Анализ деятельности торгового предприятия на примере ОАО «Магазин «Продукты»

В результате ускорения оборотов, высвобожденные денежные средства откладываются на расчетных счетах предприятия, в результате чего улучшается его финансовое состояние и укрепляется платежеспособность.

Таким образом, только за счет реализации мероприятий по более эффективному использованию оборотных средств прибыль от продаж может быть увеличена как минимум в 2 раза, что, в свою очередь, приведет и к росту чистой прибыли предприятия.

3. Автоматизированные системы обработки  информации

3.1 Цели создания АСОИ на ОАО  «Магазин Продукты»

Внедрение системы автоматизации на предприятиях торговли, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Целью автоматизации торговли является повышение эффективности управления предприятием, и как следствие увеличение объема продаж и рост прибыльности. Такой эффект достигается с одной стороны за счет оперативного учета и непрерывного контроля за движением ТМЦ, а с другой - за счет внедрения CRM-технологий, позволяющих привлечь покупателя и существенно повысить конкурентоспособность предприятия.

АСОИ в экономической сфере создается с целью повышения эффективности работы предприятия в целом, обеспечения релевантности и полноты информации о хозяйственной деятельности и предназначена для комплексной автоматизации учета хозяйственных операций на предприятии.

В создаваемой АСОИ должны быть автоматизированы конкретные функции, такие как:

-ведение журнала для учета  хозяйственных операций предприятия  с возможностью автоматического  получения данных из подсистем  АСОИ с использованием локальной  вычислительной сети (ЛВС);

-формирование отчетных данных  для предоставления информации  на магнитных носителях в требуемой  контролирующими органами форме;

-обработка первичных бухгалтерских  документов;

-учет кадров;

-учет труда и расчет заработной  платы сотрудников;

-получение данных из программы  начисления заработной платы  по суммам начисленной заработной  платы работникам предприятия;

Основные проблемы и задачи внедрения АСОИ на предприятии:

· отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

· необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

· необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

Эффект от создания автоматизированной системы заключается в следующих результатах:

· оперативное информационное обслуживание системы управления ОАО «Магазин Продукты»;

· оптимизация информационных потоков в результате автоматизации и централизации;

· повышение производительности труда;

· увеличение степени использования информации;

· снижение трудозатрат на административно-хозяйственную деятельность;

· улучшение условий труда персонала аппарата управления;

· повышение качества обслуживания клиентов. [15]

Таким образом, под автоматизацией торговли понимается комплекс мероприятий, направленных на внедрение современных информационных технологий на предприятиях торговли. Такими мероприятиями являются:

Оснащение торгового предприятия необходимыми техническими средствами (компьютерами, сетевым оборудованием, электронным торговым оборудованием, включающим сканеры штрих-кода, фискальные регистраторы, принтеры чеков и этикеток, терминалы сбора данных и др.);

3.2 Определение комплексов подсистем  в АСОИ

В состав АСОИ входят обеспечивающие и функциональные подсистемы.

Обеспечивающие подсистемы - это технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения различных задач. Обеспечивающая часть автоматизированной системы на ОАО «Магазин Продукты» состоит из следующих частей:

1. информационное обеспечение. Механизм  информационного обеспечения торгового  менеджмента направлен на формирование  полной и качественной информации, необходимой для подготовки обоснованных  управленческих решений по всем  аспектам деятельности торгового  предприятия. Система внутренних  и внешних источников информации  торгового менеджмента базируется  на оперативной и статистической  отчетности отдельных функциональных  служб торгового предприятия, организации  финансового и управленческого  учета на предприятии, а также  публикуемых показателях текущей  конъюнктуры потребительского, финансового  и других рынков в разрезе  соответствующих их сегментов.

2. лингвистическое обеспечение  включает языковые средства, которые  используются в системе: язык  программирования, информационно-поисковые  языки, язык описания метаданных, язык запросов и общение пользователей  с системой и иные языковые  средства. При проектировании лингвистического  обеспечения важно сразу создать  термины и определения.

3. техническое обеспечение - это  комплекс технических средств, предназначенных  для работы информационной системы.

На предприятии (в офисе) используется 12 компьютера (Pentium IV), кроме того, на предприятии используется 3 принтера (струйных НР 850) и 1 копировальный аппарат Canon. Компьютеры на предприятии соединены в единую внутреннюю сеть, по которой информация из одного может передаваться в другой. Также 3 компьютера оснащены устройствами для выхода в Internet (сетевые карты).

4. программное обеспечение - совокупность  программ, реализующих функции и  задачи информационной системы  и обеспечивающие устойчивую  работу комплекса технических  средств. Для обеспечения программно-математического  комплекса типовой АСОИ "Управление  торговлей" используется широко  распространенная программная оболочка  Windows и программные средства разработанные для нее Microsoft Access и Microsoft Exel. Для уменьшения количества ошибок и сокращения времени подготовки изменений по вводу в ЭВМ в отделе используются устройства подготовки данных на машинных носителях.

В настоящее время ОАО «Продукты» использует, как и большинство предприятий торговли для автоматизации деятельности систему «1С: Предприятие 8.0»и следующие программные продукты:

1С «Управление торговлей» позволяет  в комплексе автоматизировать  задачи оперативного и управленческого  учета, анализа и планирования  торговых операций, обеспечивая  тем самым эффективное управление  современным торговым предприятием;

1С «Бухгалтерия» для автоматизации  бухгалтерского и налогового  учета, включая подготовку обязательной  отчетности; [16]

1С «Камин» для автоматизации  расчета и начисления заработной  платы, а также для ведения  кадрового учета на предприятиях  и в организациях.

5. математическое обеспечение - это  совокупность алгоритмов и экономико-математических  моделей, которые характеризуют  процедуры обработки данных и  формирования бухгалтерской и  статистической отчетности.

К средствам математического обеспечения относятся:

-средства моделирования процессов  управления;

-типовые задачи управления;

-методы математического программирования, математической статистики, теории  массового обслуживания и др.

6. организационное обеспечение - совокупность  методов и средств, регламентирующих  взаимодействие работников с  техническими средствами и между  собой в процессе разработки  и эксплуатации информационной  системы.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

- анализ существующей системы  управления организацией, где будет  использоваться информационная  система, и выявление задач, подлежащих  автоматизации;

- подготовку задач к решению  на компьютере, включая техническое  задание на проектирование ИС  и технико-экономическое обоснование  ее эффективности;

- разработку управленческих решений  по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных  на повышение эффективности системы  управления.

7. правовое обеспечение - совокупность  правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование  информационных систем, регламентирующих  порядок получения, преобразования  и использования информации.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

Законодательные и нормативные акты регулируют торговую деятельность предприятий в разных формах. К числу основных из этих форм относятся:

определение требований к лицензированию ( патентованию ) торговой деятельности; законодательное обеспечение защиты прав потребителей;

· регулирование правил продажи продовольственных и непродовольственных товаров в розничной торговой сети;

· требования обеспечения охраны окружающей среды;

· налоговое регулирование;

· регулирование минимальных размеров уставного фонда торговых предприятий отдельных организационно-правовых форм деятельности и другие.

Функциональная часть включает следующие подсистемы и их основные задачи:

1. Целью подсистемы текущего  управления является балансовая  увязка трудовых, материальных и  финансовых ресурсов для обеспечения  производственного процесса. Основными  задачами подсистемы являются:

- составление бизнес-плана;

- планирование и анализ технико-экономических  показателей деятельности;

- координация и контроль деятельности  всех подсистем организации;

- организационно-распорядительная  деятельность;

2. Цель подсистемы оперативного  управления - обеспечение выполнения  плана выпуска продукции при  эффективном использовании производственных  ресурсов. Задачами подсистемы являются:

- оперативный учет хода производства;

- расчет календарно-плановых нормативов;

3. Цель подсистемы управления  финансами - повышение финансовой  устойчивости предприятия и эффективности  циркуляции финансовых потоков. Задачи подсистемы:

- планирование получения и распределения  прибыли предприятия;

- расчет и анализ показателей  рентабельности предприятия;

- проведение анализа финансовых  результатов деятельности предприятия  и определение типа финансовой  устойчивости;

- разработка мероприятий для  повышения эффективности работы  предприятия.

4. Целью подсистемы бухгалтерского  учета является повышение оперативности  и достоверности учетной информации. Задачи подсистемы:

- формирование финансовой и  бухгалтерской отчетности;

- учет активов и пассивов  предприятия;

- контроль за правильностью  осуществления расчетов с контрагентами  и банками.

5. Цель подсистемы управления  кадрами - улучшение планирования  и использования рабочей силы  на предприятии. Основными задачами  являются:

- расчет плановой потребности  в кадрах (по категориям, профессиям, подразделениям и т.п.);

- учет личного состава работающих;

- учет и анализ движения кадров;

- нормирование труда и заработной  платы

- составление отчетности по  труду.

Кроме этих стандартных подсистем в ОАО «Магазин Продукты» можно выделить следующие специфические подсистемы конфигурации «Управление торговлей»:

Подсистема «Управление ценообразованием и мониторинг цен» Механизмы ценообразования позволяют предприятию определять и реализовывать ценовую политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении на рынке. Подсистема ценообразования является набором механизмов, позволяющих выполнять следующие функции:

· хранение и автоматическое обновление информации о ценах поставщиков;

· хранение информации об отпускных ценах предприятия;

· хранение скидок и наценок по отношению к объему продаж (причем скидки могут быть суммовыми, то есть устанавливаемыми автоматически при превышении суммы документа продажи заданного порога);

· механизмы для расчета одних цен на основании других цен;

· формирование прайс-листа с отпускными ценами.

Подсистема «Управление поставками и запасами» позволяет эффективно организовать складское хозяйство, повысить производительность труда работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур. В прикладном решении реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товарно-материальных ценностей на предприятии.

Подсистема "Управление заказами покупателей", входящая в состав конфигурации, позволяет делать следующее:

· реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей в соответствии с выбранными схемами работы, используемыми на предприятии;

· оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах;