Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией

     Стандарт, предъявляя жесткие требования к  унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами

     Однако  для обеспечения межведомственной автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов общероссийских классификаторов, в т.ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

     Согласование  и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как существенно  влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.

     Недавно решен вопрос электронного юридического атрибутирования документов для  организации межведомственного  документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Для этого принят Федеральный закон «О цифровой электронной подписи».

     Все более возрастающее значение в последнее  время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации  государственного и ведомственного хранения межведомственной информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего речь идет о так называемом «электронном документообороте, неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки. Данный комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (проект) на общегосударственном уровне. В России все большее распространение получает информационный менеджмент или управление информацией. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. ВИДЫ  приказов по личному  составу

 

   Основу  документации по личному составу  составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя

   Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

     В соответствии с действующим законодательством  и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

• приказы;
• инструкции;
• указания;
• решения;
• постановления;
• распоряжения.

     Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

     Приказы подразделяются на две группы:

• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (персоналу) организации.

     В своей работе я более подробно рассмотрю приказы по личному  составу.

     В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор  различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

     Всю документацию в целом по личному  составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке  – по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

     Издание приказов по личному составу обязательно:

• при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
• освобождения от должности и перемещениях по службе;
• при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
• при предоставлении внеочередного отпуска;
• перемене фамилии и в других случаях.

     Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы. 
 

     3.1 Унифицированные формы приказов по личному составу 

     Комплекс  первичных учетных документов по личному составу в настоящее  время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

     Первичная учетная документация по личному  составу подразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

     Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

     Перечень  форм приказов по личному составу:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная)⁷.

     В то же время никем не разработаны  унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.

     Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

     Исходя  из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны  унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в  соответствии с общими правилами  оформления организационно-распорядительной документации.

     Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:

• как образцы для формирования нового документа;
• как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
• в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

     Независимо  от используемой технологии, правильно  составленные и полностью оформленные  проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.   

3.2   Виды приказов по личному составу 

     По  структуре приказы по личному  составу могут быть простыми и  сложными⁸.

     Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

     Если  приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

     Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

     Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы  по личному составу и, как правило, индивидуальные.

     К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ. Например:

• личное заявление работника;
• контракт;
• докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
• акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
• письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;
• свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.

     Ниже  пункта пишется: «Основание: …».

     Пункты  приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для  внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

     В пункте приказа требуется четко  указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность  отпусков, размеры должностных окладов  и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «… разряду … ЕТС».

     Схематически  можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

• распорядительное действие;
• фамилия, имя, отчество лица;
• должность и структурное подразделение;
• дата вступления в силу данного пункта приказа;
• обязательные условия.

     В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

     При составлении сложных приказов следует  учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

      

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет  важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.