Шпаргалка по "Документационному обеспечению"

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 формы N Т-2 указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю  и могу объясниться", "читаю  и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу  лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации  и др.) рассчитывается на основании  записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении  сведений о работнике в его  личную карточку вносятся соответствующие  данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании  которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих  в запасе:

• п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
• п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
• п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194A");
• п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

• строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
• строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву  на военную службу:

• пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
• п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
• п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных  документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного  возраста пребывания в запасе, или  гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию  здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы N Т-2.

В разделе "Отпуск" ведется  учет всех видов отпусков, предоставляемых  работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета  сведений о сотрудниках, обучающихся  в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

 

 

23. Оформление телеграммы и телефонограммы.

Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Передача телеграмм  осуществляется в соответствии с  Правилами оказания услуг телеграфной  связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации  от 15 апреля 2005 г. № 222.

Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в  зависимости от приоритета обработки  разделяются на следующие категории:

• "вне категории";
• "внеочередная";
• "Президент Российской Федерации";
• "Председатель Правительства Российской Федерации";
• "высшая правительственная";
• "правительственная";
• "срочная";
• "обыкновенная".

Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между административными  центрами субъектов Российской Федерации, а также внутри любого населенного  пункта (поселения), имеющего телеграфную  связь, должны составлять:

• для телеграмм категории "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации" – не более 2 часов;
• для телеграмм категорий "высшая правительственная", "правительственная" и "срочная" – не более 4 часов;
• для телеграмм категории "обыкновенная" – не более 8 часов.

Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между иными населенными  пунктами (поселениями), имеющими телеграфную  связь, должны составлять:

• для телеграмм категории "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации" – не более 2 часов;
• для телеграмм категорий "высшая правительственная", "правительственная" и "срочная" – не более 4 часов;
• для телеграмм категории "обыкновенная" – не более 12 часов.

Сроки прохождения телеграмм, адресованных в населенные пункты (поселения), оборудованные средствами факсимильной (телефонной) связи, должны составлять не более 12 часов.

В сроки прохождения телеграмм (вручения отправителю уведомления  о вручении телеграммы) не включается время, в течение которого в соответствии с установленным режимом работы отделения связи (пункта коллективного  пользования, пункта связи и прочих мест оказания услуг телеграфной  связи) в пункте назначения не осуществляется доставка телеграмм, время пересылки  телеграмм средствами почтовой связи, а также время, в течение которого телеграммы (уведомления) не могут быть доставлены по причинам и обстоятельствам, зависящим от адресата.

Телеграммы, имеющие особенности  по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются  на следующие виды:

• "с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление телеграфом");
• "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с отметкой "уведомление телеграфом срочное");
• "с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");
• "с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное");
• "на художественном бланке" (с отметкой "люкс");
• "на художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в");
• "на художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и");
• "на художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м");
• "на художественном музыкальном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/м/и");
• "на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс");
• "заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная");
• "криптограмма" (с отметкой "криптограмма");
• "криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");
• "метео" (с отметкой "метео");
• "переводная" (с отметкой "переводная");
• "схемная" (с отметкой "схема (номер)").

Телеграмма может иметь  один или несколько видов. Телеграмма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов  не относится (без отметки).

Право подачи телеграмм категорий "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" и телеграмм  видов "криптограмма", "криптограмма перфоленте", "метео", "переводная", "схемная" имеют ограниченные группы пользователей.

Право подачи телеграмм видов "криптограмма" и "криптограмма перфоленте" предоставляется юридическим  лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензии на эксплуатацию шифровальных (криптографических) средств или  оказание услуг с их использованием, а также лицам, заключившим договоры на оказание услуг по шифрованию информации с указанными лицами.

Телеграммы от организаций  и учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью  соответствующей организации или  печатью "Для телеграмм". В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей  организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой  стороне телеграфного бланка или  на светлой бумаге. Допускается прием  телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц  на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе  оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Адреса отправителей и  адресатов, отметки о категории  и виде телеграмм, пересылаемых в  пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей  телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся  в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных  языках соответствующих республик  при условии дублирования адресов  отправителей и адресатов на русском  языке.

Текст телеграммы и подпись  отправителя должны быть написаны буквами  русского или латинского алфавита.

Телеграмма должна содержать  данные, изложенные в следующей последовательности:

• отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);
• отметка о виде (видах) телеграммы;
• адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);
• текст телеграммы;
• подпись отправителя (по желанию отправителя).

В нижней части бланка подаваемой телеграммы (листа светлой бумаги или фирменного бланка, используемых вместо бланка телеграммы) отправитель  должен указать свою фамилию и  адрес (вместо адреса допускается указывать  номер телефона отправителя или  отметку "проездом"). Данные, указываемые  в нижней части бланка телеграммы, в содержание телеграммы и состав оплачиваемых слов не входят. При необходимости  передачи адресату этих данных, они  должны включаться отправителем в текст  телеграммы.

Подача телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и  записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения  и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует  избегать труднопроизносимых слов и  сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается  руководителем или ответственным  исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается  список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм  целесообразно использовать специальные  бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер  его телефона

Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер  его телефона

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей  аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей  телефонограммы определяется следующими реквизитами:

• исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
• входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.