Анализ деятельности торгового предприятия на примере ОАО «Магазин «Продукты»

· обеспечить соблюдение сроков поставки заказанных товаров;

· удовлетворять запросы как можно большего количества клиентов, избегая возникновения избыточных складских запасов.

Подсистема «Управление отношениями с клиентами», известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.

Подсистема «Управления денежными средствами» выполняет две основные функции:

· оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;

· оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств предприятия.

В подсистеме управления денежными средствами непосредственно формируются денежные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.), обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа "Клиент банка", контролируются финансовые потоки, контролируется наличие денежных средств в местах хранения.

3.3 Подсистема «Управление поставками  и запасами»

Материальные потоки являются основой хозяйственной деятельности торгового или производственного предприятия. Рациональное управление товарно-материальными ценностями, минимизация складских запасов в сочетании с гарантированным обеспечением хозяйственной деятельности являются залогом эффективной деятельности предприятия. Использование подсистемы управления запасами позволяет эффективно организовать складское хозяйство, повысить производительность труда работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур.

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товарно-материальных ценностей на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

· управлять остатками товарно-материальных ценностей в различных единицах измерения на множестве складов;

· вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, возвратной тары;

· детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку заказов покупателей (товаров в накладных) на складе;

· учитывать серийные номера, сроки годности и сертификаты;

· контролировать правильность списания серийных номеров и товаров с определенными сроками годности и сертификатами;

· задавать произвольные характеристики партии (цвет, размер и т.д.) и вести партионный учет в разрезе складов;

· учитывать ГТД и страну происхождения;

· комплектовать и разукомплектовывать товарно-материальные ценности;

· резервировать товарно-материальные ценности.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т.д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров. Предусмотрена возможность получения стоимостных оценок складских запасов по себестоимости и потенциального объема продаж в отпускных ценах.

Предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).

Средства статистического анализа запасов позволяют оценить привлекательность каждого изделия по его доле в обороте или прибыли предприятия, стабильность продаж, выявить плохо продаваемую продукцию по таким критериям, как средний срок хранения, расход за период и коэффициент оборачиваемости. [17]

3.4 Анализ информационных потоков

Проблемы своевременного обеспечения оперативной информацией в значительной степени определяются несовершенством системы информационных потоков предприятия.

Информационные потоки -- это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации.

В процессе анализа информационных потоков предприятия изучаются процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

Цель анализа информационных потоков -- выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

Наиболее распространенный и самый практичный метод анализа информационных потоков -- составление графиков информационных потоков. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Каждый информационный поток -- единичное перемещение информации -- имеет следующие признаки:

* документ (на чем физически  содержится информация);

* проблематику (к какой сфере  деятельности предприятия относится  информация: к закупкам, к сбыту  продукции, к закрытию месяца  и получению сводных затрат, к  планированию и т.д.);

* исполнителя (человека, который эту  информацию передает);

* периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно). Такой предварительный анализ  информационного обеспечения дает  достаточно полное представление  о распределении потоков информации  в системе управления, взаимосвязях  структурных подразделений.

1 2 6 7 8 9

4

4 14

10 11

3

12

5

13

15 16

Рис. 1 Схема информационных потоков на ОАО «Магазин продукты»

Анализ информационных потоков на ОАО «Продукты» представим в виде таблицы, где будут прослежены зависимости видов информации, его характера, периодичность, а также указаны используемые информационные технологии и технические средства.

№ потока	Вид информации	Характер информации	периодичность	ИТ, Технические средства	Предложения по совершенствованию
	В зависимости от восприятия	В зависимости от носителя
1	Визуальная слуховая, речевая, звуковая, машинная	Бумажная электронная	Приказы Распоряжения	Ежедневно	Глобальная и локальная сеть, компьютертелефон	Использование глобальной сети по назначению, использование электронной подписи при отсутствии начальника на месте
2,3,4,5	Визуальная слуховая, звуковая, машинная	Бумажнаяэлектрон-ная	Приказы Письма Распоря-жения, Отчеты факсими-ле	Ежедневно	Word Excel Локальная сеть Ксерокс, Компьютер Принтер Факс телефон	Использовать глобальную сеть
6,7,8,9	машинная визуальная слуховая, звуковая,	Бумажнаяэлектрон-ная	Приказы Распоря-жения	Ежедневно По мере необходимости	Глобальная и локальная сеть Компьютер телефон	Настроить связь с директором напрямую
10	Визуальная слуховая, звуковая,	Бумажная	Приказы служебные записки	Ежедневно	Word Excel, 1С, Ксерокс, Компьютер Принтер телефон	Использовать локальную сеть
11	Визуальная звуковая	бумажная	Приказы, Отчеты, личные дела, служебные записки	По мере необходимости	Word Excel, 1С, Базы данных Ксерокс, компьютер	Использовать локальные сети
12,13	визуальная	бумажная	Отчеты, приказы РКО	ежедневно	Word Excel, Касса Компьютер Принтер	Использование локальной сети, телефон
14	Визуальная звуковая	бумажная	приказы ПКО	еженедельно	Word компьютер Ксерокс, принтер	Для автоматизации использовать локальную сеть
15,1	Визуальная Звуковая слуховая	Бумажная машинная	Товарные отчеты Накладные, счета-фактуры, служебные записки, Факсими-ле	ежедневно	Word, 1С, Excel Ксерокс, Компьютер Принтер Факс телефон	Использование локальной и глобальной сети для быстрой обработки информации

 

Исходя из таблицы, для совершенствования системы управления информацией и эффективного функционирования всего предприятия, необходимо в полной мере использовать имеющиеся у организации информационные технологии, а именно глобальную и локальную сеть.

