник Аббревиатуры;
• Справочник Расчетные счета;

Назначение данного модуля является поиск и просмотр информации по товарам  и контрагентам, а также подготовка справочной информации.

Информационной базой данного  модуля являются таблицы: Справочник_Абревиатуры,   Справочник_Единицы, Справочник_Клиенты, Справочник_РасчетныеСчета, Справочник_Товары. Структуру этих таблиц можно увидеть  на рис. 2.6 – 2.9. Данные в информационную базу заносятся с помощью специальных  форм, которые вызываются из главного меню программы.

Модуль Формирование входной информации предназначен для ввода первичных  данных и просмотра ранее занесенных. Данный модуль реализует задачи учета  поступления и реализации ТМЦ, обеспечивая  ввод документов по приходу, расходу, оприходованию  и списанию с помощью специальных  форм.

В компьютерных системах баз данных пользователи для ввода, просмотра  и распечатки отчетов с информацией  базы данных могут применять формы. Основные преимущества использования  форм следующие:

• При вводе данных в поля формы, приложение может считывать словарь данных сервера и автоматически проверить допустимость данных в соответствии с правилами целостности.
• Поле ввода в форме может представлять список допустимых значений, из которых пользователи могут легко выбрать нужное.
• Область формы может выводить шаблон, соответствующий текущей выводимой в форме записи.
• Командные кнопки в форме могут выполнять действия, связанные с выводимой в форме текущей записью.

 Формы для занесения прихода,  расхода, списания и оприходования  вызываются из главного меню  программы. Информационной базой  данного модуля являются таблицы   Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов.  Структура этих таблиц приведена  на рис. 2.2 – 2.5.

Модуль формирование отчетов выполняет  функции по формирования печатных форм. В модуле хранятся шаблоны для  печати нормативных документов таких  как счет фактура, накладные, списание и т.д. Шаблоны для печати информации по справочникам такие как «Печать  прайс-листов». Так же хранятся шаблоны  отчетов таких как: «Документы по приходу », «Документы по расходу», складских отчетов таких как: «Остатки на складе».

 Отчеты формируются используя  запросы, которые обрабатывают  исходную информацию в соответствии  с заданными параметрами пользователя.

Система построения запросов в Access не имеет себе равных среди СУБД массового  использования. Практически все  виды запросов, которые можно построить  программно, в Access можно построить  визуально. В Access предоставляется возможность  создавать самые разнообразные  запросы выборки, причем они могут модифицировать исходные данные. Также представлена развитая система фильтров. Фильтры – одна из наиболее сильных сторон Access. Фильтры строятся с помощью запросов или установкой критериев.

Компьютерные системы используют отчеты и запросы для считывания и представления данных таким  образом, чтобы обеспечить полезность информации, содействовать принятию решений или поддерживать коммерческие приложения.

Для создания Отчета Журнал документов по приходу используется запрос Журнал по приходу, с помощью этого запроса  происходит выборка документов из таблицы  Журнал по заданным параметрам и выдается в виде печатной формы Журнал по приходу.

Для создания Отчета Журнал по расходу  используется запрос на выборку Журнал по расходу, который выбирает из таблицы  «Журнал» Дату, номер, сумму и контрагента  документов, соответствующих заданным параметрам пользователя.

Для создания отчета Остатки используется запрос Остатки на складе, который  производит выборку из таблицы Остатки. В отчете указываются наименование, количество на складе и единица измерения. Пользователь может сформировать этот отчет, выбрав в меню Отчеты – Остатки  на складе.

Прайс-лист выводится тоже в виде отчета. Данный отчет создается на основании таблицы Справочник Товары, в нем указываются Наименование товара, цена товара и единица измерения  товара. Данные формируются на текущую  дату.   

Информационной базой модуля Формирование отчетов Являются таблицы Журнал, Остатки, Справочник_Товары, Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов.

 

 

2.2.3   Организация технологического процесса  сбора, передачи,  обработки  и  выдачи  информации

 

1. Схема технологического процесса сбора,  передачи, обработки и выдачи информации и ее описание