Історія документознавства як науки та навчальної дисципліни

Функція матеріальних об'єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), подану переважно у вигляді книжок, брошур, журналів, газет, листків, буклетів,микрофиш, магнітних дискет, оптичних дисків тощо. Було також історичні форми документів мають у вигляді глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв тощо. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, збереження та використання їх (читання, перегляд, слухання) в соціальнихдокументних комунікаціях. Проте спеціальна форма об'єкта теж може бути єдиний критерій у тому, щоб можна вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета чи фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого у ньому повідомлення, тексту.

Отже, матеріальний об'єкт стає документом лише тоді єдності речовинного носія і закладеною у ньому інформації. Двоєдина природа  документа - одну з основних особливостей його як відомої системи. За відсутності одній із перелічених характеристик немає єдності, отже, і документа.

Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформацією просторі і часу. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.

Існує й інтерпретація поняття "документ", якої дотримуєтьсяИСО і який відбито у ДСТУ 3017-95: забезпечення взаєморозуміння між основними суспільні інститути зі збереження та організації користування документами - бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття "документ" постає як родове для видових: опублікований, неопублікований,изодокумент, кіно-,фоно-,фотодокумент тощо. З цього погляду різновидом документа є: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, креслення, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний і оптичний диск тощо.

Наявність узагальнюючого поняття "документ" виключає можливість існування більш приватних, вузькоспеціальних його трактувань стосовно різних сфер суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавства, діловодству,дипломатике, юридичної науці. Окремі фахівці не вважають документами художні твори, пам'ятники писемності минулих років. Інші визнають правами лише об'єкти, мають правове значення тощо.

 

 

3.2.Структура документа

Функціональність документа, тобто застосування його для зберігання і передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється, як ціле, що задає характер елементів, які до нього входять, їх взаєморозміщення і зв’язок.

Визначену структуру мають як окремі елементи документа, так і документ вцілому. Обкладинка книги – це складне художнє ціле; типографічне оформлення книги теж ціле, його складають спеціально підібраний шрифт, титульний листок, рядки заголовку, що гармонують із вмістом, гарно пнадруковані ілюстрації,  - єдиним цілим є і текст книги. Це означає, що документ вцілому  - це сукупність усіх елементів і компонентів, що його складають.

Структура – відносно стійкий спосіб організації елементів документа, як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об’єкту: його будову, зміст, спосіб існування, форму розвитку, то поняття структури виділяє, насамперед, стійкість, стабільність,  цього об’єкту, завдяки чому він зберігає свої властивості при зміні зовнішніх і внутрішніх умов. Доки зберігається структура, зберігається і система вцілому, а порушення чи перетворення структури веде до зміни чи знищення системи взагалі. По своїй структурі документ може бути простим або складним. Під простим документом розуміють окреме завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом і логічним викладом, зафіксованим на одному матеріальному носії. Іншими словами, простий документ – це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії (автореферат, десертація, відкритка).

Складний документ складається із двох чи більше повідомлень, пов’язаних однією темою чи проблемою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях. Складний документ – це декілька повідомлень, поміщених в декількох томах, випусках (збірка віршів, журнал і ін.).

Існує також поділ документів на монодокументи і полідокументи.

Таким чином, структура документа – скоординована більшість документів, взаємоз’язки яких дають можливість функціонувати деякому цілому (системі), дозволяє відрізнити книгу від журналу, грапластинку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокаркту від географічної картки і т.д..

 

3.2.1.Внутрішня структура документа

Оформлення документа – це надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документа – це його зовнішня і внутрішня структура.

Внутрішня структура документа – це його внутрішня будова, набір взаємопов’язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію. Вона об’єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному.

Вміст внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільш чітко внутрішню структуру документа можна побачити на прикладі видань – нкиг, журналів, газет і т.д.

Видання повинно включати розміщені у визначеній послідовності наступні елементи і частини:

• елементи видання, на яких розміщуються вхідні дані;
• зміст;
• передмову;
• вступну частину;
• основну частину;
• післямову;
• допоміжні покажчики;
• додатки.

Вихідні дані – сукупність даних, що характеризують документ і призначені для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку і інформування користувачів.

До основних елементів вихідних даних відносяться: автор, заголовок, надзаголовочні дані, підзаголовочні дані, анотація, місце і рік видання, видавництво.

Автор – особа, яка створила документ чи приймала участь у його створенні, а також заклад чи організація від імені яких публікується матеріал. В особі автора можуть виступати одна чи декілька людей  - авторський колектив.

Заголовок документа – слово, фраза чи закінчена пропозиція, в яка формує зміст (тема, ідея, предмет, об’єкт), твору, що друкується. Видання може мати декілька варіантів заголовків (на титульному аркуші, обкладинці, корінці видання і т.д) ідентичних або різних.

Місце видання -  місцезнаходження видавництва, що випускає документ.

Місце друку – місцезнаходження поліграфічного закладу, яке надрукувало документ.

Рік видання – рік виходу документа в світ.

Головними носіями інформації про видання є: титульний листок (верхня частина першої сторінки з текстом), перша сторінка видання, зворотній бік титульного листка, остання сторінка видання чи кінцева полоса – в книгах, брошурах, альбомах, нотних виданнях, журналах, бюлетенях, збірниках; перша сторінка (або верхня частина першої сторінки) і нижня частина останньої сторінки – в буклетах, листівках, газетах і календарях (крім кишенькових і мініатюрних табелів-календарів); верхня частина листка і нижнє поле листка – афішах, графіках руху транспорту, текстових і показових плакатах, художніх репродукціях, естампах і ін..

Зміст – елемент апарату видання, що являє собою перелік творів, надрукованих у виданні, або прізвищ авторів і заголовків творів, а також заголовків розділів, що входять в склад твору, з вказанням сторінок, на яких починаються ці розділи чи твори.

Передмова – елемент апарату видання, який передує основному тексту, що вміщує пояснення тексту і містить пояснення мети, особливостей твору і ін. Може належати автору, видавництву, редактору, перекладачеві.

Текст – тематично взаємопов’язана послідовність висловлювань чи одна думка, що виражається за допомогою деякої системи знаків, а також письмова орієнтація висловлювань; оновна частина літературного твору, що виражається у вигляді пов’язаних лексично, логічно, стилістично фраз, які передають його зміст.

Післямова – елемент апарату видання, розміщений після основного тексту, що вміщує необхідні пояснення, відомості про автора, його творах, розрахований на читача, що знайомий з його основним текстом.

Доповіжний покажчик – частина видання, що відтворює дані про текст в іншому аспекті ніж основний текст з посиланням на відповідні  бібліографічні записи.

Додатки – довідкова чи документальна частина видання, розміщена вкінці (статті, документи, карти, схеми, таблиці та ін.).

В залежності від виду документа набір внутрішніх елементів і їх розміщення можуть змінюватись.

 

3.2.2.Зовнішня структура документа

Зовнішня структура документа (конструкція) – це його зовнішня форма, яка дозволяє ідентифікувати його як вид документа. Мета  - надання документу такої форми, яка викликала б у споживача бажання читати, шукати ту чи іншу потрібну інформацію.

Так, основними елементами зовнішнього оформлення картографічних видань, що випускаються на листках є заголовок карти, обложка, папка, конверт. Наприклад атлас має таку зовнішню структуру: титульний листок, обкладинку чи перепліт, суперобложку, папку, шмуцтитул і авнтитул. Кінофонофотодокументи володіють наступним наборох зовнішніх елементів: етикетка, титри діафільмів і кінофільмів, пакувальний контейнер (конверт, альбом), рамка діапозитива, кадр. Особливе значення зовнішній вигляд книжкових видань: яскрава і витривала обкладинка, міцний перпліт, якість паперу, кількість і якість ілюстрацій, розмір і форма шрифта та ін. надають виробництву особливого значення і цінність.

До зовнішніх структурних елементів книжкових видань відносять: обкладинку, суперобкладинку, перепліт, книжковий блок, форзац, титульний листок, корінець, шмуцтитул, колонтитул, авнтитул, контртитул, колонцифру, футляр.

Обкладинка – зовнішнє покриття видань, нерозраховане на довготривале збереження, за звичай із твердого паперу, інколи захищене плікою прозорого кольору, з’єднане з книжковим блоком без форзаців.

Суперобкладинка – допоміжна, за звичай об’ємна обкладинка книги чи брошури у вигляді листка паперу з клапанами, загнутими на внутрішню чистину сторін перепліту чи обкладинки.

Перепліт – міцне покриття з картону, пластмаси чи картонних сторін, покритих шкірою, тканиною, папером, яке з’єднується з книжковим блоком за допомогою форзаців і служить для захисту блока від пошкодження і забруднення, а також для  початкової інформації про видання і в якості елементу художнього оформлення.

Книжковий блок – комплект скріплених зошитів чи листків, що містять всі сторінки і комплектуючі деталі майбутнього видання.

Форзац – зігнутий листок паперу, який з’єднує перший і останній листок книги з переплітною кришкою.

Титульний листок –  заголовочний листок видання (книги, брошури), що містить основні відомості про нього, дозволяє відрізнити його від будь-якого іншого, що служить основою для вміщення бібліографічного опису.

Авантитул – перша сторінка книжкового блоку, видань, що передує титульному розвороту і має декоративно-композиційне значення.

Шмуцтитул – сторінка із заголовком більшої частини твору.

Контртитул – ліва частина розгорнутого титульного листка,  що містить відомості, які відносять до багатотомного або серійного видання вцілому,  чи титульні відомості на мові джерела в періодичному виданні.

Колонтитул – довідкова інформація над основним текстом лінії, що пояснюють читату, який матеріал надрукований на сторінці.

Колонцифра – порядковий номер сторінки чи стовпчика книжки, періодичного видання і д.т., найчастіше розміщується у верхньому чи нижньому полі верхньої сторінки.

Корінець – бокова сторона книжкового блоку, місце з’єднання його листків, а також пересікаюча цю сторону блоку частина переплетеної книжки.

Футляр  - коробка, призначена для упаковки найбільш цінних видань з метою їх захисту.

Особливості оформлення зовнішніх елеметів документа залежать від його типових характеристик, цільового призначення, використаних матеріалів і технологій творів.

 

3. Функції

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).