Контрольная работа по "Теории организации"

 

 

План

Введение……………………………………………………………….. …………………2

       1. Ресурсы, поступающие на «вход» организации, их преобразование внутри организации и результат на «выходе»…………………………………………………...3

       2. Определение понятия «коммуникации»  …………………………………………3

       3. Содержание должностных инструкций…………………………………………..5

       4. Взаимосвязь законов организации………………………………………………..7

       5. Практическое задание……………………………………………………………..8

Список используемой литературы……………………………………………………...10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Каждый человек  в течение своей жизни так  или иначе связан с организациями. Именно в организациях или при  их содействии люди учатся, работают, преодолевают неудачи, развивают науку и культуру, вступают в отношения.  В рамках организаций осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей и нет людей, которым не приходилось бы иметь дело с организациями.

Организация –  очень сложный механизм, у неё  есть свой облик, культура, традиции, репутация. Организации уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать намеченным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нельзя ими управлять эффективно. Зачем организации необходимы, как создаются и развиваются, на каких  принципах строятся, почему и как изменяются – ответы на эти и многие другие вопросы в той или иной мере даёт теория организации.

Задача теории организации – изучение влияния, которое оказывают индивидуумы и группы людей на функционирование организации, и на происходящие в них изменения, на обеспечение необходимых результатов. При этом теория организации использует достижения ряда смежных наук.

Особую значимость приобретает связь теории организации с юридической наукой – это вопросы гражданского, трудового и административного права. В организационной деятельности исключительно велика роль системы правил, регулирующих отношения.

Важную роль играют современные информационные системы, связывающие воедино все процессы функционирования организаций.

Теория  организации – это область научного знания об общих закономерностях образования, устройства функционирования и развития организаций – сложных динамических систем, имеющих цель.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Ресурсы, поступающие на «вход» организации, их преобразование внутри организации и результат на «выходе»

 

«Вход» - это обеспечение организации разнообразными ресурсами. Поддержание баланса между входом и выходом организации. Наиболее четко позволяет представить внутреннюю структуру организации системный подход.  Как любая сложная система, организация обладает входом и выходом, посредством которых осуществляется процесс обмена с внешней средой. На вход организации поступают необходимые для ее деятельности ресурсы, к которым следует отнести материальные, информационные, финансовые, людские ресурсы.

В процессе преобразование организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги.  Исходные ресурсы – категория пассивная в системе производства. В процессе производства они перерабатываются в готовую продукцию. Поэтому процесс переработки во всех смыслах активен. Он включает долгосрочные и ежедневные решения, большой объем видов деятельности, операции и процессы, управление людьми – их временем, умением и мотивацией, и различную деятельность по планированию, управлению, контролю и развитию. Эта продукция и услуги  являются выходами организации, которую она выносит в окружающую среду.

Среди целей  входа следует выделить  такие цели,  как  организация постоянно действующей сети поставщиков, налаживание финансовых связей и др. Цели выхода – это такие цели, как налаживание системы сбыта любых ресурсов, представленных организацией для обмена, распространения информации во внешней среде.

Выход  обязательно  должен соответствовать двум требованиям: обеспечивать стабильность, надежность.

Основной выход  производственного бизнеса –  это его продукция, но не только. Мелкие производители часто выполняют  специальные заказы по желанию клиента. Любой бизнес, который может помочь клиентам определить их запросы, или снизить затраты их времени и труда на оформление запросов, задумок, планов имеет большой шанс на получение заказов. Это деятельность представляет собой услуги и может быть более ценной для клиентов.  Услуга потребителю может так же продолжаться и после доставки, например, сборка, монтаж, обслуживание.

Готовая продукция  производственного бизнеса всегда представляет собой определенный продукт, но услуга – это элемент, который  добавляет ценность продукту в глазах потребителя.

 

2. Определение  понятия «коммуникации»

Коммуникация  в организационном контексте  включает в себя взаимодействия между  отдельными людьми и их группами путем  обмена информацией.

