Эффективность использования информационных технологий в управлении

В настоящее время фирмами широко используется частичная или полная передача выполнения отдельных бизнес-функций  и даже частей бизнес-процесса сторонним  лицам и / или организациям. Это явление получило название аутсорсинг (аутсорсинг – outsourcing (англ.) буквально – процесс получения чего-либо из внешних источников). В современных организациях аутсорсинг получил широкое распространение.

Рассмотрим структуру организации, которая является подрядчиком для  аутсорсинговых компаний. Новый подход к организациям предприятия с разделением полномочий между его подразделениями получил название «динамической сетевой организации» или организации с модельной структурой. Сетевая структура означает распределение основных функций между отдельными подразделениями и организациями. Координация действий осуществляется небольшим центральным офисом. Главное отличие такой структуры в том, что основные операции, такие как производство, разработка новой продукции, сервис, бухгалтерский учет не собраны под одной крышей, а выполняются отдельными организациями (подразделениями) по контракту или по какой-либо другой договоренности. Связь центрального офиса с данными организациями (подразделениями) осуществляется, как правило, с использованием электронных средств и глобальной сети передачи данных. Революционность такого подхода к созданию бизнес-организации состоит хотя бы в том, что полагаясь на привычные определения и понятия трудно представить, что из себя представляет и где именно находится подобная организация. В качестве примера можно привести фирму, занимающуюся разработкой программного обеспечения. Разработка различных частей крупного программного продукта (ядро, оболочка), как правило, идет с привлечением команд по всему миру. Крупные промышленные фирмы, специализирующиеся на выпуске электронной аппаратуры и компьютеров, такие как Compaq и IBM, прежде полностью выполнявшие самостоятельно весь цикл разработки и производства техники, теперь заказывают по своим чертежам и технологическим картам производство аппаратуры азиатским компаниям. Так им удается понизить себестоимость своей продукции и легче выдержать конкуренцию с производителями более дешевых аналогов.

Для связи с партнерами и подразделениями  широко используются возможности глобальной сети, такие как электронная почта и видеоконференции⁵.

Самой первой компанией, которая в ходе расширения и глобализации бизнеса применила модульную структуру и добилась оглушительного успеха, была Nike – лидер американского рынка по производству и продаже спортивной одежды и инвентаря.

 

 

Рисунок. 1. Укрупненная структура сетевой организации на примере подразделения спортивного инвентаря компании Nike

Головное  подразделение компании (Брокер)

Дизайн. Фирма в Канаде

Бухгалтерский учет. Фирма в США

Дистрибуция. Фирма в Европе

Доставка. Фирма в Корее

Производство. Фирма в Азии

 

 

 

 

 

 

Сетевая или модульная структура  дает множество преимуществ. В первую очередь – это возможность  сконцентрировать усилия персонала  на решении нескольких основных задач, заказывая выполнение других функций, таких как доставка, бухгалтерский  учет, а также производство специалистам вне компании. Модульная корпорация представляет собой костяк, окруженный гибкой сетью наилучших поставщиков  необходимых услуг, которые как  модули в конструкторе могут быть задействованы или исключены по мере необходимости.

Важнейшим преимуществом является присутствие организации во многих странах мира, а также возможность  завоевывать рыночные позиции везде, где есть такая возможность. Сетевая  организация консолидирует ресурсы  по всему миру с целью добиться наилучшего качества продукции при  максимально низкой стоимости, что  является одним из решающих факторов для достижения устойчивого преимущества над конкурентами. Преимуществом  является также гибкость в выборе рабочей силы, поскольку выполнение любой функции, будь то инженерная разработка или сервис можно заказать, условно  говоря, любой профильной компании в какой угодно точке мира. Причем компании-исполнители каждой функции  могут быть заменены более предпочтительными  без особых ограничений, таких как  необходимость приобретения завода и необходимого оборудования. Модульная  организация может постоянно  менять свою структуру для того, чтобы выходить на рынок с новой продукцией. Другой, не менее важный аспект – это более высокая производительность и удовлетворенность выполняемой работой теми, кто работает в головном офисе, благодаря существенно более гибкой структуре предприятия. Причем структура сетевой (виртуальной) корпорации – наиболее гибкая из всех возможных форм существования деловых организаций.

