Шпаргалка по "Документационному обеспечению"

3. Ясность, точность и определенность, а также однозначность и единообразие (исключающее тавтологию) формулировок. Эти требования достигаются, в  первую очередь, за счет правильности  композиционной структуры текста.

4. Лаконичность и разумная краткость  в изложении текста непосредственно  связаны с требованием уменьшения  объема текста и основаны на  исключении речевой избыточности, неоправданных повторов и ненужных  подробностей. Тем не менее содержание должно быть убедительным и достаточно аргументированным (независимо от того, кому документ направляется), содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.

5. Использование языковых формул. Языковые формулы – это устойчивые (шаблонные) обороты, применяемые  в неизменном виде. Кроме выражения  типового содержания они нередко  выступают как юридически значимые  компоненты текста, без которых  документ не может обладать достаточной юридической силой

6. Акт. Реквизиты. Оформление.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные  факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий  и т.п.).

Акты отличаются широким  разнообразием по своему назначению и содержанию:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко  акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении  акта – установление фактического состояния дел и объективное  отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые  ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические  данные, количественные показатели и  другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться  со словом "акт", например:

Акт проверки финансово-хозяйственной  деятельности института,

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и  т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления  акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием  номера и даты.

После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших  в составлении акта, указываются  наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается  председатель комиссии. В необходимых  случаях допускается приводить  сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших  в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются  в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с  прописной буквы.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. ⁹

В конце текста акта указываются  количество составленных экземпляров  и их местонахождение. Количество экземпляров  акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов  ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его  подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются в  той же последовательности, как и  фамилии во вводной части, но без  указания должности.

Лицо, не согласное с содержанием  акта, обязано подписать его с  оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует  оформлять на отдельном листе  и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились  действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к  уничтожению документов и дел  с истекшими сроками хранения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

 

7. Организация работы с документами на предприятии. Регистрация исходящих и входящих документов, приказов.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
• сроки хранения документов и файлов;
• порядок регистрации документов;
• правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• правила формирования и оформления дел;
• порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
• порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией; методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

Работа с  входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации. Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

 Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документом исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

8. Служебное письмо. Реквизиты.

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. 

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и  события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно  готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные  письма по каждому из них. Письмо может  касаться нескольких вопросов, если они  взаимосвязаны и будут рассматриваться  в одном структурном подразделении  организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные  в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения  вопроса или его краткая история; если поводом для составления  письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или  опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало  сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет  сконцентрировать внимание, применяются  и другие схемы построения, в которых  один из элементов может отсутствовать  или порядок их расположения может  быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие  формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.