Коммуникации  – это важнейшее связующее звено между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. Процесс коммуникации позволяет руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать качественные управленческие решения.

Организационная коммуникация- это процесс передачи информации большому количеству персонала внутри и вне организации.

Коммуникации  важны для руководителей любого ранга по следующим причинам:

• руководители тратят до 90% рабочего времени на разнообразные коммуникации;
• качественные коммуникации поддерживают авторитет руководителя;
• качественные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

Принято различать  четыре основных функции коммуникации в организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов групп, т.е. приведение их действий в соответствие со стратегией, целями организации. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что и как должно быть сделано, как улучшить работу. Кроме того, в коммуникации есть механизм выражения своего мнения персоналом к происходящему, т.е. эмоционального выражения своих социальных потребностей. Передача информации позволяет принимать рациональные управленческие решения.

Коммуникацию  можно определить как использование  слов, жестов и символов для получения  информации о чём-либо. Существует ряд  подходов к группировке средств  коммуникации. Следует различать  коммуникации:

• несловесные персональные,
• словесные устные,
• письменные персональные,
• письменные групповые.

       Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результат их деятельности и осуществляет их корректировку, используя обратную связь. Для руководителя организаций любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются только в том случае, когда процессы кодирования и декодирования информации являются единообразными. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Н.Винер назвал эту проблему энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном и вертикальном направлении. Вертикальное направление подразделяется на нисходящее и восходящее. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Как правило, эта информация носит распорядительный характер. Чем больше уровней, тем больше искажение информации. Наиболее характерное нисходящее направление – общение начальника с подчиненными. Коммуникативный поток, который в организации перемещается от более низкого к более высокому уровню является восходящим. Как правило, это информация подчиненных о текущих проблемах и результатах. Руководители низкого уровня информируют руководителей среднего звена, последние –  высших руководителей и так далее.

В горизонтальном направлении общение происходит между членами одной группы, между  руководителем и персоналом одного уровня. Оно бывает формальным и обязательным.

Коммуникативная цепь в организации состоит из: источника, кодирования, канала передачи, декодирования, получателя, обратной связи, помех и барьеров. Источником в  организации являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией.

Кодирование –  это перевод идей источника в  набор символов на языке коммуникации. Функция кодирования – это  обеспечение формы, в которой  должна быть передана информация. Передача закодированной информации происходит в виде сигнала. Сигнал в организации – это устное обращение, телефонные разговоры, неформальные связи, собрания и др. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был декодирован. Чем ближе закодированный сигнал подходит к цели, тем эффективней коммуникация.

Важное значение для руководителя имеет обратная связь. Она позволяет дать оценку состояния коммуникативного процесса. И, наконец, необходимо помнить, что  существуют барьеры и помехи, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относя отвлечения, неправильные интерпретации, семантические проблемы, ценностная оценка.

Коммуникация  в организациях – это сложный  динамический процесс. Он может рассматриваться  как действие, как взаимодействие и как процесс.

 

3. Содержание должностных инструкций

 

Правовое положение  работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности  и ответственность работника  организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными  для бланка, предназначенного для  оформления внутренних документов. Она  должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место  его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

      Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже - с наименованием документа (как и в других управленческих документах).

Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

Руководитель  структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Структура текста должностной инструкции включает следующие  разделы:

1. Общая часть  (общие положения) 

2. Функции 

3. Должностные  обязанности 

4. Права 

5. Ответственность 

6. Взаимоотношения  (связи по должности) 

Содержание  разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности  сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инспектор выполняет", "Инспектор организует", "Референт составляет " и т. д.

Содержание  должностной инструкции. Раздел "Общие  положения"

Квалификационный  справочник носит рекомендательный характер.

Общеотраслевые  квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи  со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и  поэтому содержат только наиболее характерные  обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.

Содержание  должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее - Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.