Таким образом, в современной организации на повышение эффективности управленческого труда оказывают воздействие изменения условий, процесса и содержания труда происходящие под воздействием современных информационных технологий. В современной организации под воздействием современных информационных технологий  содержание управленческого труда значительно изменяется в сравнении с традиционной организацией. Использование современных информационных технологий приводит к тому, что управленческий труд избавляется от рутинных операций, повторяющихся действий, становится изобретательным, базирующимся на знаниях. Кроме того в современной организации появляется необходимость постоянного обучения управленческих работников мыслить стратегически, изменять привычные стереотипы мышления, своевременно выявлять угрозы для организации и разрабатывать меры по предупреждению таких угроз и превращения их в возможности.

 

 

 

3.  Эффективность управленческого труда в современной организации. 

 

 

 

Эффективность управленческого труда – это результативность функционирования системы и процесса управления как взаимодействия управляемой и управляющей систем, то есть интегрированный результат взаимодействия компонентов управления.  В более упрощенном варианте данное определение можно представить следующим образом: эффективность управленческого труда – это сопоставление потребленных ресурсов с полученным результатом.  В оценке эффективности управления наиболее сложным является определение его результата. За результаты управления нередко принимаются некоторые производственные и экономические результаты: темп роста производительности труда, качество, ритмичность работы и др., что нельзя считать бесспорным. В каждом из этих результатов, безусловно, содержится и овеществленный труд персонала управления. Однако управленческий труд проявляется в этих показателях не прямо, а опосредованно, в виде соответствующих воздействий на тех, кто занят непосредственно производительным трудом. При этом такие воздействия менеджеров в виде приказов, указаний, распоряжений во многих случаях проходят через ряд ступеней управления по направлению сверху вниз. В результате к труду руководителей, затраченному на высшей ступени управления, добавляется труд менеджеров нижестоящих ступеней, т.е. конечный результат управления и его эффективность достигается совокупным управленческим трудом.     В современной организации результаты и эффективность управленческого труда в конечном итоге управления в целом зависят от многих условий и предпосылок. К их числу относятся потенциал сотрудника, его способность выполнять определенную работу; средства производства; социальные аспекты деятельности персонала и коллектива в целом; культура организации. Они в значительной мере зависят и от личности самого руководителя: его авторитета, стиля работы и т.п. Поэтому все эти факторы действуют совместно, в интеграционном единстве⁶.

Существует  множество видов эффективности  менеджмента. Рассмотрим основные из них: 

По средствам воздействия:

• целевая;
• стратегическая и тактическая;
• планируемая, прогнозная;
• программная;
• концептуальная;
• мотивационная и стимулирующая;
• ресурсная и потенциальная.

По содержанию эффекта:

• экономическая;
• социальная;
• инновационная;
• организационная;
• экологическая.

По уровню проявления эффекта:

• народно-хозяйственная
• региональная
• отраслевая
• внешнеэкономическая

По формам эффективности:

• деятельность менеджера
• аппарата управления
• процесса управления
• системы менеджмента
• управленческих нововведений

По видам систем менеджмента:

• маркетинговая
• инновационная
• производственная
• финансовая⁷.

Рассмотрим  основные факторы, которые оказывают  влияние на эффективность управления.

По продолжительности  влияния выделяют факторы, влияние  которых сказывается на протяжении длительного времени (технический  уровень производства, стиль управления и др.) и которые действуют непродолжительное  время (прогулы, простои, нарушения  трудовой дисциплины и т.п.).

По характеру  влияния различают факторы интенсивные  и экстенсивные. Первые обеспечивают повышение эффективности менеджмента  за счет мобилизации внутренних ресурсов, совершенствование организации  труда управленческих работников и  улучшение его условий, подготовка кадров управления. Вторые предусматривают  привлечение дополнительных ресурсов – увеличение численности управленческого  персонала, расширение технического оснащения  труда управленцев на качественно  неизменной основе.