3.5 Экономическая эффективность  от внедрения АСОИ

Как мероприятие по организации производства, внедрение АСОИ требует определенных финансовых затрат. Поэтому каждый раз перед внедрением рассчитывается экономическая эффективность АСОИ, которая определяется как разница между приростом прибыли от внедрения АСОИ, затрат на ее создание.

Годовой прирост прибыли рассчитывается по формуле:

П год = (В2 - В1)/ В1 * П1 + С а, где

В1, В2 - годовой объем реализуемой продукции до и после

внедрения АСОИ, (тыс.руб.);

С а - снижение себестоимости реализуемой продукции в связи с

функционированием АСОИ, (тыс.руб.);

П1 - прибыль от реализации продукции до внедрения АСОИ, (тыс.руб.).

Так П год =(154463,06-144358)/144358*6574+ 5570,55 = 6030,73 тыс. руб.

Годовой экономический эффект определяется по формуле:

Эгод = (В2 - В1)/ В1*П1 + С а - Ен*К = П год- Ен *К, где

Ен - нормативный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений (Ен - это минимальная норма эффективности капитальных вложений, ниже которой они не целесообразны. Значение Ен принимается равным 0,2)

К - затраты на покупку оборудования, внедрение и функционирование АСОИ, (тыс.руб.).

Эгод =6030,73 - 0,2*8615,33 = 4307,664 тыс. руб.

Годовой экономический эффект показывает степень экономической эффективности АСОИ ( с учетом затрат на ее создание).

Эффективность затрат определяется по формуле:

Ер = Эгод / К Ен, где

Ер- расчетный коэффициент эффективности затрат;

Расчетный коэффициент эффективности сопоставляется с нормативным значением. Если расчетный коэффициент больше нормативного, то АСОИ считается эффективной.

Так Ер = 4307,664/8615,33 = 0,5. Он больше нормативного (Ен=0,2), следовательно, внедрение АСОИ эффективно.

Срок окупаемости определяется:

Т = К / Э год, где

Т - срок окупаемости.

Срок окупаемости затрат на АСОИ характеризует период времени, в течение которого общие затраты возмещаются за счет экономии от снижения себестоимости продукции. На предприятие ОАО «Магазин Продукты» затраты на внедрение АСОИ окупятся за 2 года.

3.6 Организационно-экономическая сущность  задачи

Залог эффективной деятельности торгового предприятия - минимизация и отсутствие запасов товаров выше нормы. Поэтому проанализируем автоматизацию систем управления на примере решения задачи «Расчет остатков товаров на предприятии».

Решение этой задачи является одним из основных действий при функционировании подсистемы “Управление поставками и запасами”. Данная подсистема позволяет оценить привлекательность каждого изделия по его доли в обороте и прибыли предприятия, стабильность продаж, выявить плохо продаваемую продукцию.

В результате суммирования плановых потоков поставки, продажи товаров и имеющихся остатков, а также с учетом воздействия некоторых других факторов определяется баланс наличия товаров на складе и прилавках магазинов. В зависимости от результата принимаются решения о пересмотре норм потребления товаров, что повлияет на увеличение или уменьшение количества заказов на приобретение товаров у поставщиков.

Задача предусматривает прохождение 4 этапов:

1. Товаровед собирает с продавцов  заявки на закупку товаров  у поставщиков определенной номенклатуры  в определенном объеме. Исходя  из этой информации, товароведами  магазинов формируются нормы  потребления товаров за день.

2. После закупки заявленного  количества продукции необходимой  номенклатуры подсчитывается фактический  объём поставленного товара.

3. Затем происходит непосредственно  продажа товаров.

4. Рассчитываются остатки товаров  после продажи и сравнивают  их с нормами запасов товаров  на предприятии.

Результаты решения задачи используют: товароведы и директора магазинов, бухгалтерия. Задача решается ежедневно, происходит корректировка на информацию, поступившую за прошедшие сутки. Баланс рассчитывается на месяц вперед. Для расчета используется данные Сводных норм потребления и запасов товаров в магазинах, фактического количества закупленного и проданного товара, данные бухучета (накладные, счета-фактуры).

3.7 Информационная база задачи

Входная оперативная (переменная) информация

Для решения задачи «Расчет остатков товаров на предприятии» в качестве исходной оперативной информации используется заявка на приобретение определенного количества товара у определенного поставщика.

Таблица 20 Массив «Заявка на поставку товара»

Наименование документа	Ответственное лицо	Используемые реквизиты	Значность реквизита	Условное обозначение
Заявка на поставку товара	Товаровед	Код поставщика Код товара Единица измерения Количество необходимых товаров	9 (6) 9(6) Х (4) 9(9)	К Т Е Р

 

Кроме того, к входной оперативной информации относится информация о фактическом поступлении товаров (Рфакт.) на продажу заявленного количества продукции jого наименования.

Таблица 21 Массив «Фактическая поставка товаров»