Шпаргалка по "Документационному обеспечению"

Письма подписываются  руководителем организации, его  заместителями в рамках предоставленной  им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления  или добавления в подписанные  письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

• сопроводительное письмо;
• письмо-просьба;
• письмо-запрос;
• письмо-ответ;
• письмо-сообщение;
• письмо-подтверждение;
• информационное письмо;
• гарантийное письмо;
• письмо-извещение;
• письмо-приглашение;
• письмо-предложение;
• письмо-напоминание;
• письмо-требование;
• письмо-благодарность;
• письмо-поздравление.

 

9. Реквизиты документов: наименование и справочные данные об организации номер и дата, адресат, гриф утверждения документа.

Наименование  организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

При наличии вышестоящей  организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием  организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации  указывают полное наименование вышестоящей  организации).

 
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке приказа организации

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов  Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке  располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

 
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма организации

Наименование на иностранном  языке воспроизводят в тех  случаях, если оно закреплено в учредительных  документах организации и располагают  ниже наименования на русском языке  или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует  печатать на чистом листе бумаге. При  систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться  бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного  уровня располагают друг над другом.

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа  могут быть организация, ее структурное  подразделение, должностное лицо.

Наименование организации  относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.

Для последних двух видов  бланков под наименованием организации  должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться  в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты  адреса пишутся в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа (области);
• почтовый индекс.

Справочные данные для  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется  должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ, или службой  документационного обеспечения  управления (ДОУ) при регистрации  документа, или непосредственно  составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление  и др.).

Если авторами документа  выступают несколько организаций (две или более), то датой документа  считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год  – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2009 г. следует  оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также  использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных  номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и  распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

Например: распоряжение Администрации  Президента Российской Федерации и  Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

Например:

Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован  структурному подразделению, то над  его наименованием необходимо указать  наименование организации.

Например:

ЗАО "Термика"     Управление производства и внедрения информационных систем

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов   Московской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.⁶ Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Генеральному  директору   ЗАО "Термика"    А.Г. Цицину

Должность получателя и его  фамилия указываются только в  том случае, если известно, кто конкретно  занимается вопросом, изложенным в  документе. Это повышает оперативность  доведения документа до исполнителя.

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  числе адресатов составляют список рассылки документа. Указание на документе  нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым  одновременно направлен данный документ.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

 

ЗАО "Термика"     ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Образцову О.П.     Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,   Москва, 109316

Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи.

Почтовый адрес в составе  реквизита "Адресат" должен оформляться  в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, согласно которому реквизиты адреса пишутся  в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа (области);
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

Гриф  утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении  документа должностным лицом  гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без  кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.³

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой  длинной строки.

Пример  оформления реквизита "Гриф утверждения  документа"

При утверждении  документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор  ЗАО "Термика"    Личная подпись   Е.Н. Ярославцева    15.04.2009	Технический директор  ЗАО "Термика"     Личная подпись   К.В. Воробьев    15.04.2009