Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией

     При проведении унификации применяются  методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана  с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относят:

• установление ограничительных номенклатур действующих форм;
• создание типовых форм;
• построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
• унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

     Развитие  системы автоматизированной обработки  экономической информации, предусматривающей  обмен информацией, потребовало  унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

• стандартная форма построения,
• приспособление к автоматизированной обработке,
• минимизация показателей,
• исключение дублирования,
• включение всех необходимых для целей управления показателей

     Структура унифицированного документа представлена в виде таблицы (таблица 1.1)

     Таблица 1.1

     Структура унифицированного документа

Заголовочная  часть	Наименование  учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего)			Характеристика  документа (индекс, код по ОКУД)
	Наименование  документа
	Зона  для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков
Содержательная  часть		Заголовок графы таблицы			Заголовок графы  таблицы
	Название  количественно-суммового основания  документа	Значение			Значение
	Название  количественно-суммового основания  документа	Значение			Значение
	Примечание
Оформляющая часть	Дата  заполнения документа		Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа

 

     Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы  бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а  также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: единообразия построения форм документов, регламентации  содержания документов, исключения из документов дублируемых данных, сокращения количества традиционно включаемых в них данных, единства применяемой терминологии и условных обозначений, определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

1.3. Основные направления развития унификации и стандартизации документов

     Документы объединяются в системы документов по функциональному признаку, образуя  унифицированную систему документации (УСД) — комплекс взаимоувязанных  форм документов, для которых существует фиксированный набор реквизитов определенного наименования и формата значений, регламентированы правила построения форм и характер их использования.

     Цели  создания УСД:

1. Обеспечение  экономической эффективности и  гарантированного уровня качества  информации на всех этапах  обработки документов.

2. Совершенствование  и уменьшение разнообразия содержания  и форм документов.

Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентирует классы УСД (см. табл.), альбомы форм документов, формуляр-образцы (шаблоны) документов для разработки новых форм документов, а также нормативные и методические материалы по работе с документами.

Класс УСД Код ОКУД Организационно-распорядительная документация 0200000 Первичная учетная документация 0300000 Расчетно-денежная документация 0400000 Финансовая, первичная, отчетная бухгалтерская  документация бюджетных учреждений и организаций 0500000 Отчетно-статистическая документация 0600000 Документация  по ценообразованию 0700000 Документация  по материально-техническому снабжению 0800000 Документация  по торговле 0900000 Документация  по внешней торговле 1000000 Проектная документация по капитальному строительству 1100000 Единая  система конструкторской документации (ЕСКД) 1200000 Единая  система технологической документации (ЕСТД) 1300000 Единая  система технической подготовки производства (ЕСТПП) 1400000 Документация  по социальному обеспечению 1500000 Документация  по изобретениям и открытиям 1600000

Создание УСД  основано на унификации и стандартизации форм документов и схем их документооборот. Стандартизацию документов проводят национальные организации по стандартизации (Госстандарт), а также международные организации по стандартизации ISO, технические комитеты (ТК): ТК 46 «Документация», ТК 68 «Банковские процедуры», ТК 95 «Канцелярские машины», ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации», ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» и др.

Основные  направления развития унификации и стандартизации документов

• Создание  общей модели построения документов (формуляр-обраезц, шаблон формы.
• Сокращение числа форм документов, числа лиц, работающих с документами.
• Ориентация на информационные технологии обработки документов.
• Применение единой терминологии в документах (наименований реквизитов, показателей, типовых текстов, терминов и определений профессионального применения).
• Типизация и трафаретизация текстов (типовые тексты оформляются в виде сборников, трафаретные тексты — в виде наборов бланков).
• Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах.
• Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или ввода.

Требования  к формам документов

1. Унифицированные  формы документов и бланки, применяемые  для их изготовления, должны иметь  стандартный формат ряда А  по ГОСТ 9327-60.

2. Однократная  регистрация (запись) информации  в документе.

3. Документы  должны иметь структуру расположения  реквизитов в соответствии с  формуляром-образцом.

5. Построение  форм документов должно обеспечить  выполнение необходимых операций  машинной обработки информации, в том числе:

• использование кодов в соответствии с классификаторами ТЭИ (ОК или др. уровня);
• применение унифицированные терминов и единиц измерения;
• учет размерности реквизитов (ширины граф), необходимой точности значений;
• учет требований технической эстетики (удаление графических излишеств, применение стилей шрифтов, сочетание размеров линий и т.д.) и др.

Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА  ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов", которая распространяется на организационно-распорядительные документы (УС ОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) устанавливает:

1. состав реквизитов документов;
2. требования к оформлению реквизитов документов;
3. требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Состав реквизитов ОРД:

01 —  Государственный герб Российской  Федерации; 02 — герб  субъекта Российской Федерации; 03 —  эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 —  основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП); 07 —  код формы документа; 08 — наименование  организации; 09 —  справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 —  дата документа; 12 — регистрационный  номер документа; 13 —  ссылка на регистрационный номер  и дату документа; 14 — место  составления или издания документа; 15 —  адресат; 16 — гриф  утверждения документа; 17 —  резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 —  отметка о контроле; 20 — текст  документа; 21 —  отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 —  гриф согласования документа; 24 — визы  согласования документа; 25 —  оттиск печати; 26 — отметка  о заверении копии; 27 —  отметка об исполнителе; 28 — отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело; 29 —  отметка о поступлении документа  в организацию; 30 — идентификатор  электронной копии документа.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

 

      2. НЕДОСТАТКИ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

     2.1. Анализ недостатков унифицированной системы документации

     Работа  с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации  и требует нормативно-методического  обеспечения на общегосударственном уровне.

     Службы  ДОУ организаций работают в настоящее  время по устаревшим инструкциям  и стандартам, давним традициям и  канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.

     ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе  нуждается в унификации и единообразных  правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.

     В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту  документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.

     ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.

     ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.