По содержанию различают научно-технические (уровень  механизации и автоматизации  труда); организационные (рациональная структура аппарата управления, расстановка  кадров, трудовая дисциплина и т.д.); экономические (система материального  поощрения и материальной ответственности); социально-психологические (мотивация  труда, межличностные отношения) и  др.

По форме  влияния различают факторы прямые (квалификация персонала, состояние  оборудования) и косвенные (психологический  климат, групповая динамика). Первые непосредственно влияют на эффективность  управленческого труда, вторые –  опосредованно.

Каждый из перечисленных факторов может воздействовать на систему управления в отдельности, а также в совокупности с другими. При совместном положительном воздействии они обеспечивают существенный рост результативности менеджмента, при отрицательном – снижают ее. Роль менеджеров состоит в том, чтобы планомерно воздействовать на указанные факторы. Рост эффективности должен быть объектом постоянной управленческой деятельности на всех уровнях организации. Таким образом, эффективность управления – один из основных показателей совершенствования управления, который определяется сопоставлением результатов управления и ресурсов, затраченных на их достижение. Изучение эффективности менеджмента является довольно сложным процессом, поскольку предполагает учет различных факторов и предпосылок, которые оказывают совокупное влияние на управленческую деятельность⁸.

Важными показателями при оценке эффективности менеджмента  являются прибыль и рентабельность, которые наиболее полно характеризуют  конечные результаты деятельности предприятия, а значит, и эффективности управления. При этом следует исключить влияние  на прибыль факторов, не связанных  с деятельностью данного хозяйственного звена. При оценке эффективности  управления необходимо комплексное  применение всей системы обобщающих и частных показателей. Эффективность  управленческой деятельности применительно  к субъекту управления может характеризоваться  количественными (экономический эффект) и качественными показателями (социальная эффективность)⁹.

Количественные  показатели деятельности системы управления включают: комплекс трудовых показателей  – экономия живого труда в сфере  управления (численность, сокращение трудоемкости процессов управления) и др.; финансовые показатели деятельности системы управления (сокращение расходов на управление и  т.п.); показатели экономии времени (сокращение продолжительности циклов управления в результате внедрения информационных технологий, организационных процедур).

Особо важное значение имеют показатели социальной эффективности управления (качественные): повышение научно-технического уровня управления; уровень интеграции процессов управления; повышение квалификации менеджеров; повышение уровня обоснованности принимаемых решений; формирование организационной культуры; управляемость системы; удовлетворенность трудом; завоевание общественного доверия; усиление социальной ответственности организации; экологические последствия.

То есть результативность данных показателей может быть охарактеризована облегчением и улучшением условий  труда, улучшением психологической  обстановки в коллективе, установлением  нормальных взаимоотношений руководителей  и исполнителей и т.д. Свести эти  показатели к единой величине практически  невозможно. Ценность же такой эффективности бесспорна¹⁰.

Если в  результате рационализации управления удается достичь высокого уровня указанных выше показателей, то происходит положительный сдвиг в организации  системы управления и достигается  экономический эффект. Совершенствование  управления организацией, внедрение  компьютерных информационных технологий требуют определенных капиталовложений, инвестиций, что также требует оценки управления данными проектами.

Таким образом, в обобщенном виде можно выделить следующие критерии эффективности  менеджмента:

• действенность – степень достижения целей организации;
• экономичность – соотношение необходимого и фактического расхода ресурсов;
• качество – соответствие характеристик продукции (услуг) стандартам и требованиям потребителей;
• прибыльность – соотношение между доходами и суммарными издержками;
• продуктивность – соотношение объема продукции (услуг) за определенный период в натуральных, стоимостных и других показателях и затрат ресурсов, соответствующих данному объему продукции (ресурсов: трудовых, материальных, финансовых и др.);
• качество трудовой жизни – условия труда работников;
• инновационная активность – внедрение новшеств в различных функциональных областях деятельности организации¹¹.