Проект по созданию интернет – магазина детских товаров для ООО «Любимые детки»

В данном проекте существуют риски. Один из таких рисков – не уложиться в поставленные сроки выполнения работ.  Задача, стоящая перед руководителем проекта при анализе рисков расписания, заключается в том, чтобы уменьшить вероятность срыва сроков работ. Для этого мы анализируем длительность задач на предмет очень коротких длительностей. Сперва настраиваем фильтр согласно необходимому условию, в данном проекте 8 таких задач. Они представлены на рис.3

Рис.3. Слишком короткие задачи

После того как короткие задачи отобраны, определим реалистичность отведенного на них времени. Если мы обнаруживаем в плане задачи, имеющие неоправданно короткие сроки, то длительность таких задач нужно дополнительно обсудить с будущими исполнителями. При этом желательно запросить у них все три возможных срока исполнения задачи, чтобы внести их в таблицу для анализа PERT и рассчитать длительность задачи. Но в нашем плане нет задач, имеющих неоправданно короткие сроки, поэтому риски минимизированы.

Риски, связанные с персоналом.

Цель анализа ресурсных рисков заключается в том, чтобы определить ресурсы и назначения, увеличивающие вероятность срыва проекта. Например, рискованно привлечение недавно принятого на работу сотрудника, поскольку у нас нет опыта работы с ним и мы не знаем, сможет ли он справиться с поставленными задачами. Другой риск — использование одного сотрудника в слишком многих задачах, поскольку проект становится зависимым от одного сотрудника, и если он станет недоступным, то проект может провалиться. Если ресурс загружен сверхурочной работой, то из за усталости так же может пострадать качество проекта. В нашем проекте существуют все виды вышеприведенных рисков с ресурсами.

В процессе подбора соответствующего человека на определенную должность всегда существуют определенные трудности. Ошибкой является мнение, что найти подходящих кандидатур можно сразу и уделять этому важному процессу особого внимания не стоит и доверие только одному источнику информации собеседованию.

Не все члены команды имеют опыт работы в данной сфере, поэтому это один из рисков проекта. Опыта не имеет один из web-программистов (он не выполняет основную работу, только помогает основному web-программисту, когда тот загружен и набирается опыта для дальнейших проектов) и системный администратор (в проекте у него не много функций, поэтому он справится с ними, благодаря имеющимся знаниям, и будет набираться опыта для дальнейшей работы). У остальной части команды имеется большой опыт работы. Для того чтобы наглядно показать есть у ресурса опыт или нет мы используем графические индикаторы. Риски связанные с ресурсами изображены на рис.4.

Рис. 4. Риски, связанные с ресурсами

Бюджетные риски.

В результате осуществления рисков возможно увеличение объема работы по проекту, что приведет к росту затрат на него. Риск увеличения бюджета проекта стоит рассматривать тогда, когда проект имеет ограниченные бюджетные рамки.

Наш проект выполняется на заказ и для разработки проекта выделена определенная сумма 100 000 руб., которую нельзя превышать. Поэтому такой риск как выход из бюджета играет очень важную роль в нашем проекте.

Для анализа бюджетных рисков создадим новое представление Бюджетные риски, там будут представлены столбцы длительность, оптимистическая, пессимистическая и ожидаемая длительности, а так же затраты при каждом исходе. Затраты рассчитываются для всех видов длительностей по формуле «[Длительность1(2,3)]/[Длительность]*[Затраты]». Затем определяется процент разности затрат при пессимистическом исходе по формуле «[Пессимистические затраты]-[Затраты]/[Затраты] * 100». С помощью графических индикаторов отображается разница стоимости (где красный круг – высокая разница, желтый – средняя, зеленый – маленькая, но все они недопустимы, зеленый плюс – допустимое значение разницы). Проведение анализа бюджетных рисков изображено на рис.5.

Рис.5. Бюджетные риски

В ходе анализа выявлено много рисков с высокой разницей по стоимости, поэтому к бюджету нужно относиться очень разумно и экономно, чтобы проект не потерпел фиаско, или же согласовать с заказчиком дополнительное резервное финансирование.

Вывод по главе 2

В повседневной жизни мы привыкли считать планированием составление некой последовательности действий или просто перечня шагов, которые нужно сделать для достижения цели.

Планирование перекликается еще с одним процессом, решающим схожую задачу – расписание. К сожалению, эти термины очень часто путают или употребляют как синонимы, хотя они таковыми не являются.

Составление расписаний – это процесс, когда определенным задачам (действиям) сопоставляются определенные ресурсы (время, деньги, исполнители и т.д.). Т.е. все действия и имеющиеся ресурсы уже заданы – остается только их правильно (эффективно) распределить и определить порядок действий. Результатом этого процесса является расписание.

Само же планирование – это процесс творческий, в котором изначально задана лишь Цель и Спецификация. Все остальное – сами действия, их последовательность и определение оптимального количества ресурсов — необходимо найти. То есть планирование – это нахождение способа достижения заданной цели и его детализация, включая последовательность действий (в нашем случае задачи и подзадачи) и распределение ресурсов для этого.

Мы составили иерархическую структуру работ, прописали ресурсы и их назначения, определили время выполнения задач и стоимость, и наконец, выявили потенциальные риски проекта. Это помогло нам произвести максимально эффективное планирование, т.е. найти максимально эффективный (наименее ресурсоемкий) способ достижения цели и его детализацию, включая последовательность действий и оптимальное распределение ресурсов . Результатом планирования является план.

Глава 3. Исполнение. Мониторинг. Завершение.

1. Исполнение

Любой проект проходит через определенные фазы в своем развитии. Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Однако, у каждого проекта можно выделить начальную (концептуальную) стадию, стадию реализации (подготовка, обеспечение и исполнение) проекта и стадию завершения работ по проекту.  
Исполнение проекта - интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой.

Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта. 

В нашем проекте анализ исполнения происходит каждую неделю. На совещании команды, которое проходит по пятницам, озвучиваются результаты исполнения проекта, принимаются решения по устранению имеющихся проблем, по необходимости вностятся изменения в план проекта и все это согласуется с заказчиком. Так же на совещании передается отчетная документация, подготовленная руководителем проекта для заказчика.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.  
 
К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.  
 
Среди вспомогательных процессов отметим: 

• учет исполнения - подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью; 
• подтверждение качества - регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества; 
• подготовка предложений - сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.; 
• выбор поставщиков - оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов; 
• контроль контрактов - контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками; 
• развитие команды проекта - повышение квалификации участников команды проекта. 

Процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий.  
Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.  
Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.  
 
Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.  
 
Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.  
 
К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта: 

• анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным; 
• анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным; 
• анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта; 
• подтверждение целей - процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.). 

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают: 

• оценку исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта; 
• анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям. 

 
В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).  
В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.

Процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение. 
Управление исполнением проекта - это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению - доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения. Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.  
Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.  
 
К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся: 

• общее управление изменениями - определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту; 
• управление ресурсами - внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта; 
• управление целями - корректировка целей проекта по результатам процессов анализа; 
• управление качеством - разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.