Історія документознавства як науки та навчальної дисципліни

Документознавство взаємозалежно з правознавством, насамперед з такими його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У документознавстві широко використовуються досягнення правової науки: додання юридичної сили документам, правові способи їх введення в дію, класифікація правових актів та ін.. У сучасному законодавстві документація диференціюється по видах, значимості, виділяються окремі системи документів. Одним з об'єктів документознавства є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності не можуть обійтися без знання основ документознавства, організації і технології документаційного забезпечення управління. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного перекручування документованої інформації і т.п. з метою розкриття та розслідування службових підробок.

Не можна не сказати і про зв'язок документознавства з економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їх економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових і матеріальних ресурсів на створення й обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудовитрат і т.д. У число систем документації, досліджуваних документознавством, входять і такі спеціальні системи, безпосередньо відбивають економічну сферу життя і діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова.

Традиційно міцними є взаємозв'язок і взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відображення і функції управління, і його організація. У цьому зв'язку В. С. Мінгальова навіть сформульований "найбільш загальний закон документознавства", суть якого полягає в "відповідності змісту документації функціям управління". У свою чергу, раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконаленню управлінської діяльності, підвищенню її ефективності, оскільки практично всі працівники управлінського апарату зайняті роботою з документами, витрачаючи на ці цілі, за деякими даними, не менше 60% робочого часу.

Поява й успішний розвиток в останні роки нової наукової дисципліни – інформаційного менеджменту ще сильніше зблизило дослідження управлінських і документознавчих проблем, оскільки більша частина інформації фіксується в документах. Більш того, деякі автори (М. В. Ларін) в перспективі прогнозують об'єднання служб документаційного забезпечення управління та інформаційного менеджменту.

Документознавство відчуває також вплив таких прикладних дисциплін як соціологія управління, психологія управління і ділового спілкування.

У документознавстві досить широко використовуються досягнення прикладної лінгвістики перш за все з метою уніфікації текстів документів, стандартизації мовних одиниць, а також у процесі редагування службових документів.

Особливо слід зупинитися на зв'язку документознавства з науками про інформацію. Стрімке нарощування інформаційних ресурсів, бурхливий розвиток комп'ютерних технологій й активне теоретичне осмислення інформаційних процесів у другій половині 20 століття не просто зробили вплив на характер і зміст документознавчих досліджень, але й призвели до вбудовуванню документознавства в цикл наук про соціальну інформації. У результаті документознавство виявилося самим тісним чином пов'язане з такими науковими дисциплінами, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка та програмування, інформаційна безпека та захист інформації та ін.. Лише спільно з цими науками документознавство має можливість на сучасному етапі ефективно вирішувати теоретичні і прикладні завдання, пов'язані з виробництвом, передачею, споживанням, зберіганням документованої інформації.

Для вирішення деяких своїх проблем документознавство широко використовує досягнення в галузі технічних та природничих наук, оскільки документ є матеріальним об'єктом, носієм інформації, які мають цілком певними фізичними властивостями. Крім того, створення, пошук, зберігання документів пов'язані із засобами документування та передачі інформації, в тому числі з використанням складної сучасної оргтехніки.

Тісний зв'язок документознавства з самими різними теоретичними та прикладними науковими дисциплінами багато в чому зумовила і методи документознавчих досліджень, тобто способи, прийоми для вирішення конкретних наукових завдань. Ці методи поділяються на загальнонаукові і спеціальні, приватні. До числа загальнонаукових відносяться ті з них, якими користуються всі або більшість наук:

¨ системний метод;

¨ метод моделювання;

 функціональний метод;

¨ аналіз;

¨ синтез;

¨ порівняння;

¨ класифікація;

¨ узагальнення;

¨ сходження від абстрактного до конкретного та ін..

Деякі з перерахованих методів, у свою чергу, також можуть класифікуватися. Зокрема, моделювання підрозділяється на дескриптивне, графічне,математичне, натурне (фізична). Причому більшість з цих різновидів застосовується і в документознавстві.

З загальнонауковими тісно пов'язані спеціальні методи. Однак область їхнього застосування набагато вужчі і обмежена, як правило, однією або декількома, тісно пов'язаними між собою науками. До спеціальних методів в документознавстві відносяться:

методи уніфікації та стандартизації документів;

метод формулярного аналізу;

метод однократності в документуванні та діловодних операціях;

метод експертизи цінності документів

 

ІІІ РОЗДІЛ. ДОКУМЕНТОЗНАВСТВО ЯК НАВЧАЛЬНА ДИСЦИПЛІНА

 

1. Сутність поняття "документ"

Поняття "документ" є, фундаментальним в понятійної системідокументоведения. Воно відбиває ознаки реальних предметів, службовців об'єктами практичної діяльності з створенню, збору, аналітико-синтетичної обробці, зберігання, пошуку, поширенню та використання документної інформацією суспільстві.

Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожному галузі знання маємо одну чи кілька його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство,библиографо-,архиво- і музеєзнавство, соціальній та відповідних спеціальних галузях діяльності - бібліотечному, музейному, архівну справу і бібліографії. Звідси його багатозначності (>полисемичность), яка утрудняє спілкування та взаємопорозуміння між фахівцямидокументно-коммуникационной сфери. Визначення загального значення поняття "документ" є саме теоретичногодокументоведения, званогодокументологией.

На міжнародному найбільш загальним визнано визначення документа як записаній інформації, яка можна використовувати як одиниця вдокументационном процесі. Таке визначення розроблено й затверджені Міжнародною організацією по стандартизації (>ИСО) з участю і Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації за документацією, Міжнародного ради з архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандартуИСО, інформація то, можливо записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто. з допомогою як знаків листи, а й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об'єкти, які можна використовуватимуться передачі у суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам'ятники, зразки порід тощо.).

Україна має офіційно прийнято три значення документа, зафіксовані у ряді державні стандарти (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ I.Записанная інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційну діяльність.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з туристичною інформацією, закріпленої створеним людиною способом на її передачі в часу й просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, яке у закріпленій вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і що у відповідність до чинним законодавством правове значення.

Ставлення між різними значеннями документа будується за принципом ієрархії - підпорядкування одного поняття іншому, де кожна ширше поглинає, включає у собі менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття "документ" викликана практичними цілями визначення предмета діяльності тій чи іншій галузі. Визначення Документа I обов'язково від використання в усіх проявах нормативної документації: в довідкової, навчально-методичної і той літературі, що належить до галузі інформації та документації. Значення Документа II вважають у сфері книговидавництва та книгорозповсюдження. Сфера використання визначення Документа III - діловодство і архівну справу.

Для документознавства у разі найприйнятніший є визначення Документа II: зрозумілий то він є двосторонню одиницю - з'єднання матеріального об'єкта з туристичною інформацією, закріпленої створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін немає документа. Вказівка такого ознаки, як створений людиною спосіб закріплення інформації, Демшевського не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація закріплена способом, створеним природою, а чи не людиною.

Цю ухвалу дозволяє обмежити коло основних документів - об'єктівдокументно-коммуникационной діяльності, зосередити увагу до понятті, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книгознавство та інших суміжні із нею галузі знання. У бібліотечної, бібліографічною, книготорговельної інформаційну діяльність працюють із спеціально виготовленими об'єктами, тобто. документами, призначеними одночасного виконання двох функцій, які є основними для документа, - це збереження і передача інформації в часу й просторі. Існує безліч предметів, у яких зафіксована інформація, наприклад, ужиткові речі, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони також бережуть та передають його в часу, і деякі - верб просторі, але їм цих функцій є вторинними. Значення Документа II виводить у складі документів предмети, які можуть бути включені у визначенийдокументний фонд і призначені поширення у суспільстві.

Названі у визначенні ознаки документа припускають:

1) наявність інформації, змісту;

2) стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове  користування та зберігання документа;

3) функціональну призначення  передачі інформацією просторі  і часу, тобто. від використання  в соціальних комунікаційних каналах.

Головною складової документа виступає інформація, тобто. найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені передачі у процесі комунікації. Інформація, у документі, має певну специфіку, що виражається наступного:

1. Документ є носієм  соціальної інформації, створеної  людиною від використання у суспільстві.

2. Документ припускає  наявність семантичної (значеннєвий) інформації, що є результатом  інтелектуальної діяльності. Наявність  змісту - одна з головних характерних  ознак документа. Безглузда інформація документом не може.

3. Інформація передається  дискретно, тобто. як повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному  носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа  характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення  може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені  літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий  процес їх творця (письменника, вченого, художника).

4. Як будь-який об'єкт, має знакову природу, повідомлення  є закодований текст. Значення  чи сенс закодованої тексту  можна було зрозуміти, лише знаючи  знакову систему кодування і декодування інформації.

>Фиксоване  повідомлення має знакову форму бо лише у вигляді можна передати у міжнародному сполученні знання, емоції, вольові впливу автора (>коммуниканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливістьдекодировать і опановувати відповідними знаннями.Знаковость - обов'язкове властивість будь-якогодокументного повідомлення.

5. Документ - це, яка зафіксована  на матеріальному носії способом, створеним людиною, - у вигляді  листи, графіки, фотографії, звукозапису й ін.

6. Документ має субстанциональностью (речовністю) документ фонд зберігання обробка

Для документа важлива стабільна речовинна форма. Запис "вилами за водою" документом не вважається.

Інформація то, можливонедокументной - не закріпленої - і документної - закріпленої на матеріальному носії (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка тощо.), спеціально призначений на її збереження і передачі у просторі і часу.

Матеріальний об'єкт, спеціально готовий до записи, збереження і передачі, прийнято називати матеріальним носієм чи носієм інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливо.