Історія документознавства як науки та навчальної дисципліни

У 1989 році європейське співтовариство в рамках програм European Credit Transfer System та European Community Action Scheme for the Mobility of University Students прийняли стандарт освітньо-професійної програми фахового спрямування "Documentation Science and information Resources Management", який базується на досвіді вищих навчальних закладів СІЛА, Японії, країн Європи (Великобританії, Ірландії, Ісландії, Бельгії, Данії, Фінляндії, Нідерландів, Норвегії, Швеції, Німеччини). Росія в 1991 році внесла до Державного реєстру спеціальність "Документознавство і документаційне забезпечення управління".

Така увага до нової сфери професійної діяльності є результатом інтенсивного розвитку потужного наукового напряму в системі наук, особливістю наукової дисципліни якого є документ — специфічний системний матеріальний об'єкт, основним елементом якого є соціально значуща інформація, яка характеризує інформаційний потенціал цивілізації, її матеріальну і духовну культуру.

Інтенсивно розвивається київська наукова школа документознавства, яка характеризується системним підходом теоретичного розроблення документно-комунікаційних процесів і практичним її втіленням у процес підготовки документознавців-менеджерів, які реалізують себе в різних сферах суспільної діяльності.

Концепція процесу становлення національного документоменеджменту вимагає акцентування уваги на інтелектуалізації інформаційної культури менеджера сфери документного забезпечення управління в різних сферах суспільного буття: розвиток документного менеджменту починається з підготовки документознавця-менеджера. Документознавець — основний якісний ресурс, рушійна сила і, водночас, продукт інформаційно-комунікаційного процесу[5, c. 34-36].

2.3. Джерела в документознавстві

Джерелами в документознавчих дослідженнях можуть виступати практично будь-які документи, системи документації і комплекси документів. На їх основі можна отримати певне уявлення про рівень роботи з документами, способах документування, про діловодної культурі тієї чи іншої епохи. Проте головну роль відіграють все ж таки ті документи, в яких зафіксовані правила, норми, рекомендації, нормативи й т.п., які регламентують і регулюють різні напрями, способи і форми роботи з документами. Це перш за все законодавчі та правові акти, стандарти, класифікатори, інструкції, методичні вказівки. Джерела є необхідною базою для проведення теоретичних досліджень, для вдосконалення практики документаційного забезпечення управління та визначення основних тенденцій розвитку документаційних процесів.

Документознавчі джерела можна класифікувати по декількох підставах:

Ø за хронологією (джерела дореволюційного, радянського, пострадянського періодів);

Ø по відношенню до певної інформаційному середовищі (ретроспективної, оперативної або перспективної);

Ø джерела "у звичаї" і джерела "в законі" (Н. В. Варадінов) і т.д.

Оскільки документознавство, як уже зазначалося, виростало з практичних потреб роботи з документами, остільки важливу роль у його розвитку, особливо на перших порах, грали традиції і звичаї. Потім, у міру осмислення й узагальнення, ці звичаї і традиції стали закріплюватися в різних законах, нормативних актах. Відповідно і джерела, що дозволяють простежити насамперед історію становлення документознавства, можна розділити на дві великі групи: це, по-перше, документи, які вийшли безпосередньо з діловодної практики й містять стихійно сформовані норми і правила, що відображають традиції діловодства, по-друге, різного роду правові акти, протягом кількох століть законодавчо регламентували роботу з документами.

До першої групи джерел, в яких акумульовано багатющий досвід, традиції, звичаї російського діловодства, належать, зокрема, що видавалися до1917 р. численні збірники зразків документів (так звані "Письмовник"). Широке поширення в нашій країні вони одержали в 18-19 століттях. Їх попередниками були "формулярники", відомі на Заході вже в 7 столітті, а в Росії - у першій третині 16 століття (зокрема, формулярники московської митрополичої кафедри). До теперішнього часу відомо більше 100 таких збірників.

У "Письмовник" регламентувалися склад, форма і зміст документів. Дуже примітні вже самі їх назви. Так, одним з перших ще в 1765 р. з'явилося "Повчання як складати і писати всякі листи до різних особам". Два десятиліття тому був виданий "Письмовник, що містить різні листи, прохання, записки по справі, контракти, атестати, схвалення, розписки, пропуски і письмовий вид кріпосним людям, наказ старості, форму купецьких асигнацій, квитанції, розписки, листа посилкові й кредитні" (СПб, 1788). "Письмовник" нерідко досягали значних обсягів. Приміром, наявне у фондах Наукової бібліотеки Томського держуніверситету "Керівництво для складання ділових паперів. Зразки та форми; довідкові відомості "В. Максимова (М., 1913) містить більше 2000 тис. сторінок.

До іншої групи належать джерела, що представляють собою законодавчо закріплені правила і норми роботи з документами. Їх поява відмічена вже з середини 17 століття, але вирішальний крок був зроблений Петром 1, що узаконював в 1720 р . "Генеральний регламент" У цьому документі докладно були розписані структура і діловодна діяльність канцелярій, питання реєстрації документів, обов'язки співробітників і т.д.

До числа важливих джерел, поряд з "Генеральним регламентом", відносяться також розроблені в петровські часи "генеральні формуляри" - зразки документів; "Установи для управління губерній", видане в 1775р.  Катериною Другою; "Загальне установа міністерств", що з'явилося в 1811 р., і багато інших законодавчих актів, що регламентували вітчизняне діловодство на різних рівнях державного управління.

Значний інтерес представляють документознавчі джерела періоду революції та Громадянської війни (1917-1922 рр.).. Вони мали свою специфіку, хоча в основі роботи з документами, особливо на території Білої Росії, лежали тоді головним чином законодавчі акти і традиції дореволюційного діловодства.

Велика кількість джерел залишив після себе радянський період російської історії. Вже в перші місяці після приходу до влади більшовиків був підписаний декрет Раднаркому "Про порядок затвердження та опублікування законів", прийнято постанову РНК "Про форму бланків державних установ". Ці та інші подібного роду документи згодом увійшли в навчальний посібник "Збірник законодавчих актів з діловодства (1917-1970)" (М., 1973). Найважливішими джерелами останніх десятиліть існування радянської влади стали "Основні положення Єдиної державної системи діловодства" (1973), затверджена в 1988 р . "Державна система документаційного забезпечення управління", загальносоюзні класифікатори (зокрема, Загальносоюзний класифікатор управлінської документації - ОКУД), Уніфіковані системи документації (УСД) і ін.

В даний час в Російській Федерації існує досить велика нормативна база документаційного забезпечення управління, яка одночасно є і найважливішим джерелом для дослідження документознавчих проблем. До її складу входять:

Нормативні правові акти федеральних органів влади і суб'єктів Російської Федерації з питань документаційного забезпечення управління (Цивільний кодекс РФ, Федеральні Закони "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації", "Про державну таємницю", "Про стандартизацію", "Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах "тощо;

Відомчі та загальногалузеві нормативні, інструктивні та методичні документи, що видаються органами виконавчої влади різного рівня;

Інструктивні та методичні матеріали, що встановлюють вимоги до документів, технології їх створення та обробки на рівні окремої організації або її структурного підрозділу.

У 1990-і роки відродилася і отримала широке розповсюдження напівзабута в радянський період практика складання та видання збірок зразків документів. До теперішнього часу опубліковано десятки таких збірників, зокрема: Загорська О.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведення ділової кореспонденції (М., 1992); Збірник типових договорів (М., 1995); Стенюков М.В. Зразки документів з діловодства (М., 1996); Андрєєва В.І. Зразки документів діловодства (М., 1997) та багато інших.

2.4. Місце документознавства в системі наук

Документознавство належить до циклу наук про суспільство, з багатьма з яких перебуває в тісному взаємозв'язку і взаємодії. Ця взаємодія проявляється в різних формах і відбувається на різних рівнях, насамперед на рівні об'єкта і предмета дослідження, понятійного апарату, методів дослідження.

Документознавство самим тісним чином пов'язане з історичною наукою. Як вже зазначалося, об'єктом документознавства є документ в історичному розвитку. Поява тих або інших документів, не кажучи вже про системи документації, безпосередньо пов'язане з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів та систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, культури і т.д.

З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, у свою чергу, надають певний вплив на ті чи інші сторони суспільного розвитку. Тому вивчення минулого передбачає і знання генезису документних форм.

Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень і в цій своїй якості тісно примикає до джерелознавства - однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику і техніку історичних джерел. Джерелознавець також вивчають форму документа, структуру і властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи в джерелознавстві звичайно виділяються в самостійний розділ.

На підставі близькості з джерелознавством документознавство звичайно відносять до класу історичних наук, включаючи його до складу так званих допоміжних і спеціальних історичних дісціплін, які розглядаються як субдисципліни джерелознавства. При цьому ряд авторів (А. І. Гуковский, С. М. Каштанов, Б. Г. Литвак, О. М. Медушевський, В. В. Фарсобін та ін) фактично розміщують документознавство усередині дипломатики - допоміжної історичної дисципліни, що вивчає документи правового порядку. Інші дослідники, навпаки, пропонують розширити коло проблем документознавства, включивши до його складу такі допоміжні історичні дисципліни, як дипломатики, палеографія, метрологія, генеалогія. Причому і ті, й інші в більшості своїй фактично ставлять знак рівності між документознавством і діловодством.

Однак, незважаючи на тісний зв'язок документознавства з джерелознавством, між ними є істотні відмінності, які спостерігаються:

· В об'єкті дослідження (джерелознавство вивчає, крім письмових документальних джерел, також і інші види і форми історичних джерел, зокрема, речові);

· З метою дослідження (джерелознавство вивчає документ з метою вироблення методів вилучення необхідної інформації);

· У хронології (джерелознавство вивчає документи винятково в ретроспективній середовищі, а документознавство - також в оперативній і в перспективній середовищі).

Остання відмінність взагалі не дозволяє, на наш погляд, відносити документознавство до числа історичних дисциплін, як це роблять багато авторів, оскільки історична наука обмежена вивченням лише минулого людського суспільства.

Слід також зауважити, що останнім часом виявилася тенденція до того, щоб саме джерелознавство вивести за рамки виключно історичної науки і розглядати як інтегруючу дисципліну в системі гуманітарних наук, як елемент історичної антропології, етнології, соціології, тобто всього гуманітарного знання. У результаті такого підходу закономірно виникає комплексна проблема феномена документа і, як наслідок, завдання розвитку нової дисципліни - феноменології документа.

По цілям й об'єкту вивчення документознавство тісно пов'язане з архівознавством. Їх об'єднують спільне завдання - формування ефективної інформаційної середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документообразования.

Разом з тим документознавство та архівознавство вивчають документ з двох протилежних сторін: архівознавство - з боку інформаційної цінності документа як історичного джерела з упором на комплекси документів, а не на окремі документи.  Документознавство вивчає свій об'єкт з боку інформаційної й оперативної цінності, як носій інформації, що функціонує насамперед у сучасній соціальному середовищі.

Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, тому що чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішніше буде робота архівів щодо зберігання і використання документних багатств.

Чимало спільного можна виявити також між документознавством і книгознавством. Їх зближують: інформаційна, соціальна сутність об'єктів дослідження - документа і книги; багато в чому однакові цілі й функції; папір як загальний матеріальний носій інформації; лист як однаковий спосіб передачі інформації. Причому з розвитком комп'ютерних технологій відбувається подальше зближення документа і книги, які однаково можуть бути представлені в електронному варіанті. У той же час між документознавством і книгознавством існують і відмінності, які полягають насамперед у тому, що книга - об'єкт книгознавства - призначена для тиражування, множинного відтворення інформації, тоді як документ унікальний.